3.2. Электронные таблицы.

Таблица – классическая форма наглядного представления информации. Класс программ, используемых для автоматизации работы с обширными массивами данных, называется электронными таблицами (табличными процессорами).

Электронная таблица представляет собой прямоугольную матрицу, состоящую из ячеек, каждая из которых имеет свой номер (адрес). Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчету значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.

Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную или специального программирования. Наиболее широкое применение электронные таблицы нашли в экономических и бухгалтерских расчетах, но и в научно-технических задачах электронные таблицы можно использовать эффективно:

1. для проведения однотипных расчетов над большими наборами данных;

2. для автоматизации итоговых вычислений;

3. для решения задач путем подбора значений параметров, табулирования формул;

4. при обработки результатов экспериментов;

5. для проведения поиска оптимальных значений параметров;

6. при подготовке табличных документов;

7. для построения диаграмм и графиков по имеющимся данным.

Одним из наиболее распространенных средств работы с документами, имеющими табличную структуру, является программа Мicrosoft Ехсеl. [2]

3.2.1. Табличный процессор Excel.

Интерфейс Excel (рис. 3.7) состоит из шести областей:

- окно рабочей книги (рабочий лист);

- строка меню;

- панелей инструментов (например, панель форматирования, стандартная, рисование и т.п.);

- строка формул;

- строка состояния.

Главное меню и состав кнопок на панелях инструментов во многом аналогичны соответствующим элементам текстового редактора Word, поэтому рассматриваются только отлтичающиеся элементы.

Рабочая книга и лист. Основой структуры Exсel является рабочая книга – основной документ, который используется для хранения и обработки данных. По умолчанию приложение запускается с открытым в нем документом Книга1, который имеет три рабочих листа.

Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. В окне документа в программе Excel отображается только текущий рабочий лист, с которым и ведется работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлыке листа, расположенного в его нижней части. С помощью ярлыков можно переходить к другим рабочим листам, входящим в ту же книгу.

Для переименования рабочего листа надо дважды щелкнуть на его ярлычке и выбрать команду Переименовать. Для выделения нескольких смежных рабочих листов необходимо выделить первый рабочий лист и, зажав на клавиатуре клавишу Shift, выделить последний лист. Для выделения нескольких несмежных рабочих листов выделить первый рабочий лист и, зажав Ctrl на клавиатуре, выделить следующий лист. Каждый рабочий лист может содержать определённые данные. Количество рабочих листов в книге можно изменять (добавлять, удалять). Все рабочие листы, входящие в одну книгу, хранятся вместе в едином файле. [2,3]

Рис. 3.7. Интерфейс Excel.

Ячейки и их адреса. Рабочий лист Excel поделен вертикальными и горизонтальными линиями на прямоугольные ячейки. Ячейки, объединённые по вертикали, образуют столбцы, а по горизонтали – строки. Ячейка может содержать какое-либо значение (число, дату, текст) или формулу. Каждый рабочий лист состоит из 256 столбцов и 65 536 строк.

Каждая ячейка имеет свой адрес (ссылку на ячейку), то есть указание на столбец и строку, в которых находится ячейка.

В Excel по умолчанию используется стиль A1 адресации ячеек. Это когда по столбцам используется алфавит, а по строкам цифры. Столбцы обозначены буквами от A до Z, далее - от АА до AZ, затем - BA до BZ и т.д. до столбца IV. Эти обозначения отображаются вверху окна документа. Это заголовок столбца. Строки пронумерованы сверху вниз от 1 до 65 536 с левой стороны окна. Это номер строки. Например, D10 - это десятая строка в колонке D.

Есть стиль, называемый R1C1, который удобен при вычислении позиции строки и столбца в макросах, а также при отображении относительных ссылок. В стиле R1C1, после буквы "R" указывается номер строки ячейки, после буквы "C" номер столбца, относительно активной ячейки. Например, R9C2 - это ячейка в 9-ой строке 2-го столбца, если активная ячейка А1.

При работе стили адресации переключаются в меню Сервис-Параметры-Общие-Стиль ссылок, но также можно пользоваться не этими стилями, а именами ячеек. Тогда работа с ячейкой будет похожа на работу с обычной переменной. Для того, чтобы дать имя ячейке, надо навести на неё курсор, выбрать команды меню Вставка-Имя-Присвоить. Появится диалоговое окно, куда надо ввести имя, присваиваемое ячейке, и нажать кнопку OK.

Адрес и содержимое текущей ячейки выводятся в строке формул электронной таблицы (рис. 3.7).

