Облік операцій з основними засобами

У бухгалтерії для забезпечення контролю за збереженням необоротних активів відповідно до плану рахунків ведеться аналітичний і синтетичний облік основних засобів. Кожному об'єкту привласнюється інвентарний номер, що складається з восьми знаків. Інвентарний номер вказується на металевому жетоні або картковій бирці, що прикріплюється до об'єкта. В окремих випадках інвентарний номер вказується фарбою. Коли об'єкт є складним, тобто включає ті або інші окремі елементи, які становлять разом одне ціле, наприклад, ПК, то на кожному елементі повинен бути зазначений той же самий інвентарний номер, що й на основному об'єкті, що їх поєднує.

Інвентарний номер, привласнений об'єкту основних коштів, зберігається за ним протягом усього періоду знаходження в даній установі. Орендовані основні засоби враховуються під інвентарним номером, привласненим йому орендодавцем.

В процесі участі в роботі основні засоби бюджетних установ поступово втрачають свою вартість. Це виникає не тільки в результаті їхнього використання, але й під впливом зовнішнього середовища, а також морального зношування.

Поняття зношування основних коштів у бюджетних установах не ідентично зношування основних коштів у галузях матеріального виробництва, оскільки тут не здійснюється перенесення вартості на результат праці й не нараховується амортизація.

Вартість основних засобів бюджетних установ втрачається й зникає разом з їхньою споживчою вартістю. Тому під зносом основних засобів бюджетних установ слід розуміти процес споживання їхньої вартості в тій мірі, у якій вони втрачають свою споживчу вартість.

Знос нараховується на всі основні засоби, крім земельних ділянок, будівель і споруджень, які є унікальними пам'ятниками архітектури й мистецтва. Не нараховують зношування по експонатах, зразках діючих і недіючих моделей, макетів та інших наочних приладах, які перебувають у кабінетах і лабораторіях для навчальних і наукових цілей. Також не нараховують зношування по продуктивній худобі, багаторічних насадженнях, які не досягли експлуатаційного віку. Знос не нараховується на основні засоби установ, які перебувають за кордоном.

Нарахування зносу припиняється у випадку досягнення нульової залишкової вартості основних засобів. Такий порядок викликає необхідність постійного контролю за залишковою вартістю основних засобів. Зношування, нараховане на об'єкти в розмірі 100% балансової вартості, не може бути причиною для їхнього списання.

Для нарахування зношування основні засоби бюджетних установ поділяють на три групи, за якими закріплено відповідні субрахунки.

Групу 1 становлять субрахунку 103 «Будинки та споруди», 106 «Інструменти, приладдя та інвентар» (підгрупа 1).

До групи 2 належать основні засоби, які обліковуються на субрахунках 104 «Машини та обладнання» (крім підгруп 1, 2), 106 «Інструменти, приладдя та інвентар» (крім підгрупи 1), а також автомобільний транспорт і запасні частини до нього, обліковувані на субрахунку 105 «Транспортні засоби».

У групу 3 відносяться всі інші основні засоби, на які нараховується зношування і які не включені в групи 1 і 2.

Норми зносу встановлюються у відсотках до балансової вартості кожної групи основних засобів на кінець року:

1. по групі 1 – 5%;

2. по групі 2 – 25%;

3. по групі 3 – 15%.

У бюджетних установах витрати на ремонт основних засобів, що може виконуватися господарським або підрядним способом, відносяться на видатки установи згідно його кошторису, при цьому дебетуються субрахунку 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи», 802 «Видатки з місцевого бюджету на утримання установи та інші заходи», 811 «Видатки за коштами, отриманими як плата за послуги» і кредитуються різні субрахунки.

Найбільшу питому вагу у видатках на ремонт основних засобів займають операції з ремонту будівель та споруд. При підрядному способі ремонт здійснюється будівельною або ремонтною організацією на підставі договору, укладеного із цими організаціями.

Облік витрат на ремонт зводиться до відображення розрахункових операцій між установою й ремонтною організацією та списанням на видатки пред'явленої підрядником вартості робіт, прийнятих установою за Актом приймання-здачі виконаних робіт. Установа веде облік фактичних видатків на поточний і капітальний ремонт за кожним об'єктом ремонту окремо, що дає можливість бухгалтерії установи проконтролювати відповідність пред'явлених рахунків укладеному з підрядником договору.

При господарському способі проведення ремонту облік видатків організуються установою в такому порядку. На кожний об'єкт, що підлягає ремонту, складається дефектна відомість. До цієї відомості вноситься перелік ремонтних робіт, вказуються конструкції, деталі, вузли, які підлягають заміні, норми часу ремонтних робіт. Дефектна відомість складається відповідальним фахівцем, затверджується керівником установи й використовується для складання кошторису, тобто визначення загальної вартості ремонтних робіт.

Фактичні витрати на ремонт обліковуються за кожним об'єктом окремо з розподілом за елементами витрат: заробітна плата, матеріали, інші прямі витрати, накладні видатки. У поточному обліку ці видатки відображаються на рахунку 80 «Видатки із загального фонду» або 81 «Видатки спеціального фонду»

Зміна вартості основних засобів бюджетних установ пов’язана не тільки з їхнім надходженням, а й з вибуттям. Під вибуттям основних засобів розуміють списання їх з балансу в результаті безкоштовної передачі іншим бюджетним установам і організаціям, продажу у встановленому порядку або ліквідації об'єктів у зв'язку з їхньою непридатністю для подальшого використання.

Основні засоби бюджетних установ є частиною державної або комунальної власності, тому стосовно них інструкцією, затвердженої наказом ДУДКУ й Міністерством економіки України від 02.12.1997 р. № 126/137, передбачено ряд обмежень при їхньому списанні.