Автофильтрация данных

Для вывода записей, удовлетворяющих заданным условиям, на рабочий лист используется фильтрация данных. Для автофильтрации щелкните мышью по одной из ячеек списка и воспользуйтесь меню Данные / Фильтр / Автофильтр. У каждого имени поля появляется кнопка со стрелкой, используемая для отбора данных: после щелчка по стрелке у любого из полей можно выбрать из раскрывающегося списка – Все записи, Первые 10 записей, конкретное значение или задать условие фильтрации.

Выберите в раскрывающемся списке поля Группа значение, соответствующее Вашей группе: все остальные данные будут удалены. Для восстановления всех данных в списке поля Группа выберите Все или меню Данные / Фильтр / Отобразить все. Можно фильтровать список несколько раз. Снова выберите в значение, соответствующее Вашей группе, в списке поля Экзамен1 выберите 5: будут выведены данные о студентах Вашей группы, получившие отличные оценки за первый экзамен.

Восстановите список. Для задания более сложных условий отбора используется пункт Условие. В раскрывающемся списке поля Балл выберите Условие; для вывода данных о студентах со средним баллом от 3.5 до 5 в диалоговом окне введите в верхней строке слева – больше (выбирается из раскрывающегося списка), в правой – 3.5, проверьте установку переключателя И / ИЛИ на И, в нижней строке слева выберите из списка меньше или равно, справа – 5, щелкните ОК. Восстановите список.

Выберите в Вашей группе фамилии, начинающиеся, например, на К и родившихся до 1/07/92 (вначале отбор по группе, затем – по фамилиям: больше К, в последнюю очередь – по датам). Восстановите список.

Для исходного списка выберите фамилии студентов со средним баллом от 4 до 5.

В восстановленном списке найдите данные о студентах, родившихся, например, до 1992 года или позже 1990 года. Вновь восстановите исходный список. Для отмены режима автофильтрации вновь выберите Данные / Фильтр / Автофильтр.

Лабораторная работа 7. Основы работы в субд base Создание базы данных

Загрузите Base выберите команду Создание базы данных / Новая база данных, ОК. Укажите место расположения базы и введите имя файла. Все таблицы создаваемой базы данных будут сохраняться далее в этом файле, поэтому предусмотрите наличие достаточно большого объема свободной памяти на диске.

Создание базы в Base возможно несколькими способами. Ограничимся рассмотрением режима конструктора. Для этого в диалоговом окне дважды щелкните по пункту Создание таблицы в режиме Дизайнера (или выберите Таблицы / Дизайнер). В появляющемся окне задаются поля таблицы – имя, тип данных и описание. После ввода имени поля в соседней колонке появляется тип данных – текстовый (по умолчанию) и рядом кнопка списка типов, при нажатии на которую вызывается список возможных типов: текстовый, числовой, дата/время, и другие.

После ввода типа поля в нижней части Дизайнера предлагаются общие свойства поля, которые при необходимости можно изменить: размер, формат, число десятичных знаков (для числового и денежного полей), маска ввода (шаблон, по которому будут вводиться данные), подпись поля (текст, который будет выведен в заголовках таблиц), значение по умолчанию, условие на значение (ограничения, позволяющие контролировать правильность ввода данных), сообщение об ошибке и др.

Каждая таблица должна иметь ключ, состоящий из одного или нескольких полей. Для задания ключевых полей выделяются нужные поля таблицы и с помощью локального меню (щелчок правой кнопкой мыши) эти поля определяются как ключевые.

При нажатии кнопки Закрыть (Х) запрашивается имя созданной таблицы.

В создаваемой базе данных будут отражены данные о работе фирмы, занимающейся реализацией программных продуктов – список предлагаемых программных продуктов, перечень организаций – постоянных клиентов фирмы, данные о представителях этих организаций – заказчиках, данные о заказах за текущий год.

База состоит из 4 таблиц:

• таблица 1 «Программные продукты» (поля: Код продукта, тип данных – текстовый, размер 3 символа, ключевое поле; Наименование – текстовый, размер 20 символов; Цена - денежный),

• таблица 2 «Организация» (поля: Организация – ключевое, Адрес – оба поля текстовые),

• таблица 3 «Заказчики» - предполагается, что в каждой организации может быть несколько подразделений, заказывающих программные продукты, в этой таблице приводятся данные для связи с ними (поля: Код заказчика – ключевое, ФИО, Телефон, Организация – все текстовые, для телефона полезно указать маску),

• таблица 4 «Заказы» (поля Код заказа – счетчик, ключевое поле, Код заказчика, Код продукта, Дата – тип дата/время, Количество – тип числовой, целое).

Создайте все 4 таблицы в режиме Дизайнера. Обратите внимание на то, что одинаковые поля в разных таблицах должны иметь одинаковый тип (например, Код продукта – текстовый, 3 символа – и в таблице Программные продукты, и в таблице Заказы) и т.п.

Просмотр и редактирование структуры таблиц возможно из окна базы данных – выделяется (щелчком мыши) имя таблицы, в строке меню выбирается Правка.

Введите данные в таблицу Организации, используя режим таблиц: откройте таблицу двойным щелчком по ее имени в окне базы данных. Введите, например, 5 организаций: УлГТУ, УлГУ, УлГПУ, УАЗ, УМЗ и их адреса.

Создайте схему данных (Сервис / Связи). Введите в схему все 4 таблицы (Добавить), установите связи между таблицами Программные продукты – Заказы (по полю Код продукта), Организации – Заказчики (по полю Организации), Заказчики – Заказы (по полю Код заказчика). Для этого в первой (главной) таблице из пары связываемых таблиц выбирается соответствующее поле и буксируется с помощью левой кнопки мыши в соответствующее поле подчиненной таблицы. В открывшемся окне Связи устанавливается тип отношения, при этом установкой флажка можно потребовать обеспечение целостности данных.

Создайте, используя мастер форм, простую форму (Форма / Создать / Мастер ). Программные продукты, с ее помощью введите данные об имеющихся в продаже 5-6 продуктах (например, Windows, Word, Calc, Base, Statistica) и их стоимости (ориентировочно, от 1000р. до 10000р.). Просмотрите соответствующую таблицу.

Создайте составную форму Организация – Заказчики. Для создания составной формы вначале определяется пара взаимосвязанных таблиц, одна из которых – главная, вторая – подчиненная. После нажатия кнопки Создать выбирается имя главной таблицы, на следующем диалоговом окнес помощью мастера для составной формы вводится имя подчиненной таблицы. Поле, связывающее главную таблицу с подчиненной, вводится только для главной таблицы. По завершении создания составной формы мастер запросит сохранение формы для подчиненной таблицы. При вводе записей с помощью составной формы можно вначале заполнять главную таблицу (если она не заполнена), а затем, листая ее записи, ввести соответствующие каждой записи из главной таблицы записи в подчиненную таблицу. Введите для каждой организации по 2-3 заказчика (например, для организации УлГТУ заказчиками могут быть ЭМФ, ФИСТ, РТФ и т.д., эти сокращения могут использоваться в качестве кодов заказчика, а ФИО – данные о руководителях соответствующих подразделений).

Создайте составную форму Заказчики – Заказы. Для удобства ввода данных выведите рядом с формой окно с таблицей Программные продукты, уменьшив его размер. Введите данные о заказах (по 1-4 заказу – программному продукту - на каждого заказчика, количество экземпляров каждого продукта – от 1 до 12 – (например, 1 экземпляр пакета Statistica для кафедры, по 12 экземпляров Word и Calc для компьютерного класса, и тп. )). Просмотрите таблицу заказов.