Ячейка, обрамлённая чёрной рамкой, является активной. Операции ввода и редактирования всегда проводятся в активной ячейке. Переместить рамку активной ячейки можно при помощи клавиш управления курсором (стрелок) или мышью. Данные в ячейке могут быть основными, т.е. не зависящими от других значений ячеек в таблице, и производными, т.е. определяемыми по значениям других ячеек при помощи вычислений.

Чтобы изменить содержимое ячейки, необходимо сделать ее активной, а затем щелкнуть по строке формул или дважды щелкнуть мышкой по самой ячейке. В первом случае курсор окажется в строке ввода, во втором – в редактируемой ячейке. Еще один способ исправить данные в ячейке – это нажать клавишу F2. При редактировании можно перемещаться по содержимому ячейки при помощи стрелок и указателя мыши.

В одну ячейку можно ввести до 32000 символов. Если необходимо ввести число как текст, то перед числом надо поставить апостроф.

Копирование и перемещение данных.

Выделение ячеек производится с целью обозначения диапазона или ячейки, к которым должна относиться следующая команда или функция. Наименьшая структурная единица выделенного диапазона – ячейка. Активная ячейка считается выделенной. Все выполняемые команды относятся только к активной ячейке или к выделенному диапазону. В качестве диапазона может рассматриваться строка или часть строки, столбец или часть столбца, а также прямоугольник, состоящий из нескольких строк, столбцов или их частей. Адрес блока ячеек задается указанием ссылок первой и последней его ячеек, между которыми ставится разделительный символ, например двоеточие.

Если щёлкнуть по заголовку столбца, то этот столбец будет выделен. Если щёлкнуть по заголовку строки, то будет выделена эта строка.

Для выделения нескольких столбцов или строк необходимо указать столбец (строку) начала выделяемого диапазона и, удерживая левую клавишу мыши, указать на конец диапазона.

Выделение несмежных диапазонов осуществляется указанием диапазонов при нажатой клавише Ctrl. Следует обратить внимание на то, что на выделенные несмежные диапазоны распространяется действие не всех команд, например, эти диапазоны нельзя перемещать и копировать.

Чтобы скопировать данные с помощью мыши, нужно:

1. выделить диапазон ячеек, который требуется скопировать;

2. поместить указатель мыши на рамку выделенного диапазона;

3. удерживая клавишу Ctrl, нажать левую клавишу мыши и перетащить выделенный диапазон в новую область рабочего листа. Во время перемещения указателя мыши Excel отображает контур, указывающий размер и позицию копируемых данных;

4. отпустить кнопку мыши, когда закончится копирование.

Перемещение данных происходит аналогично, но указатель мыши должен иметь вид пересекающихся разнонаправленных стрелок без нажатия каких-либо клавиш. Также можно производить копирование с помощью пункта Правка главного меню или Контекстного меню, появляющегося при нажатии правой кнопки мыши. Строки и столбцы можно добавлять, копировать, удалять из них данные (Правка–Очистить, Правка–Удалить) или полностью строку или столбец (Правка–Вырезать).

При работе с числами и формулами используется метод автозаполнения. В правом нижнем углу рамки активной ячейки имеется черный квадратик – маркер заполнения. При наведении на него указатель мыши приобретает вид черного крестика. Перетаскивание маркера заполнения рассматривается как операция «размножения» (копирования) содержимого ячейки (данных или формул) в горизонтальном или вертикальном направлении. Особенностью автозаполнения формулами является необходимость копирования ссылок на другие ячейки. В ходе автозаполнения принимается характер ссылок в формуле: относительные ссылки изменяются в соответствии с относительным расположением копии и оригинала, абсолютные остаются без изменения.

Для автозаполнения диапазона ячеек рядом чисел с заданным шагом (например, при задании аргумента некоторой функции) необходимо:

1. ввести начальное значение в первую ячейку диапазона, во вторую ячейку ввести следующее значение ряда.

2. выделить диапазон, содержащий введённые числа;

3. протащить маркер автозаполнения (крестик в правом нижнем углу на рамке выделенного диапазона) через диапазон смежных ячеек, который нужно заполнить;

4. отпустить кнопку мыши. Excel заполнит выделенный диапазон ячеек числовыми значениями с шагом равным разности второго и первого значения.

Форматирование ячеек. По умолчанию текстовые данные выравниваются по левому краю, а числовые по правому. Для форматирования нужно выделить ячейку с некоторыми данными и обратиться к команде Формат – Ячейки. В окне формат ячеек (рис. 3.8) можно изменить тип и цвет шрифта, цвет заливки, представление чисел, дат, времени и другие параметры ячейки и данных в ней. Можно также изменить размеры столбца (ширину) и строки (высоту).

