Контроллинг запасов
Управление запасами предполагает применение различных систем контроля за движением запасов на предприятии, что обеспечивает своевременное вовлечение в хозяйственный оборот предприятия излишне сформированных запасов и своевременное размещение заказа по пополнению запаса. Простейшей системой контроля, основанной на практических наблюдениях, является установление величины запаса, при котором делается заказ.
Система поставки «точно-в-срок» была разработана в Японии и предполагает уровень организации производства с жесткой координацией взаимоотношений поставщика и производителя. Суть системы состоит в том, что предприятие хранит минимальный запас, а поставщики обеспечивают поставки «точно в срок». При этом высвобождаются финансовые ресурсы на формирование и поддержание запаса.
В рамках контроллинга запасов необходимо ответить прежде всего на два основных вопроса:
~ КОГДА заказать данную статью?
~ СКОЛЬКО заказать таких статей?
Момент оформления заказа или разнарядки можно определить исходя из производственного плана либо из объема запасов, при котором предполагаемое потребление в течение всего срока поставки либо времени производства может быть покрыто таким образом, чтобы уровень запасов не оказался ниже установленного минимума. Кроме того, существует, например, периодический цикл оформления заказов, распространенный в розничной торговле.
Вопрос об объеме отдельного заказа или разнарядки можно также решить несколькими способами. При наличии стабильного периодического цикла оформления заказов используется переменная величина:
Заказанное количество = Максимальный уровень запасов
Минус Запасы на складе
Минус Заказанные, но не полученные запасы
Плюс Потребность в течение срока поставки
Оформление заявок на материалы или разнарядок в соответствии с производственным планом требует тесного взаимодействия систем управления производством и запасами. Для иллюстрации можно схематически представить основные связи обеих систем на примере распространенных в хозяйственной практике систем планирования материальных потребностей (material requirements planning) (см. рис. 6).
Рис. Бизнес-процесс планирования материальных потребностей
Производственный план составляется на основе портфеля заказов заказчиков и перспективных оценок спроса. Кроме сведений о том, что будет производить предприятие, производственный план содержит и информацию временного характера: когда это будет производиться и как долго.
Для каждого выпускаемого в соответствии с производственным планом изделия в спецификации материалов указывается их перечень, а также комплектующие детали, агрегаты, необходимые для производства. Перечень имеет вид построенной в иерархическом порядке цепочки: конечный продукт производства - сборочные группы - подгруппы и т.д. Он содержит также такие данные, как дата использования, срок выдачи заказов и т.д.
Последним элементом системы планирования материальных потребностей является баланс материальных ресурсов, содержащий детальную информацию по каждой номенклатурной позиции: количество имеющихся на складе запасов и заказанных материальных ценностей, общая потребность в отдельных видах запасов в соответствующие периоды и т.д. На основе баланса материальных ресурсов можно определить, удовлетворяет ли данному заказу или разнарядке имеющийся на складе объем запасов. В случае недостатка выдается заказ или разнарядка.
Каждое предприятие испытывает потребность в определенном объеме запасов, необходимом для обеспечения производственного процесса. Слишком низкий уровень запасов может привести к производственным и реализационным потерям; слишком высокий уровень вызывает, как правило, крупные дополнительные расходы. Принимая во внимание данные экономические последствия, необходимо осуществлять регулярный мониторинг и контроль запасов. В хозяйственной практике в этих целях используются показатели, отражающие эффективность запасов и соотношение между объемом запасов и результатами деятельности (как правило, производственной) предприятия. При расчете показателей запасы приводятся в среднем для исследуемого периода значении либо по состоянию на конец периода (последняя величина используется в плановых расчетах). В качестве результатов производственной деятельности рассматриваются продажи или затраты на реализованную продукцию, относящиеся к изучаемому периоду (квартал, год и т.п.). Представление результатов деятельности в виде затрат на реализованную продукцию более точно, поскольку запасы также оцениваются через затраты. При использовании продаж показатель создает более благоприятное впечатление за счет включения прибыли от продаж, но его значение может меняться вследствие колебаний этого показателя.
