5.5. Бюджет

Різні фонди висувають різні вимоги до складання бюджету. Приватні фонди зазвичай запрошують менш докладні відомості, ніж державні. Пропонований вашій увазі формат бюджету задовольнить більшість організацій, і з невеликими змінами може бути використаний для звернення як до приватних, так і державних інстанцій. Рекомендований бюджет складається з трьох розділів:

• оплата праці;

• основні витрати;

• непрямі витрати.

Плануючи бюджет, корисно зазирнути до розділів «Цілі і завдання» і «Методи» для вироблення відповідного плану. Наприклад, програма, що не вимагає оплачуваних працівників для свого виконання, буде дешевше за програму з постійним штатом. Кожен бюджет має спиратися на цілі і завдання і пропоновану вами методи. У контексті вашої програми почніть складати список необхідних посад, обладнання , що використовуватиметься, необхідного приладдя, транспортних витрат та ін (див. Приклад бюджету). Це важливо врахувати, інакше може виявитися, що бюджет і проект не співпадуть.

Ось як пропонується скласти бюджет:

1. ОПЛАТА ПРАЦІ

1.1. Зарплата і гонорари

У цей розділ запишіть всіх працівників, що працюють на повній ставці або на пів-ставки. Ми пропонуємо вам вносити інформацію в такому форматі:

Кількість людей Посада Повний місячний оклад % часу роботи з гранту

Число місяців роботи з гранту Необхідна сума Наявна сума Повна сума на посаду

Як це виглядає в готовому бюджеті? Якщо ви приймаєте на роботу Координатора проекту з окладом 2000 гр. на місяць, який працює на повну ставку (100%), на весь період надання гранту (12 місяців) і просіть фонд повністю оплатити його роботу, то це виглядатиме так:

1. Коорд. Проекту 2,000 гр. 100% врем.х 12 міс. 24,000гр. 0 24,000 гр.

У такий самий спосіб ви можете скласти список для всіх посад в проекті. Якщо хто-небудь з працівників отримує зарплату з іншого джерела, то впишіть оклад у колонку "Наявна сума":

2. Робочі 1,500гр. кожен 50% врем.х 12 міс. 0 18,000гр. 18,000 гр.

Подібний запис означає, що ви наймаєте двох робітників на пів-ставки на весь період дії гранту, причому їхня зарплата виплачується з стороннього джерела, а не з самого гранту. Ви берете повний оклад (1500 гр.), ділите його на два (так як робітники працюють на пів-ставки), примножуєте 750 гр. на 12 місяців ( 9000гр.) і ще на два, тому що двоє робітників, що дає в цілому 18000 гр.

Що означає запис 2000 гр. у колонці "Повний місячний оклад "у графі Координатор проекту? Це дійсно може означати місячну зарплату, але необов'язково. Якщо Ваш проект нещодавно організований, а Ваша організація використовує типову п’ятірозрядну сітку зарплати, то зарплата може залежати від кваліфікації працівника.

У цьому випадку Ви повинні запитувати середній рівень зарплати ( 2000 гр.), якщо Ви заздалегідь не знаєте кваліфікацію працівника, який буде найнятий. Це надає Вам гнучкість у прийнятті рішень про прийом на роботу. Зрозуміло, подібна систем застосовується у випадку, якщо у Вас багато працівників, а не один-два.

Як визначити розмір окладу? Краще, щоб оклади були порівнянні із показниками в інших аналогічних вашій організаціях. Конструюючи бюджет, поцікавтеся рівнем заробітної плати в інших організаціях, що виконують подібну до вашої роботу. Зіставте опис роду діяльності, кваліфікаційні вимоги та обов'язки працівників цих організацій до ваших вимог. Зверніться до місцевих органів самоврядування, відділи міністерств і відомств, компаній та фірм. Складіть приблизний список окладів у вашій сфері, майте його при собі про всяк випадок.

Ще одна важлива категорія, що включається в дану частину, це вже доступні вам кошти, або особисто ваші, або отримані з інших джерел (наприклад, від ще одного учасника проекту, що надає вам на підставі договору співробітників або студентів. Ці кошти слід вказувати в стовпці "Наявна сума". Часто сюди включаються засоби та послуги, що надаються на добровільній основі. Можливо, що який-небудь працівник працює на добровільній основі. У цьому випадку Ви вказуєте в стовпці "Наявна сума" суму, достатню для оплати його праці, виходячи з виконуваних ним обов'язків. Наприклад, якщо інженер у вільний час добровільно допомагає Вам навчати дітей малюванню, Ви вказуєте оклад, звичайний для вчителя малювання, а не інженера.

