Ms Access: Создание запросов. Общие сведения.
Запросы создаются для просмотра, изменения и анализа информации в базе данных. Наиболее распространенным видом запросов является запрос на отбор записей, которые удовлетворяют заданным условиям. Например, из таблицы, содержащей сведения о наличных товарах, необходимо выбрать записи, касающиеся данных о товарах с заданным Наименованием. Совокупность условий отбора называется критерием отбора.
В общем случае создание нового запроса выполняется в следующем порядке
Открыть БД (на экране появляется окно Базы данных, содержащее вкладки Таблицы, Запросы и т.д.)
Перейти на вкл. Запросы и нажать кн. Создать
В окне Новый запрос выбрать один из предлагаемых способов создания запроса. Наиболее полными возможностями обладает режим Конструктор, который и будет использоваться в данной работе.
Выбрать режим Конструктор,
В окне Добавление таблицы выбрать и добавить (кн. Добавить) таблицу(ы), необходимые для реализации запроса, закрыть окно.
Дальнейшая работа по подготовке запроса сводится к заполнению бланка запроса: задание полей, участвующих в запросе, критерия отбора, вывод на экран, порядок сортировки и т.д.
Выделить необходимые поля и перетащить их в строку Поле бланка запроса
В строке Условие отбора бланка задать критерий(и) отбора по соответствующим полям
В строке Вывод на экран указать поля, значения которых выводятся в выборке
Если необходимо, то задать порядок сортировки при выводе
Выполнить запрос и проанализировать результат
Сохранить запрос, задав имя
Порядок выполнения работы
Создание простых запросов в режиме Конструктора.
1.1. Создание запросов к таблице таб1.
Рассмотрим пример создания запроса с именем зап1 на поиск записей об изделиях с ценой 7540 р.
Открыть БД, перейти на вкл. Запросы, нажать кн. Создать
В окне Новый запрос
Выбрать режим Конструктор
В окне Добавление таблицы
Выбрать таблицу таб1, нажать кн. Добавить, кн. Закрыть
Далее должен быть заполнен бланк запроса (в нижней части экрана)
Выделим поле Код товара в списке полей и перетащим его в первую свободную ячейку строки Поле бланка.
Аналогично переместим остальные поля
Размещение полей можно также выполнить, щелкая ячейки строки Поле и выбирая в раскрывающемся списке необходимое имя поля.
Сформируем условия на отдельные поля, входящие в критерий отбора (в данном случае в критерий отбора входит одно условие на поле Цена)
В ячейку строки Условие поля Цена введем константу 7540 (без обозначения денежной единицы)
Таким образом, мы задали критерий отбора: найти записи об изделиях с ценой, равной 7540 р.
Установить флажок Вывод на экран для полей, которые необходимо вывести в выборке (т.е. в ответе на запрос)
Запустить запрос на выполнение (кн. Запуск ! или меню Вид Режим таблицы)
Оценив результаты, сохраним запрос под именем зап1 .
Задание. Найти записи, соответствующие критериям отбора, приведенным в таблице 1.
Таблица 1.
Имя запроса |
Критерий отбора |
зап2 |
Изделия с ценой 7540 р. или 2760 р. |
зап3 |
Изделия с ценой в диапазоне от 3000 р. до 7000 р. |
Запрос1 |
Данные о наличии любых моделей ПК |
1.2. Создание запросов к таблице таб3
Задание. Найти записи, соответствующие критериям отбора, приведенным в таблице 2.
Таблица 2
Имя запроса |
Критерий отбора |
зап4 |
Данные о клиентах из Москвы или Курска |
1.3. Создание запросов к таб2
Задание. Найти записи, соответствующие критерию отбора, приведенному в таблице 3.
Таблица 3
Имя запроса |
Критерий отбора |
зап5 |
Сведения о заказах во 2-м кв. 1995 г. |
Создание запроса к нескольким таблицам.
Зачастую запрашиваемые данные расположены в нескольких таблицах. Например, данные о динамике продаж различных моделей ПК в 1995 г. не могут быть извлечены из одной таблицы. В этом случае для формирования запроса в режиме Конструктора необходимо указать (добавить к запросу в окне Добавление таблиц) все таблицы, которые используются в запросе. При этом между таблицами должна быть установлена связь через ключевые поля (см. предыдущую работу). Рассмотрим пример создания запроса по критерию отбора, приведенному в таблице 4.
Таблица 4
Имя запроса |
Критерий отбора |
Запрос3 |
Данные о заказах различных моделей ПК в 1995 г. |
При составлении запроса учесть: - Запрос использует таблицы таб1 (поля Наименование, Цена) и таб2 (Дата заказа, Объем) - При добавлении сначала выбирается таблица таб1, затем таблица таб2 - В ответе выводятся поля Дата заказа, Наименование, Цена, Объем
Порядок составления запроса
Открыть окно запроса и выбрать режим Конструктора,
Поочередно выбрать и добавить таблицы таб1 , таб2, закрыть окно Добавление,
Перетащить в бланк указанные поля,
Ввести условия по полям Наименование и Дата заказа, входящие в критерий отбора,
Задать поля, выводимые на экран,
Выполнить и сохранить Запрос3.
Создание параметрических запросов.
Может потребоваться построить запрос, который позволил бы без его редактирования выполнять поиск в БД при переменных параметрах критерия отбора, например, найти данные об изделиях с произвольным Наименованием. Такой запрос называется параметрическим. В процессе его выполнения выводится диалоговое окно, в которое пользователь вводит значение параметра запроса, например Наименование изделия (или его часть), данные о котором надо найти.
В качестве примера рассмотрим создание параметрического запроса Запрос2 на поиск данных о товарах с произвольным Наименованием (при выполнении запроса оно вводится с клавиатуры). Порядок составления запроса
Установить режим Конструктор,
Добавить таблицу таб1, закрыть окно,
Включить в бланк все поля таб1,
В ячейку Условие отбора столбца Наименование ввести текст подсказки на ввод параметра, например Like [Введите Наименование или его часть]
Этот текст будет появляться в качестве подсказки в диалоговом окне запроса. Например, если ввести в ответ на подсказку строку ПК* , то будут найдены записи по условию Like ПК*, т.е. данные о любых изделиях, Наименование которых начинается с букв ПК. Если в ответ на подсказку ввести строку * ,
то реализуется поиск по условию Like * , т.е. поиск данных о товарах с любым Наименованием, а значит, будет выведен весь перечень.
Выполнить запрос, вводя в диалоговом окне наименование товара или его часть,
Оценить результаты и сохранить запрос с именем Запрос2 .
MS Office для пользователей