Показатель оборачиваемости запасов (ОЗ):
ОЗ = Затраты на реализованную продукцию / Запасы (средняя величина)
Показатель измеряет скорость превращения запасов в продажи. Низкий уровень оборачиваемости свидетельствует о большом объеме запасов и крупных расходах на их хранение. Высокий уровень оборачиваемости - результат небольшого объема запасов, что можно оценивать положительно, но только в том случае, если это не создает угрозу нормальному ходу производства и реализации. Следует отметить, однако, что та или иная оценка показателя оборачиваемости относительна. Оборачиваемость необходимо рассматривать в развитии, в контексте внутренних и внешних условий и в сравнении со стандартными отраслевыми показателями.
Хотя показатель оборачиваемости запасов не относится к показателям ликвидности, его изменение может сигнализировать о проблемах в этой области: при снижении оборачиваемости де-факто снижается "ликвидность" запасов, что приводит обычно к усилению напряженности в деятельности предприятия. Снижение оборачиваемости может указывать на потенциальные проблемы в производстве и реализации и тем самым фактически предупреждать об угрозе будущим прибылям.
Более детальное представление о ликвидности запасов можно получить, исследовав оборачиваемость отдельных категорий запасов:
Оборачиваемость материалов = Расход материалов / Средняя стоимость запасов материалов,
Оборачиваемость НП = Затраты на производство / Средняя стоимость НП,
Оборачиваемость ЗП = Затраты на реализованную продукцию / Средняя стоимость ЗП,
где НП - незавершенное производство,
ЗП - завершенное производство.
Эти три показателя оборачиваемости отражают ликвидность отдельных видов запасов, что позволяет точнее выявлять причины возможных проблем в управлении запасами. Сравнив изменение показателей оборачиваемости, можно оценить степень согласованности процессов снабжения, производства и сбыта. Для качественного мониторинга разделение запасов на три группы все-таки может быть недостаточным, слишком приблизительным. Это особенно чувствуется, когда отдельные виды запасов, отнесенных к одной и той же категории, ведут себя неодинаково. Решить эту проблему можно, выделив подгруппы, объединяющие запасы, поведение которых сходно, иначе говоря, запасы, имеющие одинаковый цикл оборота.
Показатель периода оборота запасов (ПОЗ)
ПОЗ = (Средняя величина запасов / Затраты на реализованную продукцию) х n,
где n - временной промежуток (в днях), для которого определены затраты на реализованную продукцию. Показатель периода оборота, таким образом, представляет собой соотношение между средней величиной запасов и дневными затратами на реализованную продукцию:
ПОЗ = Средняя величина запасов / Дневные затраты на реализованную продукцию
Период оборота запасов можно также определить через отношение к оборачиваемости запасов:
ПОЗ = 360/О3
(если оборачиваемость запасов дана в расчете на год).
Показатели периода оборота и оборачиваемости запасов используются не только в процессе контроля, но и в ходе планирования. Зная смету затрат на реализованную продукцию, можно, опираясь на фактический или плановый показатель периода оборота запасов, спланировать стоимость запасов в конце планируемого периода.
Предположим, например, что затраты на реализованную продукцию в будущем году составят 2880 тыс. руб. Ожидается, что период оборота запасов будет равен 60 дням.
Уровень запасов по состоянию на конец планируемого периода можно определить в соответствии со следующей формулой:
Запасы (кон.) = ПОЗ х Затраты на реализованную продукцию / Количество дней, входящих в планируемый период
Запасы (кон.) = 60 х 2880/360 = 480 тыс. руб.
Период оборота запасов может быть использован также для вычисления планируемого изменения состояния запасов. Стоимость запасов на конец планируемого периода определяется путем суммирования планируемого изменения состояния запасов и известной стоимости запасов на начало планируемого периода. Изменение состояния запасов устанавливается следующим образом:
^З = ^Затраты на реализованную продукцию/360*ОЗ
где ^З - разница между состоянием запасов на конец и начало планируемого периода,
^Затраты на реализованную продукцию - разница между затратами планируемого и текущего периода.