Рис. 3.8. Диалоговое окно «Формат ячеек».

Включение опции Переносить по словам на вкладке Выравнивание позволяет помещать длинные названия в одной ячейке (текст разбивается на несколько строк).

Помимо цвета шрифта можно устанавливать цвет фона ячейки для большей наглядности. Делается это либо с панели инструментов - кнопкой Цвет заливки, либо со страницы Формат ячеек-Вид. Используя окно формата, можно установить не только цвет заливки, но и узор - штриховую черно-белую подложку фона.

Для задания отрисовки при печати линий, определяющих границы ячейки, следует выбрать ячейку (или диапазон ячеек), а затем воспользоваться кнопкой Границы, чтобы определить, с какой стороны и какого вида следует чертить линии. Существенно больший простор действий предоставляет окно Формат ячеек на странице Граница. В этом случае предоставляется возможность выбрать один из множества предлагаемых вариантов линий, а также указать ее цвет. При этом для каждой из сторон ячейки можно указать линию различного типа. Кроме линий по границам ячейки допустимо задавать диагональные.

Если перед вызовом окна формата у вас была выделена только одна ячейка, рамки будут задаваться только для нее. Но если был выделен столбец, строка или произвольный диапазон ячеек, то становится возможным указать типы линий, как для внешних границ выделенной области, так и для смежных ячеек внутри диапазона.

Ячейки можно отформатировать автоматически, выделив диапазон ячеек и выбрав пункт меню Формат-Автоформат, и затем указав в открывшемся диалоговом окне один из вариантов оформления.

Кроме текста и чисел в ячейках могут храниться даты и время. При вводе таких данных Excel преобразует их значения в некоторое специальное числовое представление. Даты и время воспринимаются в определенном интервале. По умолчанию отсчет дат ведется с 1января 1900г. по 31декабря 2078г. Любые две последовательные даты (разница между которыми одни сутки) интерпретируются как два последовательных числа, отличающихся друг от друга на единицу. Однако информация в ячейке отражается в стандартном формате даты или времени. Над датами и временем можно производить вычисления, предварительно установив в ячейке соответствующий формат.

Excel предоставляет пользователям возможность создания собственного формата. Например, необходимо указать в таблице грузоподъемность вагонов в тоннах. Чтобы создать такой формат данных (целые числовые с указанием размерности тонны) выбираем Формат–Ячейки–Число. В окне слева указываем Все форматы. В окне справа выбираем нужное представление данных и в строке Тип записываем (после выбранного представления) обратный слеш, пробел, в двойных кавычках размерность данных. Т.е. для вагонов в строке тип необходимо записать: 0\ “тонн”.

Использование формул. Формулы могут быть построены с помощью символов арифметических операций (сложение +, вычитание, умножение *, деление /, возведение в степень ^), встроенных функций, которых в Excel несколько сотен, и данных, расположенных в ячейках рабочего листа. Если ячейка содержит формулу, то на рабочем листе отображается текущий результат вычисления этой формулы. Если сделать эту ячейку активной, то формула отображается в строке формул.

Ввод формулы начинается со знака “=”, а затем следует запись формулы. Если знак равенства в формуле будет отсутствовать, то вводимая в ячейку информация будет восприниматься как текст, числа или их комбинация. Требования к записи формул аналогичны требованиям к записи выражений в языках программирования высокого уровня, т.е. «многоэтажная» формула должна быть записана в одну строку.

Арифметические операторы имеют следующий приоритет:

1. в первую очередь выполняются выражения внутри скобок;

2. возведение в степень, умножение и деление имеют более высокий приоритет, чем сложение и вычитание;

3. операторы с одинаковым приоритетом выполняются слева направо.

Каждой открывающейся скобке в формуле должна соответствовать закрывающаяся. Если в формуле количество закрывающих и открывающих скобок не совпадает, Excel выдает сообщение об ошибке и предлагает вариант ее исправления. Сразу после ввода закрывающей скобки Excel отображает жирным шрифтом (или другим цветом) последнюю пару скобок, что очень удобно при наличии в формуле большого количества скобок. Если формула очень громоздкая, то можно включить в текст формулы пробелы или разрывы строк. Это никак не влияет на результаты вычислений. Для разрыва строки надо нажать комбинацию клавиш Alt+Enter.

Рис. 3.9. Пересчет формул при изменении данных.

В процессе ввода формул можно указывать адреса ячеек (делать ссылки на ячейки), содержимое которых используется в вычислениях. Для этого можно указывать эти ячейки и диапазоны, выделяя их мышью (в этом случае вокруг выделенной ячейки появится бегущая рамочка), а можно вводить адреса и диапазоны ячеек в формулу с клавиатуры. Когда значения в ячейках, на которые есть ссылка в формулах, изменяются, Excel автоматически заново вычисляет формулы и обновляет значения, используя новые данные (рис. 3.9).

