10

MS Office для пользователей

Ms Access: Создание, редактирование и просмотр базы данных (бд).

В работе предлагается создать БД с именем <имя БД>, содержащую три таблицы таб1, таб2, таб3. При практическом выполнении работы имя <имя БД> должно быть заменено уникальным именем.

Порядок выполнения работы

1. Запустить MS Access.

2. Создание новой БД.

• выбрать Новая БД, Ок

• задать папку для хранения и уникальное имя <имя БД>

3. Создание таблицы таб1 .

   1. Создание структуры таблицы - выбрать вкладку Таблицы, Создать, Конструктор - сформировать структуру

Имя поля	Код товара	Наименование	Цена
Тип	числовой	текст	денежный
Размер	байт	15	-
Дес.зн.	0	-	авто

- для поля Код товара дополнительно установить параметры: Обязательное поле: Да Индексное поле: Да (совпадения не допускаются) Ключевое поле. – сохранить и закрыть таблицу с именем таб1 .

3.2. Ввод данных.

• открыть таблицу таб1 в режиме Таблица

• - ввести данные

Код товара	Наименование	Цена
1	ПК-Pent166	6730
2	Дисплей	3875
3	Принтер Epsn	2760
4	ПК-Pent200	7540
5	CD-ROM	8460
6	HP-LJ	7300

• сохранить и закрыть таблицу таб1 .

4. Создание таблицы таб3 . - аналогично предыдущему пункту создать таблицу таб3 с параметрами

Имя поля	Код клиента	Имя	Адрес
Тип	числовой	текст	текст
Размер	байт	20	15
Дес.зн.	0

• для поля Код клиента установить параметры, аналогичные полю Код товара

• ввести данные в таблицу таб3

  Код клиента	Имя	Адрес
  1	Асток	Москва
  2	ЭкоСервис	Курск
  3	Компас	Томск
  4	ПетроСтрой	С.-Петербург
  5	Восток	Омск

• сохранить и закрыть таблицу.

5. Создание таблицы таб2 .

• создать таблицу со структурой

Имя поля	Номер счета	Код товара	Дата продажи	Объем	Код клиента	Примечание
Тип	счетчик	числовой	дата/время	числовой	числовой	текст
Размер		байт		целое	байт	10
Дес.зн.		0		0	0

- для поля Номер счета задать Индексное поле: Да (совпадения не допускаются) Ключевое поле. - для полей Код товара, Код клиента задать Обязательное поле: Да - для поля Дата продажи установить короткий формат даты (дд.мм.гг) - сохранить структуру и ввести данные

Номер счета	Код товара	Дата продажи	Объем	Код клиента	Примечание
1	1	26.04.95	5	2	нал
2	3	28.05.95	3	1	б/нал
3	2	15.07.95	4	2	б/нал

• сохранить и закрыть таблицу.

6. Редактирование таблиц.

Перед редактированием структуры таблицы выполните резервное копирование. После удачного редактирования основной таблицы резервную копию можно удалить.

Отредактируйте указанные ниже элементы, выполняя сохранение после каждого изменения.

• изменить размер поля Наименование в таб1 на 30,

• заменить в таб3 имя поля Имя на имя Фирма

• отредактировать таб2:

1. изменить имя поля Дата продажи на имя Дата заказа,

2. изменить порядок полей в структуре на Номер счета Дата заказа Код клиента Код товара Объем Примечание

3. сохранить изменения и закрыть таблицы.

7. Создание поля с вводом значений из фиксированного списка.

Поле Примечание таблицы <таб2> содержит одно из двух возможных значений: нал (наличный расчет), б/нал (безналичный расчет). В связи с этим создадим для этого поля фиксированный список из которого будем выбирать вводимое значение.

• открыть таб2 в режиме Конструктора.

• щелкнув в колонке Тип данных поля Примечание, выбрать Мастер подстановок,

• установить переключатель "будет введен фиксированный набор".

• ввести список (нал, б/нал), используя для перехода к новому элементу мышь или "стрелку вниз",

• не меняя имени поля, завершить формирование списка,

• сохранить изменения и

• в режиме Таблица ввести новые записи для проверки действия фиксированного списка.

Номер счета	Дата заказа	Код клиента	Код товара	Объем	Примечание
4	21.09.95	3	4	1	нал
5	14.11.95	4	2	7	б/нал
6	21.12.95	4	3	4	нал
7	11.01.96	1	4	10	б/нал

• сохранить и закрыть таблицу

8. Создание полей подстановки.

Часто требуется заполнять некоторое поле значениями из аналогичного (как правило, имеющего такое же имя) поля другой таблицы. В этом случае формируется так называемый столбец подстановки, который и содержит эти значения.

1. Создание связей между таблицами.

