3.2 Організація робіт з побудови та впровадження аіс обліку
Процес створення АІС обліку – це сукупність робіт, що починаються формуванням вхідних вимог до цієї системи, а закінчуються введенням її в дію. Сучасні засоби автоматизованого проектування поділяються на два типи: такі, що базуються на методах типового проектування, і такі, що базуються на методах модельного проектування.
У свою чергу, типове проектування передбачає застосування типових проектних рішень (ТПР), пакетів прикладних програм (ППП) або орієнтоване на об’єкт проектування в цілому. ТПР і ППП будуються за компонентами, а об’єктний підхід охоплює всю систему, тобто АІС обліку.
При типовому проектуванні постає потреба пристосовувати («прив’язувати») ТПР або ППП до конкретного об’єкта управління. Такий спосіб організації АІС дає змогу створювати уніфіковані елементи АІС і мінімізувати витрати на них.
Метою створення АІС обліку є вдосконалення системи бухгалтерського обліку на конкретному економічному об’єкті завдяки застосуванню засобів обчислювальної техніки.
Проектування АІС обліку – тривалий, трудомісткий і динамічний процес, в якому на різних етапах беруть участь фахівці різних напрямків і кваліфікації.
Процес створення комп’ютерної ІС обліку являє собою сукупність упорядкованих у часі, взаємопов’язаних, об’єднаних у стадії та етапи робіт, виконати які необхідно і достатньо для створення АІС.
Отже, життєвий цикл автоматизованої інформаційної системи обліку – це сукупність взаємопов’язаних процесів створення та послідовної зміни АІС від формування вхідних вимог до закінчення експлуатації.
Під стадією створення АІС обліку розуміють одну з частин процесу створення АІС, яка встановлена нормативними документами і закінчується випуском документації на АІС, що містить опис повної моделі АІС на заданому для цієї стадії рівні, або прийманням АІС до промислової експлуатації.
Рисунок 3.2 – Процес створення АІС обліку
Проекти створення комп’ютерних ІС обліку на кожній стадії розробляються поетапно з огляду на складність цього процесу і специфіку функцій різних його частин.
Виділення окремих стадій та визначення змісту етапів і робіт на кожній стадії має суттєве значення для чіткішого планування, оперативного контролю та керування діяльністю колективу творців АІС.
3.3 Поняття про інформаційне забезпечення аіс обліку
Створення комп’ютерних систем обліку базується на систематизації та формальному описі облікової інформації. Проблема вирішується шляхом організації інформаційного забезпечення (ІЗ) автоматизованої інформаційної системи обліку. При цьому ІЗ, як основа створення і функціонування АІС обліку, має бути організоване таким чином, щоб досягалися наведені нижче результати:
об’єктивне відображення перебігу господарських процесів на об’єкті управління;
забезпечення вірогідності облікової інформації, вивчення та аналіз існуючих інформаційних потоків і процесів оброблення облікової інформації;
урахування всього комплексу розв’язуваних задач;
поширення використання облікової інформації на всіх організаційних рівнях управління;
забезпечення інформаційної сумісності АІС обліку з іншими різновидами автоматизованих інформаційних систем на об’єкті управління.
Інформаційне забезпечення комп’ютерних систем оброблення облікових даних створюється на основі матеріалів передпроектного обстеження діючої системи управління на об’єкті і являє собою сукупність форм документів, класифікаторів, нормативної бази та реалізованих рішень щодо обсягів, розміщення й форм існування інформації, яка застосовується в АІС обліку при її функціонуванні.
Основними принципами створення інформаційного забезпечення АІС обліку є:
цілісність;
вірогідність;
контроль;
захист від несанкціонованого доступу;
єдність і гнучкість;
стандартизація та уніфікація;
адаптивність;
мінімізація введення і виведення облікових даних тощо.
Існує кілька підходів до створення інформаційного забезпечення АІС (наприклад, аналіз сутностей – підхід «згори – вниз»; синтез атрибутів – підхід «знизу – вгору» тощо), кожний з яких має свої переваги і вади, а визначається виходячи з потреб проектування конкретної АІС обліку.
