8.2.5. Сортировка, консолидация данных, сводные таблицы

Сортировка данных в таблице выполняется по возрастанию или убыванию. Для того чтобы отсортировать строки таблицы по значениям в определенном столбце, надо выделить таблицу или ее фрагмент, подлежащий сортировке, затем, используя меню Данные/Сортировка, выбрать столбец, по которому требуется сортировка, и режим: по возрастанию или по убыванию. Если сортировка производится по значениям в первом числовом столбце, то можно воспользоваться кнопкой Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию на панели инструментов Стандартная.

Консолидация данных позволяет создать таблицу-сводку по одной или нескольким категориям данных, используя один или несколько блоков данных. При выполнении консолидации надо задать тип функции (например, СУММ или СРЗНАЧ), по которой будут вычисляться итоговые значения. Рассмотрим смысл консолидации на примере компьютерной фирмы, имеющей три филиала (таблица 8.7). Надо построить таблицу, содержащую консолидированные данные по всем филиалам, т.е. суммарный объем продаж компьютеров, мониторов, процессоров и материнских плат. Для получения этой таблицы надо выполнить следующие действия:

1. выделить ячейку, которая будет соответствовать левому верхнему углу таблицы консолидированных данных. В нашем примере пусть это будет ячейка A22;

2. выбрать пункт меню Данные/Консолидация (рис. 8.16);

3. в окне Консолидация указать функцию;

4. в строке Ссылка щелкнуть мышью по стрелке в правом углу и выделить первую исходную область, в примере – A6:E9 – она оконтурится мерцающим пунктиром;

5. щелкнуть кнопку Добавить;

6. повторить действия 4 – 5 для следующих диапазонов (A11:E14 и A16:E19);

7. установить флажок Значения левого столбца и нажать кнопку OK (рис. 8.17).

Таблица 8.7

Получение таблицы, содержащей консолидированные данные

	A	B	C	D	E
1	Объем продаж филиалами в 1999 г.
2
3	Название	Объем продаж по кварталам, тыс.руб.
4		I	II	III	IV
5	Филиал 1
6	Компьютеры	2245	3050	3077	2186
7	Мониторы	580	495	566	428
8	Процессоры	427	440	392	360
9	Материнские платы	360	296	304	288
10	Филиал 2
11	Компьютеры	1232	2042	2070	1046
12	Мониторы	370	386	455	317
13	Процессоры	316	329	281	249
14	Материнские платы	230	182	211	186
15	Филиал 3
16	Компьютеры	2468	3146	3208	3005
17	Мониторы	602	501	612	455
18	Процессоры	487	508	360	388
19	Материнские платы	396	312	322	290
20
21	Филиалы 1 - 3 (всего по фирме)
22	Компьютеры	5945	8238	8355	6237
23	Мониторы	1552	1382	1633	1200
24	Процессоры	1230	1277	1033	997
25	Материнские платы	986	790	837	764

Рис. 8.16. Диалоговое окно, открывающееся при выборе пункта меню Данные/Консолидация

Еще один эффективный способ обобщения табличных данных - построение сводных таблиц. Одна из особенностей этого способа состоит в том, что он применим только к однородным табличным данным. Так, таблица 8.4 уже сложна для мастера сводных таблиц – мешают подзаголовки с названиями филиалов. Поэтому преобразуем ее в таблицу 8.5.

Таблица 8.8

Исходные данные для построения сводной таблицы

	A	B	C	D	E	F
1	Объем продаж филиалами по кварталам 1999 г.
2
3	Филиал	Название	I	II	III	IV
4	Филиал 1	Компьютеры	2245	3050	3077	2186
5	Филиал 1	Мониторы	580	495	566	428
6	Филиал 1	Процессоры	427	440	392	360
7	Филиал 1	Материнские платы	360	296	304	288
8	Филиал 2	Компьютеры	1232	2042	2070	1046
9	Филиал 2	Мониторы	370	386	455	317
10	Филиал 2	Процессоры	316	329	281	249
11	Филиал 2	Материнские платы	230	182	211	186
12	Филиал 3	Компьютеры	2468	3146	3208	3005
13	Филиал 3	Мониторы	602	501	612	455
14	Филиал 3	Процессоры	487	508	360	388
15	Филиал 3	Материнские платы	396	312	322	290

Теперь для построения сводной таблицы необходимо выполнить следующую последовательность действий:

1. вызвать мастер сводных таблиц с помощью пункта меню Данные/Сводная таблица, указать источник данных (в списке или базе данных), нажать кнопку Далее;

2. указать диапазон, в котором находятся исходные данные (в нашем примере A3:F15); если ячейки выделены заранее, то программа определит диапазон по выделению; нажать кнопку Далее;

3. создать макет сводной таблицы, используя известные поля; в нашем примере надо переместить мышью кнопку поля Филиал в область Страница (Рис. 8.9), кнопку поля Наименование – в область Строка, а кнопки I, II, III, IV – в область Данные; нажать кнопку Далее;

4. указать ячейку, которая будет соответствовать левому верхнему углу таблицы, нажать кнопку Готово.

Рис. 8.17. Создание макета сводной таблицы

Сводная таблица, созданная для нашего примера (Таблица 8.9), в первой строке содержит поле со списком. Если список раскрыть, то из него можно выбрать конкретный филиал или все (филиалы) – в зависимости от выбора изменяется содержимое столбца Всего.

Таблица 8.9

Пример сводной таблицы

Ф илиал	( Все)
Название	Данные	Всего
Компьютеры	Сумма по полю I	5945
	Сумма по полю II	8238
	Сумма по полю III	8355
	Сумма по полю IV	6237
Материнские платы	Сумма по полю I	986
	Сумма по полю II	790
	Сумма по полю III	837
	Сумма по полю IV	764
Мониторы	Сумма по полю I	1552
	Сумма по полю II	1382
	Сумма по полю III	1633
	Сумма по полю IV	1200
Процессоры	Сумма по полю I	1230
	Сумма по полю II	1277
	Сумма по полю III	1033
	Сумма по полю IV	997
Итог Сумма по полю I		9713
Итог Сумма по полю II		11687
Итог Сумма по полю III		11858
Итог Сумма по полю IV		9198