Пример. Выделим ячейку А1. В строке формул введем =2+3 и нажмем Enter. В ячейке появится результат (5). А в строке формул останется сама формула.

По умолчанию ссылки на ячейку в формулах рассматриваются как относительные. Относительные ссылки — это ссылки, которые при копировании формулы изменяются автоматически в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копией (например, Н4). Относительная ссылка указывает на ячейку, согласно ее положения относительно ячейки, содержащей формулу. Абсолютные ссылки — это ссылки, которые при копировании не изменяются (например, $Н$4). Смешанные ссылки — это ссылки, которые сочетают в себе и относительную и абсолютную адресацию (например, $Н4, Н$4). Для быстрого изменения типа ссылки используется клавиша F4. При указании курсором на имя ячейки в строке формул после каждого нажатия клавиши F4 тип ссылки будет меняться.

Пример. Введите в ячейки следующие значения: А1 - 20, В1 – 200, А2 – 30, В2 – 300, С1 - 5.

В ячейку А3 введите следующую формулу =А1+А2+$C$1. Если скопировать ячейку А3 в В3, то в строке формул увидим, что относительные ссылки "подстроились" под новые значения, а вот абсолютная (ссылка на ячейку С1) - осталась неизменной.

Можно ссылаться на другие листы той же книги или на листы других книг (внешняя ссылка) точно так, как и на ячейки текущего листа. В этом случае в ссылку включается и имя листа. Чтобы записать в ячейку А1 (Лист1) ссылку на ячейку А5 (Лист2), надо: выделить ячейку А1 и ввести знак равенства; щелкнуть на ярлыке "Лист 2"; щелкнуть на ячейке А5 и нажать клавишу ввода; после этого будет активизирован опять Лист1 и в ячейке А1 появится следующая формула =Лист2!А5. Ссылка в формуле на ячейку из другой книги записывается аналогично и будет выглядеть так  =[Книга2]Лист2!А5.

Строка формул – это длинная белая полоса над заголовками колонок в листе, в ней выводится формула из активной ячейки. Строка формул состоит из трёх частей:

1) правая часть строки представляет собой поле, которое служит для отображения и редактирования содержимого текущей ячейки. Для перехода в режим редактирования нужно щёлкнуть мышью в нужном месте формулы в правой части строки формул или нажать клавишу F2. Чтобы установить режим редактирования в ячейке, нужно выполнить на ней двойной щелчок, вследствие чего в ячейке появится курсор ввода. При редактировании формул в ячейке или в строке формул адреса ячеек, участвующих в вычислении, выделяются различными цветами, а сами ячейки окружаются рамочками того же цвета, что и соответствующие им ссылки в формуле.

2) средняя часть строки формул состоит из трёх кнопок для обработки содержимого ячейки :

- левая кнопка служит для отмены последнего действия (Esc),

- средняя кнопка служит для подтверждения ввода данных или изменения содержимого ячейки (Enter),

- с помощью правой кнопки можно активизировать «Мастер функций» для использования в формулах встроенных функций;

3) в левой части строки формул расположено поле “Имя”, в котором отображается адрес или имя активной ячейки, размер выделенного диапазона.

Процесс составления формул облегчает «Мастер функций», одно из окон которого показано на рис. 3.10. Встроенные функции Excel объединены по категориям согласно типу производимых расчётов. В окне Мастер функций в списке Категория отображается набор всех категорий, а в списке Функция – набор функций выбранной категории.

Любая функция Excel представляет собой встроенную формулу для выполнения операций над указанными данными. Кроме того, функции могут применяться совместно, то есть они могут быть вложены друг в друга таким образом, что результат одной функции будет являться аргументом для другой.

Обращение к функции состоит из имени функции и одного или нескольких аргументов, разделенных точкой с запятой и записываемых в скобках сразу после имени функции. Имя функции, например EXP, описывает операцию, которую эта функция выполняет, аргументы, например В56, задают ячейки или значения, используемые функцией.

Аргументами функций могут быть данные числового, текстового или логического типа. Аргументом могут быть адреса смежных или несмежных ячеек и даже диапазонов ячеек. Адреса смежного диапазона состоит из адресов первой и последней ячеек, разделённых двоеточием. Адрес несмежного диапазона включает адреса несмежных ячеек (или диапазонов), разделённые точкой с запятой. При указании диапазона ячеек с помощью мыши оба символа разделения вставляются в формулу автоматически.