Державні фонди іноді вимагають, щоб одержувач гранту оплачував частину проекту з власних коштів (наприклад 10 або 25%). Ви можете зробити внесок грошима або своїми ресурсами . Якщо ви будете оплачувати роботу працівника - це внесок грошима, якщо працювати будуть добровольці - це використання власних ресурсів.

Якщо ви використовуєте роботу добровольців, то ви зобов'язані документувати її так само, як якщо б вона оплачувалася. Ведіть детальніи записи про всю виконану роботу. Державні фонди можуть організувати ревізію вашої документації. Намагайтеся, щоб у Вас завжди було записано на 5-10% більше, ніж необхідно для звіту, на випадок якщо при ревізії частина виконаної роботи буде не зарахована.

Навіщо потрібно вказувати повну суму і частку, що вноситься за рахунок ваших ресурсів? Є кілька причин. Перш за все, державним фондам важливо знати, що ви вносите свій матеріальний внесок, крім проведення робіт за проектом. Це дозволяє їм оцінити, чи маєте ви якісь ресурси для подальшої роботи по закінченню фінансування. Крім того, це дає можливість оцінити повну вартість послуги, що забезпечується за рахунок вашого проекту. Це важливо знати на випадок, якщо аналогічний проект буде організований в іншому місці зовсім без участі місцевих ресурсів. Нарешті, ваші ресурси (добровольці, співробітники, приміщення, обладнання тощо) дозволяють грантодавцю зменшити витрати на ваш проект і спрямувати гроші на інші проекти.

1.2. Пільги та допомоги

У цьому розділі ви вказуєте пільги, які надаються співробітникам, і їх вартість у грошовому вираженні. Деякі пільги обов'язкові, але місцеві вимоги в цьому відношенні можуть сильно відрізнятися. Обов'язкові пільги можуть включати, наприклад, оплату листків тимчасової непрацездатності, допомоги по догляду за дитиною і по безробіттю та ін. Часто подібні пільги становлять певний відсоток від зарплати, наприклад, 50% зарплати. Деякі пільги вираховуються з розрахунку конкретної суми на людину на місяць, незалежно від зарплати, наприклад , медична страховка:

Як і у випадку із заробітною платою, пільги повинні відповідати середньому рівню пільг, що мають місце в інших організаціях подібного типу. У деяких випадках Ви можете просто вказати пільги як відсоток від загальної суми зарплати.

1.3. Консультативні та контрактні послуги

Це третя і остання частина першого розділу бюджету. Сюди ви включаєте оплачуваних консультантів і консультантів-добровольців. Ви можете вибирати, що включити в цю частину, а що в частину 1.1. Якщо, наприклад, бухгалтерські послуги надаються вам безкоштовно, буде краще включити їх сюди. Короткочасні послуги, пов'язані з наданням допомоги в освоєнні технологій, програмного забезпечення та обладнання, також добре сюди підходять. Будьте логічні, обираючи, що включити в цю частину.

Врахуйте, що в цю статтю не входять транспортні витрати та добові для консультантів (див. нижче).

2. ОСНОВНІ ВИТРАТИ

2.1.. Вартість приміщення

У цій частині другого розділу ви вказуєте вартість усіх приміщень, що використовуються,комунікацій, і т.д., включаючи орендовані вами і передані вам у постійне користування. Вартість оренди приміщення і експлуатаційних витрат повинна відповідати переважним у вашій місцевості. Включіть до цьогорозділу також вартість страховки, ремонту тощо, а також плату за телефон (поставити дату встановлення телефонних апаратів, номерів, вартість установки номера / апарата, щомісячну плату за один апарат / номер).

2.2. Оренда і купівля обладнання (Rental, Lease or Purchase of Equipment)

Сюди запишіть все обладнання, яке ви припускаєте орендувати або придбати для використання в роботі за проектом. Сюди входить обладнання офісу, меблі, комп'ютери, копіювальні машини, факс, автомобіль і т.д. Намагайтеся запитувати обладнання в розумних межах. Всіма можливими способами намагайтеся отримати якомога більше обладнання з власних джерел (колонка Наявне). Це не тільки знизить загальну суму проекту, але і продемонструє спонсору ваші потенційні можливості самофінансування. Уважно читайте регламентації державних фондів щодо того, що саме вони розглядають як "обладнання". Наприклад, часто обладнанням (equipment) називають предмети, що коштують понад 500 доларів та (або) призначені для експлуатації більше одного року. Можливо також, що купівля обладнання обмежена, а заохочується його оренда.