При совместной обработке данных нескольких таблиц необходимо установить связи между ними. Такая связь, как правило, устанавливается между одноименными полями первичной таблицы и связанной таблицы. Связываемое поле первичной таблицы называется ключом (первичным), а поле связанной таблицы - внешним ключом, т.е. ключом внешней таблицы.

Установить связь между таблицами таб1, таб2, таб3:

• закрыть связываемые таблицы, если они открыты,

• щелкнуть кн. Схема данных (или меню: Сервис Схема данных),

• в окне Добавить таблицу добавить указанные таблицы,

• установить связи между полями Код товара таб1 и таб2, включив флажок "Целостность БД"

• установить связи между полями Код клиента таб3 и таб2 включив флажок "Целостность БД"

• сохранить макет связей, вызвав правой кнопкой контекстное меню и элемент Сохранить макет

• закрыть окно Схема данных .

2. Редактирование структуры таблицы таб2 (создание полей подстановки).

В таблице таб2 поля Код товара и Код клиента удобнее заполнять значениями из соответствующих связанных таблиц.

Создание поля подстановки для таблиц таб1 и таб2

• открыть таб2 в режиме Конструктора

• для поля Код товара выбрать тип данных: Мастер подстановок

В окне Мастер подстановок (каждый шаг завершается кнопкой Далее)

• установить переключатель "Столбец подстановки использует значения из таблицы / запроса",

• выбрать таблицу-источник для столбца подстановки: таб1,

Далее необходимо выбрать в таб1 поле (поля), которое используется в качестве столбца подстановки при заполнении поля Код товара в таб2. По структуре таб2 туда записывается Код товара, однако запоминать коды достаточно трудно. Желательно, чтобы при заполнении этого поля в таб2 появлялся список кодов и наименований. Тогда можно выбрать Наименование, а в само поле заносился бы Код товара.

• выбрать в качестве столбцов подстановки Код товара и Наименование,

• отключить переключатель "Скрыть ключевой столбец",

• выбрать доступное поле для подстановки: Код товара,

• не изменяя наименования столбца, завершить работу (кн. Готово),

• ответить Нет на запрос о сохранении таблицы перед созданием связи и сохранить таблицу таб2.

Создание поля подстановки для таблиц таб3 и таб2

Аналогично предыдущему пункту оформить столбец подстановки для поля Код клиента таб2 :

• в качестве таблицы-источника используется таб3,

• столбцы подстановки: Код клиента и Фирма,

• доступное поле для подстановки: Код клиента,

• сохранить изменения и закрыть таблицу.

Ввод новых записей в измененную таблицу таб2

• открыть таб2 в режиме Таблица,

• ввести новые записи, используя созданные поля подстановки:

Номер счета	Дата продажи	Код клиента	Код товара	Объем	Примечание
8	18.01.96	3	5	6	б/нал
9	12.02.96	5	6	2	б/нал
10	27.04.96	1	1	5	б/нал
11	23.06.96	3	2	8	б/нал

9. Просмотр БД.

Общий прием просмотра - открытие в режиме Таблица. На экран выводятся все записи (при большом количестве - с возможностью прокрутки) в том порядке, в каком они вводились. Однако иногда требуется

• вывести записи в ином порядке (сортировка),

• вывести только часть записей, удовлетворяющих определенным условиям (поиск и фильтрация).

1. Сортировка записей.

1. Создайте резервную копию таб1 , присвоив ей имя таб1 резерв - выделите имя таб1 , - кн. Копировать, кн. Вставить (ключ Структура и данные), - задайте имя резервной копии, Ок.

2. Сортировка записей резервной копии - открыть копию и отсортировать поочередно по полям: Наименование, Цена, - восстановить исходный порядок, - закрыть таблицу.

1. Поиск записей по образцу.

• открыть резервную копию

• найти записи а) с кодом =4 б) с именем, начинающимся с символов "ПК" в) с ценой 2760 р.

• закрыть резервную копию без сохранения.

3. Фильтрация при просмотре.

Фильтр по выделенному

• открыть таб1 резерв,

• найти записи об изделиях с Наименованием Дисплей,

• то же, но НЕ Дисплей.

10. Завершение работы.

• закрыть окно БД

• выбрать меню Сервис Служебные программы Сжатие базы данных

В окне База данных для сжатия

• выбрать имя сжимаемой базы данных, нажать кн. Сжать

В окне Сжатие базы данных под именем

• задать папку для размещения сжатой базы данных и имя сжатой базы данных

Замечание.

1. Папка для размещения может быть любая, в том числе папка, содержащая исходную (несжатую) базу данных.

2. Если приемником сжатой базы является дискета, то задать папку Диск 3.5 (А:)

3. Имя может быть любое, в том числе и имя исходной базы данных.

• нажать кн. Сохранить

MS Office для пользователей