Рис. 3.10. Окно «Мастера функций».

При использовании некоторых функций, например ПИ() (значение числа ), аргумент не указывается, но скобки нужно вводить обязательно. Имена функций можно вводить с клавиатуры или с помощью второго окна Мастера функций. Если при вводе имени функции с клавиатуры использовались только строчные буквы, то при нажатии Еnter строчные буквы будут заменены на прописные, если в имени не будет опечаток. Когда Excel распознает набираемую функцию, программа отображает расширенные параметры для формулы как всплывающую подсказку при указании на имя функции в формуле. Значения аргументов функций или адреса ячеек, где они находятся, можно ввести в строку формул непосредственно с клавиатуры или выделив с помощью мыши нужный диапазон ячеек на рабочем листе. В функции можно использовать до 30 аргументов, если при этом общая длина формулы не превосходит 1024 символов.

Пример. Формула =ПРОИЗВЕД(А1;А3;А6) указывает, что необходимо перемножить числа в ячейках А1, А3, А6. Формула =СУММ(А2:А5;В4:В8) указывает, что необходимо сложить содержимое ячеек двух диапазонов А2:А5 и В4:В8.

В Excel существуют встроенные функции для работы с матрицами. Если аргументами функции являются матрицы и результат работы функции тоже матрица, необходимо:

1. установить курсор на ячейку, где будет находиться первый элемент первой строки искомой матрицы, выбрать из вставки функций соответствующую;

2. выделить матрицу или матрицы, которые являются аргументами функции;

3. после ввода формулы, выделить диапазон ячеек, в котором будет помещаться искомая матрица; установить курсор на начало формулы в строке редактирования (сразу после знака равно) и нажать Ctrl+Shift+Enter. В выделенных ячейках при этом должна появиться искомая матрица.

Осуществить несложные вычисления по формуле, если, например, требуется в таблице увеличить время разгрузки вагонов в два раза, можно и с помощью команды Специальная вставка. Для этого необходимо: 1) поместить число 2 в какую-либо ячейку вне таблицы; 2) скопировать эту ячейку в буфер обмена командой Правка–Копировать; 3) выделить столбец с временем разгрузки вагонов; 4) выполнить команду Правка–Специальная вставка и в открывшемся диалоговом окне выбрать соответствующее действие, которое необходимо произвести над данными.

Итоговые вычисления предполагают получение числовых характеристик, описывающих определенный набор (диапазон) данных в целом. Например, возможно вычисление суммы значений, входящих в набор, среднего значения и других статистических характеристик, количества или доли элементов набора, удовлетворяющих определенных условиям. Проведение итоговых вычислений в программе Ехсеl также выполняется при помощи встроенных функций.

В качестве параметра таких функций обычно задается некоторый диапазон ячеек, размер которого определяется автоматически или указанием. Выбранный диапазон рассматривается как отдельный параметр («массив»), и в вычислениях используются все ячейки, составляющие его.

Для суммирования применяют ограниченный набор функций, наиболее типичной из которых является функция суммирования (СУММ). Это единственная функция, для применения которой есть отдельная кнопка на стандартной панели инструментов (кнопка Автосумма). Диапазон суммирования, выбираемый автоматически, включает ячейки с данными, расположенные над текущей ячейкой (предпочтительнее) или слева от нее и образующие непрерывный блок. При неоднозначности выбора используется диапазон, непосредственно примыкающий к текущей ячейке.

Прочие функции для итоговых вычислений выбираются обычным образом, с помощью раскрывающегося списка в строке формул или с использованием мастера функций. Все эти функции относятся к категории Статистические. В их число входят функции ДИСП (вычисляет дисперсию), МАКС (максимальное число в диапазоне), СРЗНАЧ (среднее арифметическое значение чисел диапазона), СЧЕТ (подсчет ячеек с числами в диапазоне) и другие.

Функции, предназначенные для выполнения итоговых вычислений, часто применяют при использовании таблицы Ехсеl в качестве базы данных, а именно на фоне фильтрации записей или при создании сводных таблиц.

Управление данными. Сортировка и фильтрация.

В Ехсеl можно сортировать ячейки по возрастанию и убыванию. Для сортировки сначала выберите диапазон ячеек, данные в которых надо отсортировать, а затем нажмите на одну из кнопок сортировки - по возрастанию или по убыванию. Если диапазон ячеек не выделен, то сортировка производится по тому столбцу, в котором находится курсор.

