4.3. Класифікація документів

Документи класифікуються за місцем складання, за призначенням, за порядком складання, за способом використання, за змістом.

За місцем складання бухгалтерські документи поділяють на внутрішні та зовнішні. Внутрішні документи оформлюють на підприємстві. До них належать: табелі обліку робочого часу, прибуткові ордери, видаткові касові ордери та інші. Зовнішні документи складають на стороні, їх отримують від інших підприємств. До них належать рахунки-фактури, платіжні доручення, виписки банку тощо.

За призначенням документи поділяють на розпорядчі, виконавчі, бухгалтерського оформлення та комбіновані.

Розпорядчими є документи, які містять розпорядження на здійснення певної господарської операції (накази про прийняття та звільнення з роботи, платіжні доручення, довіреності). Виконавчими є документи, де підтверджується факт здійснення господарської операції, її виконання певною особою що подала документ (авансові звіти, квитанції, прибуткові ордери). Документи бухгалтерського оформлення складаються на основі розпорядчих та виконавчих документів працівниками бухгалтерії (меморіальні ордери, бухгалтерські довідки і розрахунки). Комбіновані документи поєднують функції перелічених вище документів (наряди, вимоги, видатковий касовий ордер).

За порядком складання документи поділяють на первинні й зведені. Первинні документи складаються у момент здійснення господарської операції. Зведені документи складають на підставі однорідних первинних документів шляхом групування та узагальнення (платіжні відомості, товарні звіти).

За способом використання документи поділяють на разові та накопичувальні. Разові документи фіксують одно моментно одну або декілька господарських операцій. Накопичувальні документи формують інформацію про однорідні господарські операції за певний відрізок часу (табель обліку робочого часу, лімітно-забірні картки, багатоденні наряди). Такі документи використовують багаторазово.

За змістом документи поділяють на грошові, розрахункові, матеріальні. Грошовими документами оформлюють рух грошових коштів (видатковий та прибутковий касові ордери, виписка банку). Розрахунковими оформлюють розрахунки між фізичними та юридичними особами (рахунок-фактура, платіжне доручення). Матеріальними документами оформлюються операції пов’язані з рухом матеріальних цінностей (прибутковий ордер, накладна).

4.4. Порядок перевірки і обробки документів

При надходженні документів до бухгалтерії проводять їх перевірку:

- за формою (формальна перевірка заповнення всіх реквізитів, відповідності стандарту і формі документа, своєчасності складання);

- за змістом (перевірка правильності відображення господарської операції, її відповідність законодавчим та нормативним вимогам);

- арифметична (перевірка правильності проставлених цін, розрахованих сум та підсумків).

Перевірені бухгалтерією документи проходять облікову реєстрацію. Процес обробки в бухгалтерії складається з трьох етапів: розцінка, групування і бухгалтерське проведення.

Розцінка (таксування) документів полягає у проставленні у відповідних графах документа цін і суми, тобто переведення натуральних і трудових вимірників у грошовий. Це обумовлено тим що значна кількість документів надходить до бухгалтерії маючи лише натуральні показники (вимоги-накладні, лімітно-забірні картки тощо).

Групування документів полягає в об’єднанні однорідних за змістом документів в групи для підготовки зведених даних (за складами, цехами, замовленнями тощо).

Бухгалтерське проведення (контировка) передбачає вказання у документах бухгалтерської проводки. Здебільшого первинні та зведені документи містять для зазначення кореспондуючих рахунків відповідні графи.

Оформленні бухгалтерськими проводками документи використовують для подальшого відображення господарських операцій в реєстрах синтетичного та аналітичного обліку. Первинні документи після обробки підлягають передачі в архів.