Задание 2. Счет-фактура.

Компьютеры широко применяются для автоматизации такой нетворческой, неприятной, но неизбежной и совершенно необходимой задачи, как оформление документов – коммерческих, юридических, технических. Достигаемые преимущества – репликация информации, повторяющейся из документа в документ, дублирование документа в нужном количестве экземпляров, автоматическое или полуавтоматическое заполнение отдельных граф документа – выбор данных из списка, подсчет сумм и налоговых отчислений, контроль вводимых данных для уменьшения вероятности грубых ошибок. Простой пример такой автоматизации – широкое применение Excel для формирования коммерческих и бухгалтерских документов, таких как счета, накладные, ведомости, прайс-листы, векселя и пр.

Задание: сделать рабочую книгу Excel для заполнения счета-фактуры. Счет должен печата ться в двух идентичных экземплярах, которые должны располагаться на формате А4 в альбомной ориентации слева и справа. Между экземплярами должно быть предусмотрено пространство (поле для подшивки экземпляра, печатаемого с правой стороны). Должно быть предусмотрено заполнение граф только одного экземпляра. Графы другого экземпляра должны заполняться автоматически. В счете должно быть предусмотрено 7 строк для указания наименования товаров, цены (без НДС), количества и стоимости каждого товара, должна автоматически вычисляться сумма без НДС, сумма НДС (по процентной ставке НДС, которую также можно указать в счете), и сумма с НДС. Все денежные значения (цены, стоимости и суммы) должны отображаться в формате с двумя знаками после запятой. Сумма с НДС должна дополнительно отображаться прописью. Незаполненные строки для описания товаров (кроме первой строки) должны автоматически заштриховываться в обоих экземплярах. Незаполненные ячейки первого экземпляра во втором экземпляре должны отображаться как пустые (а не содержащие нули). Весь второй экземпляр, а также все элементы первого экземпляра, не подлежащие изменению, либо вычисляемые автоматически, должны быть защищены от случайного изменения. Ячейки первого экземпляра, подлежащие заполнению, должны быть выделены бледно-желтым (или бледно-серым) цветом. Должна быть предусмотрена блокировка попыток ввода отрицательных и нечисловых значений в ячейки для положительных числовых значений (цена, количество). Экземпляр счета приведен на рисунке.

Комментарии к заданию.

1. Начать нужно с построения одного экземпляра документа. Для чистого листа новой рабочей книги нужно установить альбомную ориентацию (Файл – Параметры страницы – вкладка Страница). Нужно определиться с количеством столбцов, резервируемым на чистом листе рабочей книги под один экземпляр счета и приблизительно установить ширину столбцов и высоту строк (для большинства строк подойдет высота по умолчанию). Далее некоторые ячейки в смежных столбцах или строках нужно будет объединить для получения полей нужного размера. Нужно вписать неизменяемый текст в соответствующие ячейки и поля. Используя форматирование ячеек и групп ячеек (Формат – Ячейка – вкладка Граница), нужно нанести разметку полей и таблиц документа, а также границ одного экземпляра. Убедитесь, что экземпляр счета занимает менее половины страницы при альбомной ориентации листа формата А4. При необходимости подправьте ширину строк и размеры полей. Учитывайте, что многие принтеры устанавливают ограничение на минимальный размер полей (напр. 1 см, или 1,3 см).

2. Убедившись, что один экземпляр тщательно отформатирован (кнопка Предварительный просмотр или меню Файл – Предварительный просмотр), можно приступить к его копированию. Изменение форматов (размеров ячеек и шрифтов, границ ячеек и т.д.) намного сложнее сделать в двух экземплярах одновременно. А повторное копирование первого измененного экземпляра станет крайне нежелательным после вписывания формул в ячейки обоих экземпляров, так как эти формулы существенно отличаются. Первоначальное копирование можно выполнить любым способом. Для копирования ширины столбцов в Excel 2000 можно применять специальную вставку (Правка – Специальная вставка – Копировать – ширины столбцов). В более ранних версиях Excel эта опция не предусмотрена, и форматирование ширины столбцов во втором экземпляре нужно будет сделать вручную. После копирования убедитесь, что оба экземпляра помещаются на одном листе.

3. Далее в первом экземпляре нужно выделить ячейки, в которые будут вписываться данные (заполняемые ячейки), например, установив для них бледно-желтый цвет фона. Для этих ячеек (только в первом экземпляре) нужно установить свойство отсутствия защиты от изменения при включенной защите листа. Ячейки, значение которых может быть вычислено автоматически, не следует выделять, и не следует снимать с них защиту (сюда относятся ячейки, показывающие стоимость товара при заданном количестве и цене, суммарную стоимость без НДС, сумму НДС, суммарную стоимость с НДС, а также сумму прописью). На отдельный рабочий лист этой же книги следует скопировать лист для формирования суммы прописью (предыдущая задача) и записать формулы, которые будут копировать значение суммы на лист формирования суммы прописью и копировать сумму прописью в соответствующую ячейку первого экземпляра счета. В ячейки, значение которых может быть вычислено, нужно вписать соответствующие формулы. Для ячеек стоимостей нужно предусмотреть округление до сотых долей (функция ОКРУГЛ). Для ячеек с числовыми значениями нужно установить ограничение на ввод данных – только целые неотрицательные числа (меню Данные – Проверка).

4. Во втором экземпляре нужно вписать формулы, копирующие значения из заполняемых ячеек первого экземпляра. При этом нужно учитывать, что из пустой ячейки при стандартном форматировании будет копироваться значение 0. Чтобы этого избежать, можно применить специальный формат (Формат – Ячейки – Числовые форматы – Все форматы, и в строке Тип задать формат #. При таком формате пустые или нулевые значения не отображаются). Но этот способ может быть неприемлем для числовых значений. Для таких ячеек можно использовать функцию ЕСЛИ.

К строкам товаров (кроме первой) нужно применить условное форматирование, которое будет заштриховывать незаполненные строки в обоих экземплярах счета.