Классификация учетных регистров

Таблица 5.1.

Признак классификации	Наименование регистра	Краткая характеристика
Внешний вид	Карточки	для аналитического учета товарно - материальных ценностей, затрат на производство, различных расчетов.
	Свободные листы	Различные ведомости, журналы
	Книги	Кассовая Книга, Книга учета материалов, Главная книга и т.д.
Характер записей	Хронологические	Регистрационные журналы
	Систематические	Систематические регистры синтетического учета –
		Систематические регистры аналитического учета – кладские карточки
	Комбинированные	Журналы-ордера, ведомости
По содержанию операций	Синтетические
	Аналитические

Карточки представляют широко применяемый вид регистров в организациях и используются для аналитического учета товарно - материальных ценностей, затрат на производство, различных расчетов.

КАРТОЧКА N ______ ┌────────┐

УЧЕТА НЕМАТЕРИАЛЬНЫХ АКТИВОВ │ Коды │

├────────┤

Форма по ОКУД │ 0310001│

├────────┤

Организация __ ООО «Мечта» __________ по ОКПО │ │

└────────┘

Структурное подразделение ________________________________________

		Дата составления		Код вида операции		Документ на оприходование
	дата					номер

__________________________________________________________________

полное наименование и назначение объекта нематериальных активов

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Струк- турное подраз- деление	Вид дея- тель- ности	Счет, суб- счет	Код анали- тичес- кого учета	Первона- чальная (балансо- вая) стои- мость, руб. коп.	Срок полез- ного ис- поль- зова- ния	Сумма начис- ленной амор- тиза- ции, руб. коп.	Норма аморти- зации, % или сметная ставка	Код счета и объекта аналити- ческого учета (для отнесения амортиза- ции нема- териальных активов)	Дата поста- новки на учет
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

				Способ приоб- ретения		Документ о регистрации (наименование, номер, дата)		Выбыло (передано)
								по доку- менту				причина вы- бытия (пе- ремещения)				сумма выручки от реализации, руб. коп.
	номер							дата		наиме- нование		код
			11			12		13		14		15		16		17

Сумма износа, руб. коп.

Карточки открываются на год. Открытие карточки регистрируется в специальном журнале для контроля за их сохранностью. Каждая карточка рассчитана на определенное количество записей. Если вся карточка заполнена, записи продолжаются на новом бланке той же карточки, с указанием порядкового номера страницы.

Свободные листы или ведомости в отличие от карточек имеют больший формат и большее количество информации. Графление свободных листов в зависимости от их назначения может быть различным. Они имеют название и указание периода, на который заводится учетный регистр. Свободные листы могут применяться в качестве учетных регистров для всех видов учетных записей. Они просты в изготовлении и использовании. По окончании месяца на каждой странице учетных регистров подводятся итоги.

Пример:

Ведомость по дебету счета «Расчетный счет» за январь 20ХХ г.

Сальдо на начало месяца – 10 000 руб.

№п/п	Дата выписки банка	Касса	Расчеты с покупателями	Долгосрочные кредиты и займы	Расчеты с учредителями	Итого
1				500 000		500 000
Итого				500 000		500 000

Сальдо на конец месяца – 510 000 руб.

Книги – это скрепленные свободные листы определенного формата и графления. Каждую книгу должен вести один работник, например,

кассовую книгу ведет кассир, книгу остатка материалов ведет кладовщик. Каждая страница книги пронумерована и прошита, поэтому исключена замена листов при злоупотреблениях.

«Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации»⁴.

Коммерческая тайна - это сведения о коммерческой деятельности, доступ к которым ограничен по гражданскому законодательству. По уголовному законодательству Российской Федерации незаконные получение и разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну, является преступлением в сфере экономической деятельности и влечет уголовную ответственность. Информация, составляющая коммерческую тайну, защищается способами, предусмотренными законами.

Лица, незаконным способом получившие информацию, являющуюся коммерческой тайной, обязаны возместить причиненные убытки. Такая же обязанность возлагается на работников, разгласивших коммерческую тайну вопреки трудовому договору, на контрагентов, сделавших это вопреки гражданско - правовому договору.