Когда список сортируется, программа переставляет строки в соответствии с содержимым выбранного столбца. Если в процессе сортировки у вас возникли сомнения относительно правильности результата, то удостоверьтесь, что в столбце, по которому велась сортировка, находятся данные одного типа. При сортировке по возрастанию порядок таков: 1) цифры; 2) знаки и разделители - знак подчеркивания, точка, запятая, скобки; 3) буквы латинского алфавита; 4) буквы русского алфавита. При сортировке по убыванию порядок соответственно обратный.

Если после сортировки строки расположились в таком порядке: 100, 300, 400, 200, то это говорит о том, что ячейка с числом 200, с точки зрения Ехсе1, содержит вовсе не число, а текст. В этом случае надо принудительно установить для этой ячейки общий или числовой формат. Или наоборот, если предназначенный для сортировки столбец заведомо содержит как числа, так и числа с текстом, все ячейки должны быть отформатированы как текст. В противном случае после сортировки первыми будут располагаться числа, а за ними числа с текстом.

Еще один «подводный камень», на который может натолкнуться функция сортировки, - ячейки, содержащие даты. Поскольку даты и время рассматриваются Ехсеl как числа, при вводе распознаваемой программой даты или времени формат ячейки изменяется с общего на встроенный формат даты или времени. Поэтому для правильной сортировки данных все представленные в столбце значения даты и времени должны иметь формат даты или времени. Если значение не может быть воспринято как дата, время или число, оно будет отформатировано как текст и будет помещено в самый низ (при сортировке по возрастанию) или в самый верх (при сортировке по убыванию) отсортированного диапазона данных. Поэтому очень часто бывает полезным принудительно устанавливать формат для столбца ячеек.

Больше возможностей для сортировки предоставляет диалоговое окно Сортировка диапазона (Данные-Сортировка). С его помощью можно производить сортировку сразу по трем ключам, то есть по данным трех разных столбцов.

Фильтрация позволяет видеть не всю таблицу сразу, а лишь отобранную или, говоря иначе, отфильтрованную ее часть. Например, можно просматривать лишь данные по одному типу машин, либо задать свое условие. В отличие от сортировки, при фильтрации порядок записей в списке не изменяется, а лишь временно скрываются строки, которые не требуется отображать.

Для создания фильтра достаточно выделить весь диапазон, который следует отфильтровать (если фильтрация должна распространяться на всю таблицу, то достаточно поместить курсор на любую ячейку с данными), и в главном меню выбрать Данные-Фильтр-Автофильтр. В результате этой команды в заголовках столбцов создадутся ниспадающие списки, содержащие условия фильтрации. Они будут содержать пункты Все, Первые 10, Условие, а также значения, внесенные по данным анализа каждого конкретного столбца. Фильтрацию можно проводить по нескольким столбцам сразу.

Чтобы отменить фильтрацию, следует выбрать команду Данные-Фильтр-Отобразить Все, тогда вновь отобразятся все строки таблицы.

После фильтрации строки содержат только те номера, которые соответствуют реальному расположению отображаемых в текущий момент строк с данными в отфильтрованной таблице. Кроме того, номера этих строк выделены ярко-синим цветом, так же как и кнопка раскрытия того списка, по которому была проведена фильтрация.

Что касается остальных возможностей автофильтра, то при помощи фильтра Первые 10 можно отобрать заданное число строк (изначально предлагается 10) с максимальными или минимальными значениями ячеек текущего столбца. А выбор пункта Условие из списка фильтра приводит к появлению диалогового окна, в котором можно задать условия фильтрации. Переключатели И и ИЛИ в этом окне отвечают за логику сравнения результатов. Так, если требуется, чтобы данные удовлетворяли обоим условиям выберите И, а если любому – ИЛИ.

Использование расширенного фильтра.

Над диапазоном, который будет использоваться, как диапазон условий должно быть не менее трех пустых строк. Диапазон условий должен включать заголовки столбцов (которые можно скопировать из основной таблицы) и сами условия (критерии отбора), которые вводятся под заголовками столбцов.

Правила ввода условий:

1) При наличии для одного столбца двух и более условий отбора введите эти условия отбора в ячейки, расположенные непосредственно друг под другом под заголовком этого столбца (условие ИЛИ).

2) Для того чтобы найти в нескольких столбцах данные, отвечающие какому-либо условию отбора, введите все условия отбора в одну строку диапазона условий отбора, под соответствующими словами. Например, следующий диапазон условий отбора возвращает все строки, содержащие значения «Фрукты» в столбце «Товар», «Седов» в столбце «Продавец» и объем продаж более 1000 руб. (условие И).

