[Ред.]Інші інформаційно-довідкові матеріали

До інших інформаційно-довідкових матеріалів належать анотації окремих книг, брошур, переклади статей, записи текстів цікавих теле- або радіопередач, огляди парламент­ських дебатів, різного роду статистичні дані, які можуть містити актуальні інформаційні матеріали про зовнішню і внутрішню політику країни перебування, її державних, політичних і громадських діячів, про інші події, що так чи інакше мають відношення до країни, впливають на її імідж або відносини з нею.

[Ред.]Зовніш­ня документація

Наступним важливим блоком документів, що готують­ся в кожному дипломатичному представництві, є зовніш­ня документація, до якої відносяться річний політичний звіт — основний документ про роботу за річний термін, а також піврічні звіти, політичні листи, звіти дипломатів про поїздки по країні перебування, консульські звіти, звіти інших представництв за кордоном.

[Ред.]Річний політичний звіт

Річний політичний звіт дипломатичного представництва за кордоном — це сконцентрований аналіз стану двосто­ронніх стосунків у різних площинах (політичній, еко­номічній, гуманітарній, військовій) та прогноз розвитку відносин на найближчу перспективу, узагальнення зроб­леного та пропозиції на майбутнє.

Структуру річного політичного звіту, а також його об­сяг визначає спеціальна інструкція, яка складається в МЗС. До підготовки політичного річного звіту висувається ряд принципових вимог, які повинні обов'язково враховуватись.

По-перше, в ньому має бути дана оцінка виконання пріоритетних завдань двосторонніх відносин по стратегіч­них напрямах зовнішньополітичної діяльності України.

По-друге, у звіті викладаються лише фактичні мате­ріали, лаконічно і без зайвих коментарів та роздумів.

По-третє, звіт повинен бути чітко структурованим згідно з інструкцією і вимогами МЗС, складатися з цільних блоків, які в свою чергу мають подаватись, виходячи із значи­мості подій чи заходів та їх хронологічного порядку.

По-четверте, між планом роботи за звітний рік, самим звітом і планом роботи на наступний період повинен існу­вати органічний зв´язок, оскільки в цьому полягає по­слідовність і спадковість в діяльності і реалізації зовніш­ньої політики України.

Окремим блоком у річному звіті подаються матеріали про фінансово-господарську діяльність дипломатичного пред­ставництва. Додатками до річного звіту посольства йдуть:

• результати виконання плану роботи (у формі спе­ціальної таблиці);

• хроніка двосторонніх контактів з країною перебу­вання за звітний період (дати і основна мета зустрі­чей глав держав, урядів, парламентів, міністрів за­ кордонних справ, назви і дати укладених документів);

• перелік чинних міжнародних угод між Україною і країною перебування в хронологічному порядку відповідно до дати набуття чинності;

• «Облікова картка» забезпеченості умов роботи кадрів дипломатичних представництв і консульських уста­нов України за кордоном;

• відомості про звільнення диппредставництва від сплати податку на додану вартість у звітному році.

Річний звіт готується протягом кількох останніх місяців поточного року з метою поглибленого аналізу та осмис­лення діяльності диппредставництва за звітний період.

Річні звіти глибоко аналізуються у відповідних підроз­ділах МЗС, виходячи з них можуть готуватися висновки і пропозиції для керівнику держави, парла­менту та уряду, міністерств і відомств.

В регіональних управліннях готуються висновки по звітах, які за підписом заступника міністра, що є курато­ром даного управління, направляються в диппредставни­цтва для обов´язкового обговорення на референтських нарадах. У цих висновках дається оцінка оперативної і довідково-інформаційної роботи представництва; роблять­ся відповідні зауваження по тому чи іншому розділу звіту і, найголовніше, уточнюються конкретні цілі і завдання для персоналу представництва на майбутній рік з урахуван­ням внесених висновків і пропозицій, а також думки Центру.