2.3. Витратні матеріали (Supplies)

Зазвичай сюди відносяться канцелярські приналежності (desk top supplies), то є папір, ручки, скріпки, папки та ін. У США вважається достатнім мати таких матеріалів на 125 доларів в рік на людину. Якщо у вас є якісь спеціальні запити - вкажіть їх. Наприклад, сюди можна включити вартість підручників, навчальних таблиць і т.д., а також реактиви, предметні скла, пінцети, шпильки, папір для гербарію та ін. предмети, необхідні для камеральної обробки польових матеріалів. Cюди ж можна включити витрати на передплату, друк публікацій і поштові витрати.

2.4. На відрядження і транспортні витрати (Travel)

Кключіть сюди всі витрати, пов'язані з поїздкамі. Докладно опишіть кожен пункт, не пишіть одразу великих сум без відповідних роз'яснень, щоб не викликати у спонсора питань. Включіть сюди витрати на проїзд виконавців проекту наземним транспортом, добові (з розрахунку на кожен день, відповідно до існуючих у вашій організації або районі норм праці, проїзд до місця роботи , перевезення вантажів, оренду автомобілів (якщо ви не включили це в розділ "Обладнання") та ін

Уточніть, які добові витрати прийнятні для конкретного місця. Проживання в столичному готелі обійдеться вам набагато дорожче проживання в провінційному готелі.

2.5. Інші витрати (Other costs)

Сюди включіть все, що не ввійшло в попередні категорії. Наприклад, сюди можуть увійти витрати на оплату конференцій, нарад і робочих семінарів, членські внески, друкування матеріалів та оголошень та ін.

3. НЕПРЯМІ ВИТРАТИ

Третій великий розділ бюджету називається "Непрямі витрати". Більшість грантодавців відносить до непрямих витрат "витрати, які важко пов'язати з якоюсь конкретною діяльністю або проектом, але тим не менш необхідні для нормального функціонування організації та успішного виконання її завдань". Вартість зносу основних фондів, амортизації капітального обладнання, оплата праці адміністративних працівників, загальні комунальні витрати (телефон, газ, електрика, ліфт, антена та ін) можуть бути кваліфіковані як непрямі. Іноді незручно розташовувати подібні витрати у частинах 1. і 2., тому ви можете помістити їх всі разом в кінці бюджету в розділі 3. Непрямі витрати - спосіб "чесно" розподілити загальні витрати організації по проектах, які нею виконуються. Як правило організації мають свій рівень непрямих витрат, звичайно обчислюється як відсоток від загального фонду оплати праці або від загальних витрат, що вживається в розрахунках з джерелом держфінансування. Важливо це враховувати, тому що будь-який проект, виконуваний в організації, варто їй певних грошей.

Додаток

Додаток до заявки в приватні фонди має бути коротким, наївно думати, що ваш рецензент буде зацікавлено переглядати багато сторінок додаткових матеріалів, які ви вважали за потрібне приєднати до заявки. Однак, додаток до заявки до державних фондів може бути довше самої заявки. У додатку звичайно розміщують матеріал, достатньо важливий і корисний для проекту, але занадто докладний або громіздкий, щоб вміщувати його в саму заявку. Завжди ставте собі запитання: "Чи правда я хочу, щоб рецензент читав описи посад співробітників і вивчав докладні таблиці під час читання заявки? "Якщо відповідь" так "- сміливо включайте пункт до заявки. Якщо відповідь "ні" - то залиште матеріал для програми, а в тексті дайте виноску.

Як правило, фонди самі вказують, що саме їм хотілося б бачити у додатку. Найчастіше у різних фондів ці вимоги збігаються. Тому планувальникам програм і авторам проектів корисно завжди мати під рукою стандартний набір документів, які можуть знадобитися при написанні заявок

сади та короткого опису їх професійних обов'язків - міністр, професор, службовець, будівельник і т.д. У разі пенсіонерів вкажіть рід їх колишньої діяльності.

У випадку, якщо в правління входять студенти, домогосподарки, або безробітні, то вкажіть область їх інтересів або спеціальність.