8.2.4. Выполнение расчетов по формулам и построение диаграмм

Формулу вводят в ячейку для вычисления значений по представленным в таблице данным. Любая формула начинается со знака = . Для обозначения основных операций используются операторы, сгруппированные по типам в таблице 8.4.

Таблица 8.4

Операторы, используемые в Microsoft Excel

Операторы	Значение
Арифметические
+ - / *	Сложение, вычитание, деление, умножение
%	Процент (например, 5% в формулах рассматривается как 0.05 )
^	Возведение в степень (например, 2.3 ^ 3 = 12.167)
Операторы сравнения
= > <	Равно, больше, меньше
>= <= <>	Больше или равно, меньше или равно, не равно
Текстовый оператор
&	Объединение последовательностей символов в одну последовательность (конкатанация)
Адресные операторы
Диапазон (двоеточие)	Ссылка на все ячейки в границах диапазона включительно
Объединение (запятая)	Ссылка на объединение ячеек диапазонов
Пересечение (пробел)	Ссылка на общие ячейки диапазонов

Для ввода формулы в ячейку необходимо выполнить следующие действия:

1. выделить нужную ячейку;

2. указать в качестве первого символа знак равенства; для этого ввести знак = или щелкнуть мышью по знаку = в строке формул;

3. ввести часть формулы до той позиции, в которой должна указываться первая ссылка;

4. задать ссылку на нужную ячейку или диапазон ячеек. При этом могут использоваться два способа: ссылка на эти элементы вводится посимвольно с клавиатуры или ввод осуществляется щелчком мыши на нужной ячейке (методом указания). Последний способ предпочтительней, поскольку ввод ссылок с клавиатуры требует больших временных затрат и сопряжен с ошибками;

5. ввести оставшуюся часть формулы. Завершить ввод нажатием клавиши <Enter>. В ячейке при правильном вводе формулы появляется результат вычисления. Саму формулу можно увидеть теперь в строке формул;

Если формула введена с ошибками или вычисление результата по формуле невозможно, то в ячейке появляется сообщение об ошибке (таблица 8.5).

Таблица 8.5

Сообщения об ошибках в формуле

Текст сообщения	Возможная причина	Способ устранения
# ДЕЛ/0!	Деление на ноль	Проверить и изменить содержимое влияющей ячейки
#ССЫЛКА!	Указана некорректная ссылка	Проверить и исправить ссылки, особенно внешние: правильно ли указан путь, не был ли переименован файл, лист и т.д.
#ЧИСЛО!	Невозможность вычисления значений (например, извлечение квадратного корня из отрицательного числа)	Проверить правильность задания аргументов функции
#ПУСТО!	Неверно указано пересечение диапазонов ячеек (нет общих ячеек)	Задать правильно диапазон ячеек
#ЗНАЧ!	Задан аргумент недопустимого типа	Уточнить типы аргументов для применяемой функции
#ИМЯ!	Указано недопустимое имя операнда (например, функции или диапазона)	Проверить правильность написания имен
#Н/Д!	Нет данных в ячейке, на которую сделана ссылка	Проверить содержимое влияющей ячейки

Для поиска ошибок в формулах Excel предоставляет специальный режим, в котором на экране графически отображаются связи между влияющими и зависимыми ячейками. Для включения этого режима надо воспользоваться пунктом меню Вид/Панели инструментов/Настройка/Зависимости, и тогда можно визуально наблюдать, какие ячейки влияют на содержимое той или иной ячейки (выявить влияющие ячейки) и на содержимое каких ячеек она сама влияет (выявить зависимые ячейки).

	A	B	C	D
1	34	12	10	=A1+B1+C1
2	45	23	7
3	=A1+A2

Рис. 8.12. Пример использования ссылок

В примере на рис. 8.12 в ячейки A1:C2 введены числа, а в ячейке A3 записана формула =A1+A2, т.е. сумма элементов первого столбца, и в ячейке D1 – формула =A1+B1+C1, т.е. сумма элементов первой строки. Обе формулы имеют относительные ссылки. При вычислении по этим формулам в ячейках A3 и D1 будут отображены значения 79 и 56, соответственно. Если использовать режим заполнения, указав ячейку A3 и заполнив ячейки B3 и C3, то в них появятся формулы =B1+B2 и =C1+C2, т.е. суммы второго и третьего столбца соответственно. При копировании ячейки D1 в ячейку D2 в последней будет записана формула =A2+B2+C2, т.е. сумма второй строки, равная 75.