Информация, не составляющая коммерческую тайну:

- учредительные документы (решение о создании организации или договор учредителей) и Устав;

- документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (регистрационные удостоверения, лицензии, патенты);

- сведения по установленным формам отчетности о финансово - хозяйственной деятельности и иные сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему;

- сведения о платежеспособности;

- сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда;

- сведения об уплате налогов и обязательных платежах.

Не имеют права передавать информацию, представляющую коммерческую тайну, контролирующие государственные органы, сбора налогов, получения и обработки информации. Разглашением налоговой тайны является передача сведений, представляющих коммерческую тайну налогоплательщика, если эти сведения стали известными сотруднику налогового органа, органа налоговой полиции, органа государственного внебюджетного фонда или таможенного органа, привлеченному специалисту или эксперту при исполнении им своих обязанностей.

Если в учетном регистре обнаружена ошибка, то она должна быть исправлена. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано. Исправление ошибки оговаривается и подтверждается: в документах - подписями лиц, подписавших документ, в учетных регистрах - подписью лица, производящего исправление. Оговорку об исправлении делают на полях или в конце страницы, записывая там "Исправленному верить" и правильный текст или сумму, а также подпись лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.

По назначению учетные регистры бывают хронологическими, систематическими и комбинированными.

Хронологические регистры используются для хронологической записи операций, совершаемых в организации, без какой-либо группировки и систематизации. Такие регистры выполняют контрольные функции при проверке полноты отражения операций. Пример – журнал хозяйственных операций. Он имеет следующее строение.

Журнал хозяйственных операций за январь 20ХХ г. ООО «Мечта»

N п/п	Краткое содержание операции	Сумма, руб.	Корреспонденция счетов
			Д-т	К-т
1	Объявлен уставный капитал	10 000	Расчеты с учредителями	Уставный капитал
2	Поступили средства от учредителей на расчетный счет – взнос в уставный капитал	10 000	Расчетный счет	Расчеты с учредителями
3	Получен банковский кредит по кредитному договору с банком	500 000	Расчетный счет	Долгосрочные кредиты и займы
4	Оприходовано оборудование от поставщика	200 000	Вложения во внеоборотные активы	Расчеты с поставщиками
5	Принято в эксплуатацию основное средство	200 000	Основные средства	Вложения во внеоборотные активы
6	Перечислены Денежные средства поставщику за оборудование	200 000	Расчеты с поставщиками	Расчетный счет
7	Оприходованы материалы от поставщика 2	100 000	Материалы	Расчеты с поставщиками
8	Перечислены с расчетного счета денежные средства в погашение задолженности поставщику	100 000	Расчеты с поставщиками	Расчетный счет
9	Отпущены материалы в производство	50 000	Основное производство	Материалы
10	Начислена амортизация по эксплуатации оборудования	5 000	Основное производство	Амортизация основных средств
11	Начислена заработная плата работникам основного производства	100 000	Основное производство	Расчеты с персоналом по оплате труда
12	Начислен налог с заработной платы персонала в пользу бюджета	13 000	Расчеты с персоналом по оплате труда	Расчеты по налогам и сборам
13	Произведенная продукция выпущена из производства и поступила на склад	155 000	Готовая продукция	Основное производство
14	Отгружена продукция покупателям	300 000	Расчеты с покупателями и заказчиками	Продажи
15	Списана себестоимость реализованной продукции	155 000	Продажи	Готовая продукция
16	Выявлен финансовый результат – получена прибыль от продаж	145 000	Продажи	Прибыли и убытки
	итого	2243 000

Равные между собой итоги дебетовых и кредитовых оборотов по синтетическим счетам в оборотной ведомости должны быть также равны итогу в журнале регистрации хозяйственных операций. Это равенство объясняется тем, что сумма каждой хозяйственной операции находит отражение как в журнале регистрации хозяйственных операций, так и на счетах бухгалтерского учета по дебету и кредиту;

Систематические регистры используются для систематической

записи операций. В этих регистрах операции группируются по определенным признакам, например - Главная книга.

Комбинированные регистры используются при необходимости сочетания признаков хронологических и систематических регистров.

Выбор определенного бухгалтерского учетного регистра определяется особенностями учетного процесса на конкретном участке работы.

После утверждения годового отчета учетные регистры группируются, переплетаются и сдаются на хранение в архив организации.