- •13. Візитні картки дипломата та їхнє застосування
- •15. Документи внутрішньовідомчого листування
- •[Ред.]Службова записка
- •[Ред.]Доповідна записка
- •[Ред.]Інформаційна довідка
- •[Ред.]Біографічна довідка
- •[Ред.]Інші інформаційно-довідкові матеріали
- •[Ред.]Зовнішня документація
- •[Ред.]Річний політичний звіт
- •[Ред.]Піврічний звіт
- •[Ред.]Звіти за підсумками візитів
- •17.Протокол переговорів на вищому рівні між главами держав і урядів та порядок їх підготовки.
- •18. Стадії укладання договорів та принцип Pacta sunt servanda. Термін дії договору
15. Документи внутрішньовідомчого листування
Документи внутрішньовідомчого листування — це документи, що стосуються зв'язку закордонних дипломатичних представництв з Центром і включають в себе листування з МЗС та іншими державними, рідше з недержавними, структурами по конкретних проблемах відносин з країною перебування або багатосторонніх міжнародних відносин.
В свою чергу документи внутрівідомчого листування умовно можна полічити на документи, що стосуються лише свого відомства, і документи міжвідомчого листування. До документів, які готуються для використання в роботі лише свого відомства належать службова записка і доповідна записка.
[Ред.]Службова записка
Службова записка — це форма службового документа, яким дипломат інформує керівництво дипломатичної установи про події та факти, які мали місце або відбудуться в найближчому майбутньому і матимуть безпосередній чи опосередкований вплив на діяльність закордонної установи і вносить відповідні пропозиції.
[Ред.]Доповідна записка
Доповідна записка — форма службового документа, в якому дипломат інформує про виконану роботу чи про ситуацію, що склалася у зв'язку з виконанням дорученого завдання.
Документи дипломатичного представництва для внутрішніх потреб, а також для відправки в Центр можна поділити на такі групи:
інформаційно-довідкові матеріали;
звітна документація;
листування з консульських питань;
листування з приводу планування роботи та кадрових питань;
листування з адміністративно-господарських та фінансових питань;
листування з МЗС та іншими відомствами і установами України стосовно запитів цих установ та окремих громадян.
[Ред.]Інформаційна довідка
Дипломатичні документи внутрівідомчого характеру диппредставництва за кордоном надзвичайно різноманітні і відображають широку палітру його діяльності. Засадничим таким документом можна вважати Інформаційну довідку про країну перебування, або як її ще називають «довідку по схемі». Довідка про країну перебування містить стислу характеристику її політики, економіки, культури, державного устрою, преси, партій, інформацію про її геополітичне становище, короткі відомості з історії і т. д.
У довідці подається інформація з проблем внутрішньополітичної ситуації: дається характеристика правлячим партіям, угрупованням, коаліціям; вказується на стосунки між гілками влади (законодавчою, виконавчою, судовою); визначаються гострі питання поточного моменту, як політичного, так і економічного плану; місце держави в зовнішньополітичній стратегії країни перебування тощо. Розширена довідка (до 20 сторінок) має внутрівідомчий характер і як документ для службового користування стосується обмеженого кола користувачів.
Для широкого використання готується загальна довідка (до 5 сторінок), і в ній даються тільки схематичні відомості, без розкриття специфічних, гострих проблем і оцінок. Ці довідки повинні постійно оновлюватися найновішими, найактивнішими матеріалами. Довідки, як правило, складаються на окремих листах, щоб їх можна було оперативно заміняти, не переробляючи всього документа.
Другим за значенням інформаційним документом, є довідка щодо стану двосторонніх відносин, яка включає розділи про:
умови і цілі розвитку двосторонніх відносин;
хронологію контактів між керівниками держав (президентами, головами парламентів, прем'єр-міністрами, міністрами закордонних справ);
стан договірне-правової бази (документів існуючих і тих, що готуються до підписання);
стан торговельно-економічного і науково-технічного співробітництва, діяльність міжурядових комісій, змішаних консультативних та робочих груп і т. ін.;
стан співробітництва в гуманітарній сфері (наука, освіта, культура, охорона здоров'я), а також проблеми національних меншин, специфіку релігійного життя.
Матеріали цієї довідки можуть містити специфічні відомості, що стосуються регіонального співробітництва, проблем стосунків, включаючи історичний аспект.
В цілому ця довідка є оперативним документом і повинна постійно оновлюватися з урахуванням конкретної ситуації.
В процесі діяльності дипломатичного представництва готуються й інші тематичні довідки та інформації, які дають оцінку того чи іншого напряму життя і діяльності країни перебування, особливо в контексті можливого розвитку подій та їх впливу на відносини з державою.