Изменим ссылки в обеих исходных формулах. В ячейку A3 запишем формулу =$A$1+A2, а в ячейку D1 – формулу = A1+$B$1+C$1. При копировании первой формулы в ячейки B3 и C3 в них появятся записи =$A$1+B2 и =$A$1+C2, соответственно. При копировании второй формулы в ячейку D2 в последней появится запись = A2+$B$1+C$1. Так как в формулах указаны абсолютные ссылки (перед номером строки или именем столбца стоит знак $), то при копировании формулы из одной ячейки в другую такая ссылка в формуле не изменяется. Если надо найти сумму соседних ячеек, то можно воспользоваться кнопкой ∑ (автосуммирование) панели инструментов Стандартная. Для этого требуется выделить ячейки, которые надо сложить, вместе с ячейкой, в которой будет находиться результат суммирования, и нажать кнопку ∑.

Excel содержит обширный список функций, по которым выполняются вычисления. Для вычисления значений функций используются аргументы. Аргументы функций записываются в скобках, причем задаваемые аргументы должны иметь допустимые для данного аргумента значения. Функция вводится в ячейку как часть формулы. Если функция стоит в самом начале формулы, то ей должен предшествовать знак = , как и во всякой другой формуле. Чтобы выполнить расчет, используя функцию, нужно предпринять следующие действия:

1. выбрать меню Вставка/Функция или нажать кнопку f_x панели инструментов Стандартная;

2. выделить в левом окне нужную категорию, а в правом требуемую функцию и щелкнуть дважды по имени функции или нажать кнопку ОК (рис. 8.13);

3. указать аргументы.

Рис. 8.13. Окно, содержащее список функций

На первом шаге выбрана математическая функция SIN(), на втором шаге указывается аргумент функции.

Данные, содержащиеся в таблице, можно отобразить графически в виде диаграммы. Построение диаграмм выполняется с помощью Мастера диаграмм, который можно вызвать кнопкой панели инструментов Стандартная или с помощью меню Вставка/Диаграмма. Диаграмма отображает зависимость значений, образующих ряды данных, от признаков, называемых категориями. Например, на любой диаграмме, которая показывает изменение величин во времени, категорией будет время. Ряды данных могут быть в строках или столбцах таблицы. Категории часто размещаются в первом столбце или в первой строке. Для примера приведена таблица 8.6. В ней ряды данных – Продажи, Расходы, категории данных – Годы. На рис. 8.14 показаны соответствующие диаграммы.

Таблица 8.6

Ряды и категории данных

	Год 1	Год 2	Год 3	Год 4	Год 5
Продажи	125000	187500	281250	421875	632813
Расходы	112500	143750	190625	260938	366406

Рис. 8.14. Диаграммы в виде графиков и гистограмм

Рис. 8.15. Окно выбора типа и вида диаграммы

Построение диаграмм состоит из следующих шагов:

1. выделить диапазон, содержащий ряды данных с подписями – с именами строк или столбцов;

2. вызвать мастер диаграмм (с помощью кнопки на панели инструментов Стандартная);

3. выбрать тип и вид диаграммы (Рис. 8.15), нажать кнопку Далее;

4. во вкладке Диапазон данных (шаг 2 мастера диаграмм) уточнить (при необходимости) положение рядов данных, а во вкладке Ряд указать местоположение подписей оси Х – категорий;

5. ввести необходимые заголовки (название диаграммы, названия осей) и условные обозначения, если они необходимы;

6. разместить диаграмму на том же листе, где находится таблица или на отдельном листе.

Форматирование элементов диаграммы выполняется следующим образом. Щелкнув правой кнопкой мыши на элементе диаграммы, надо выбрать команду Формат, а затем требуемую вкладку для форматирования диаграммы.