5.3. Документна діяльність

Увага! Документ – це результат цілеспрямованої діяльності, яка протікає в межах колективної дії. Документ – результат практичної документної діяльності, яка включає:

1. документування, мета якого – створення якогось змістового повідомлення;

2. обробка, мета якої – змістова й формальна оцінка документа;

3. поширення, мета якого – доведення документа до споживача;

4. зберігання, мета якого – забезпечення тривалого фізичного збереження і захисту документів від передчасного руйнування;

5. використання, мета якого – прочитання документа споживачем, пошук необхідної інформації;

6. утилізація, мета якої – здача документа в утиль для подальшої переробки.

5.3.1. Процес створення документа

УВАГА! Створення документа або документування – складний процес, у якому беруть участь автор, видавець, редактор, поліграфіст і т.ін.

До нього звичайно відносять дії, пов'язані з формуванням документа як специфічної системної триєдності: змісту (соціальна інформація), знакової (семіотична інформація) і матеріально-конструктивної (технологічної) форм. . Документування складається з чотирьох етапів:

1. підготовчий (авторський) – від складання моделі документа до передачі авторського рукопису на редагування;

2. редакційний – від прийому рукопису редактором до здачі рукопису у виробництво;

3. виробничий – від технічного редагування (макетування) рукопису до підписання документа на випуск у світ;

4. завершальний – від отримання тиражу і до поширення документа.

5.4. Документний фонд

• Документний фонд (ДФ) – це сукупність документів, які через суспільну значущість охоплюють документи всіх галузей діяльності суспільства, зберігаються і використовуються в бібліотеці, архіві, музеї, інформаційному центрі і т.ін. Залежно від спеціальної установи, що займається зберіганням документів і організацією користування ними, розрізняють документний фонд бібліотеки, архіву, музею, органу НТІ та ін.

Головною підсистемою ДФ є бібліотечний фонд (БФ) – це систематизована сукупність документів, що відповідають завданням, типу, профілю бібліотеки, а також документним потребам її користувачів і призначена для використання й зберігання документів протягом всього часу, поки вони являють собою реальну або потенційну цінність для користувачів.

За змістом БФ прийняте ділити на універсальні й спеціальні. Універсальним вважається БФ, якщо в ньому представлені документи всіх галузей знань, всіх типів (офіційні, наукові, науково-популярні, учбові, довідкові і т.ін.) і видів документів (видання, кінофото-фонодокументи, документи на найновіших носіях інформації, неопубліковані документи і т.ін.). Спеціальним (спеціалізованим) є БФ, якщо в ньому переважають документи певного змісту (фонди НТБ, сільськогосподарських, медичних та ін. бібліотек), типу (фонди бібліотек для сліпих, навчальні, довідкові, виробничі) і вигляду (фонд патентних документів, фоно-, відео-, дискотека і т.ін.). Універсальними і спеціальними (спеціалізованими) фондами володіють відповідно універсальні і спеціальні бібліотеки.

Фонди бібліотек різних типів і видів складають єдиний БФ України.

Інформаційний фонд (ІФ) – це масив документів найбільших галузевих і міжгалузевих центрів і інститутів інформації, відділів НТІ різних підприємств, організацій, фірм, комерційних служб, бірж, агентств за інформацією, обчислювальних центрів і т.ін.

Архівний фонд (АФ) – сукупність документів, що утворилися в процесі діяльності установи, організації, підприємства, суспільства або особи (сім'ї, роду). АФ складається в основному з текстових документів, що несуть ретроспективну інформацію, історично та/або логічно зв'язаних між собою.

Музейний фонд (МФ) – це упорядкований масив документів, що зберігаються в музеях – організаціях, що займаються збором, зберіганням, дослідженням та експозицією документів наукового або культурного характеру.

Документні ресурси книжних магазинів – масиви документів, тимчасово зосереджені в книжних магазинах для поширення серед населення й поповнення фондів бібліотек, інформаційних центрів тощо.

 

5.4.1. Довідково-бібліографічний фонд бібліотеки

Документи, що входять до складу ДБФ, можна розділити на три групи.

1. До першої відносяться документи, що мають основне, теоретико-методологічне значення (видання партійних і державних документів, праць видатних діячів, наукові й науково-популярні праці, підручники тощо).

2. Друга група – довідкові видання: енциклопедії, словники, довідники, календарі та ін.

.1. Поняття про діловий документ

Діловий документ призначений для одноразового використання. Його мета – прийняття та виконання безпосередніх управлінських рішень.

До ділових документів відносяться:

• інформаційні;

• документи колегіальних органів (службові листи, телеграми, телефонограми, довідки, доповідні, пояснювальні й службові записки);

• розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження);

• організаційні (положення, статути, інструкції);

• документи щодо особового складу (заяви про прийом на роботу, характеристики, накази щодо особового складу, щодо контрактної системі наймання працівників);

• документи з господарсько-договірної діяльності (договір постачання, договір підряду, про матеріальну відповідальність, господарські договори в посередницькій діяльності, комплект договорів щодо створення нових форм господарювання, щодо взаємин підприємства й банку);

• документи з господарсько-претензійної діяльності (протоколи розбіжностей до договорів, комерційні акти, претензійні листи, позовні заяви);

• обліково-фінансові (оформлення відкриття рахунка в банку, заява-зобов'язання, акти, трудові угоди, доручення);

• документи з зовнішньоекономічних відносин (з організації зовнішньоекономічних зв'язків і створення спільних підприємств).

Ділові документи часто називають управлінськими, а їхня сукупність – управлінською документацією.

• Діяльність щодо створення документів називається документуванням. Умови, що забезпечують рух, пошук і збереження документів, поєднуються під загальною назвою – організація роботи з документами. Діяльність, що охоплює документування й організацію роботи з документами в процесі управлінської діяльності, називається діловодством.