Товар	Продавец	Продажи
Фрукты	Седов	>1000

3) Для того чтобы найти данные, отвечающие одному условию, в одном столбце, или отвечающие другому условию, в другом столбце, введите условия отбора в разные строки диапазона условий отбора. Например, следующий диапазон условий отбора отображает все строки, содержащие значение «Продукты» в столбце «Товар», либо «Карпова» в столбце «Продавец», либо объем продаж, превышающий 1000 руб. (условие ИЛИ)

Товар	Продавец	Продажи
Продукты
	Карпова
		>1000

4) Для того чтобы найти строки, отвечающие одному из двух наборов условий, каждый из которых содержит условия более чем для одного столбца, введите эти условия отбора в отдельные строки. Например, следующий диапазон условий отбора отображает строки, содержащие как значение «Белов» в столбце «Продавец», так и объем продаж, превышающий 3000 руб., а также строки по продавцу Седову с объемами продаж более 1500 руб.

Продавец	Продажи
Белов	>3000
Седов	>1500

5) Для того чтобы найти строки, отвечающие более чем двум наборам условий, включите в заголовок диапазона условий несколько столбцов с одинаковыми заголовками (условие И) или расположите условия в отдельных строках (условие ИЛИ). Например, следующий диапазон условий отбора возвращает продажи на сумму от 5000 до 8000, а также продажи на сумму менее 500.

Продажи	Продажи
>5 000	<8 000
<500

После задания условий отбора в меню Данные выберите команду Фильтр - Расширенный фильтр. Чтобы показать результат фильтрации на исходной таблице, скрыв ненужные строки, установите переключатель в положение Фильтровать список на месте. Чтобы скопировать отфильтрованные строки в другую область листа, установите переключатель в положение Скопировать результат в другое место, перейдите в поле Поместить результат в диапазон, а затем укажите верхнюю левую ячейку области вставки. Введите в поле Исходный диапазон ссылку на исходную таблицу.

Введите в поле Диапазон условий ссылку на диапазон условий отбора, включающий заголовки столбцов и условия. (Чтобы убрать диалоговое окно Расширенный фильтр на время выделения диапазона условий отбора, нажмите кнопку Свернуть диалоговое окно.)

Чтобы изменить способ фильтрации данных, измените значения в диапазоне условий отбора, и выполните фильтрацию еще раз.

Построение диаграмм и графиков.

Графики и диаграммы – наиболее эффективный способ представления данных. Они облегчают восприятие и анализ предлагаемых материалов, выявляют соотношение значений данных и динамику изменения ряда данных. В Excel диаграмма может быть расположена на том рабочем листе, который содержит данные, по которым она построена, или построена на отдельном листе. Диаграмму можно перемещать и вносить в неё изменения. Причём, вне зависимости от положения диаграммы и данных, по которым она построена, при изменении данных автоматически изменяется и диаграмма. Диаграммы в Excel могут быть различных типов, что позволяет выбрать наиболее удобный способ представления результатов.

Графики и диаграммы в Excel можно создать с помощью «Мастера диаграмм» или команды главного меню Вставка-Диаграмма. «Мастер диаграмм» имеет насколько окон, каждое из них имеет вкладки (рис. 3.11). Переходя от окна к окну и раскрывая необходимые вкладки (сетка, оси и т.д.) можно добиться требуемого вида диаграммы. На каждом из шагов можно отменять операцию или возвращаться назад.

Мастер диаграмм осуществляет построение новой диаграммы в интерактивном режиме за несколько шагов.

Шаг 1. Указание блока ячеек с исходными данными для построения диаграммы. Блок ячеек может включать как сами данные, так и дополнительную информацию, которая используется в качестве названий исходных данных (легенд), указаний меток по оси X. Блок ячеек может содержать несмежные ячейки одного рабочего листа (выделяются при нажатии клавиши Ctrl).

Шаг 2. Выбор типа диаграмм. Excel позволяет построить диаграммы 14 стандартных типов. В первом окне «Мастера диаграмм» «Тип диаграммы» выбираем тип диаграммы и ее вид. При построении графиков функций удобнее выбирать тип диаграммы точечная, что обеспечивает автоматическое расположение параметра, от которого строится график, по оси абсцисс и нет необходимости дополнительно указывать данные для обозначения по оси абсцисс. Здесь же выбираем формата диаграммы указанного типа.

Шаг 3. Задание параметров диаграммы: расположение данных; метки осей, текст легенды, название диаграммы. Во втором окне «Источник данных диаграммы» производится ввод числовых данных, на основании которых строиться диаграмма (если они не указаны до обращения к мастеру диаграмм), присваивание имен рядам данных, указание данных для подписи по оси абсцисс.

Если блок ячеек для построения диаграммы содержит несколько строк или столбцов, можно различным образом определить понятие ряда. Ряд может соответствовать данным одного столбца или одной строки. Если интервал включает не только числовые данные, следует указать, сколько строк (ряды в строках) или столбцов (ряды в столбцах) отводятся для меток оси X и соответственно, сколько столбцов (ряды в строках) или строк (ряды в столбцах) используются при формировании легенды.

Рис. 3.11. Одно из окон «Мастера диаграмм».

Шаг 4. Добавление легенды, ввод названия диаграммы и подписей к осям диаграммы. Диаграмма может и не содержать легенд, если они не вошли в интервал выделения, но легенду можно добавить при редактировании рядов диаграммы. Открыв третье окно «Параметры диаграммы», можно разместить на диаграмме заголовок, обозначить оси координат, создать на графике сетку с требуемым шагом.

Шаг 5. Размещение диаграммы. В четвертом окне «Размещение диаграммы» выбирается размещение диаграммы: на отдельном или уже имеющихся листах рабочей книги. При выборе опции На этом листе создается внедренная диаграмма. При выборе опции На новом листе автоматически добавится новый лист, на котором будет размещена диаграмма. [7]

Редактирование диаграмм. Созданные диаграммы можно корректировать вплоть до изменения состава и способа представления исходных данных, на основании которых построена диаграмма. Редактирование осуществляется как с помощью Мастера диаграмм, так и с помощью команд меню и инструментов панели Диаграмма.

Для редактирования необходимо активизировать диаграмму или ее элемент (оси, легенду и т.п.) щелчком левой клавиши мыши, затем нажать на правую клавишу мыши и в появившемся окне или меню выбрать нужный пункт.

Использование Мастера диаграмм для корректировки диаграмм обеспечивает изменение: исходного интервала ячеек, на основании которого построена диаграмма; ориентации рядов; числа строк и столбцов, отводимых для меток оси X и названия легенды в диаграмме. Предварительно следует выделить объект диаграммы. Далее нажатием кнопки «Мастер диаграмм» запускается режим корректировки.

При активизации диаграммы происходит изменение состава режимов главного меню, появляются специальные режимы, содержащие команды корректировки диаграмм. Вместо пункта главного меню Данные появляется пункт Диаграмма, которая содержит команды для редактирования диаграммы.

Подбор параметров в Excel.

Вычислительные возможности Excel позволяют решать как прямые, так и обратные задачи. Выполнять исследование области допустимых значений аргументов, подбирать значение аргументов под заданное значение функции. Для подбора параметров используется команда Сервис-Подбор параметра. В диалоговом окне задается требуемое значение функции: в поле Изменение значения ячейки указывается адрес ячейки, содержащей значение одного из аргументов функции. Excel решает и обратную задачу: подбор значения аргумента для заданного значения функции. В случае успешного завершения подбора выводится окно, в котором указан результат - текущее значение функции для подобранного значения аргумента, новое значение аргумента функции содержится в соответствующей ячейке. При нажатии кнопки ОК подобранное значение аргумента сохраняется в ячейке аргумента, при нажатии кнопки Отмена происходит восстановление значения аргумента. При неуспешном завершении подбора параметра выдается соответствующее сообщение о невозможности подбора аргументов.

Печать документов.

Экранное представление электронной таблицы обычно значительно отличается от того, которое получилось бы при выводе данных на печать. Это связано с тем, что единый рабочий лист приходится разбивать на фрагменты, размер которых определяется форматом печатного листа. Кроме того, элементы оформления рабочего окна программы (номера строк и столбцов, границы ячеек) – не отображаются при печати.

Щелчок на кнопке Печать на панели инструментов Стандартная осуществляет автоматическую печать рабочего листа с параметрами настройки принтера, заданными по умолчанию. По умолчанию область печати совпадает с заполненной частью рабочего листа и представляет собой прямоугольник, примыкающий к верхнему левому углу рабочего листа. Границы отдельных печатных страниц отображаются на рабочем листе мелким пунктиром. Если эти параметры надо изменить, то используется команда Файл—Печать, которая открывает диалоговое окно Печать. Если часть данных не нужно выводить на печать, то можно задать область печати, т.е. диапазон ячеек, который выдается на печать вместо рабочего листа. Чтобы разделение печатных страниц происходило в определенном месте рабочего листа, надо сделать активной ячейку, которая будет располагаться в левом верхнем углу печатной страницы, и даль команду Вставка-Разрыв страницы.

Перед печатью необходимо открыть окно предварительного просмотра командой Файл-Предварительный просмотр. Режим Файл-Параметры страницы позволяет изменить параметры страницы и печати, в том числе задать масштаб вывода документа на печать. [2, 3, 7, 9]