Так, для створення АІС зі складною структурою доцільно використати підхід «аналіз сутностей», а для АІС з нескладною структурою – «синтез атрибутів».
Проектування інформаційного забезпечення АІС обліку передбачає:
розроблення методичних основ організації ІЗ;
створення єдиної системи класифікації і кодування облікової інформації;
розроблення локальних класифікаторів;
створення автоматизованої системи ведення класифікаторів;
уніфікацію та стандартизацію документів;
визначення обсягів і потоків облікової інформації;
вибір носіїв інформації та визначення змісту й порядку розміщення інформації на машинних носіях;
визначення структури, складу та змісту бази даних;
формування і ведення бази даних;
вибір способів контролю та коригування бази даних;
уніфікацію мови запитів і опису даних.
Отже, інформаційне забезпечення АІС обліку може розглядатись як сукупність засобів і методів побудови інформаційної бази (ІБ). Під ІБ при цьому розуміється сукупність упорядкованої облікової інформації, що використовується при функціонуванні комп’ютерних інформаційних систем обліку.
За своїм складом ІБ поділяється на дві частини: позамашинну та машинну інформаційні бази (рис. 3.6).
Позамашинна ІБ – це частина облікових даних, яка складається із сукупності повідомлень, сигналів і документів, використовуваних при функціонуванні комп’ютерних ІС обліку у формі, що сприймається людиною без застосування засобів обчислювальної техніки. До неї належать: система облікових показників; єдина система класифікації і кодування техніко-економічної інформації (ЄСКК ТЕІ); система первинної і звітної (зведеної) документації (УСД); засоби формалізованого опису інформації; методичні та інструктивні матеріали.
Система облікових показників – це сукупність взаємопов’язаних, економічних і техніко-економічних показників, які відбивають фактичний стан господарських процесів на певному об’єкті управління і використовуються при розв’язуванні облікових задач у комп’ютерних ІС (наприклад, валові витрати, валові доходи, податок на додану вартість, податок на прибуток, фонд споживання, статутний фонд, виробіток тощо).
Єдину систему класифікації і кодування в АІС обліку становить сукупність загальнодержавних (підприємств, організацій, установ, галузей, видів діяльності, видів власності та ін.) і локальних (матеріалів, товарів, контрагентів і т. ін.) класифікаторів і програм їх ведення.
Неодмінною умовою бухгалтерського обліку є документування кожної господарської операції. Документування – це процес суцільного і безперервного відображення господарських операцій в документах.
Рисунок 3.3 Структура інформаційного забезпечення АІС обліку
До засобів формалізованого опису облікової інформації належать словники термінів, за допомогою яких здійснюється декодування облікової інформації, що виводиться з ЕОМ; мови і засоби спілкування користувачів з ЕОМ.
Методичні та інструктивні матеріали АІС обліку – це методичні та первинні документи щодо: державної системи ведення загальнодержавних класифікаторів; використання мовних засобів; формування баз даних, знань і т. ін.
При створенні позамашинної ІБ комп’ютерної ІС обліку виконуються такі проектні роботи, як формалізація даних, вибір засобів і методів фіксації первинних даних; організація раціональних потоків документів; вибір форм первинних документів; розроблення форм вихідних документів; вибір і обґрунтування методів контролю первинної інформації; вибір машинних носіїв тощо.
Машинна інформаційна база комп’ютерної ІС обліку – це сукупність даних, які фіксуються в оперативних засобах пам’яті ЕОМ на спеціалізованих машинних носіях і використовуються для електронного оброблення. Як правило, до складу машинної ІБ належать такі різновиди інформаційних масивів: нормативно-довідкові, оперативні, проміжні та результатні.
Нормативно-довідкові масиви містять сталі (постійні) та довідкові дані, які використовується багатьма користувачами системи (наприклад, норми часу, тарифні ставки і посадові оклади, назви контрагентів тощо).
Оперативні масиви можуть формуватися в режимі реального часу і містять дані, які безперервно змінюються (наприклад, фактично відпрацьований працівниками час, облік руху коштів на поточних рахунках і т. ін.).
Проміжні масиви формуються при розв’язуванні задач в АІС і містять інформацію, яка використовуються в подальших розрахунках.
Результатні, або вихідні масиви формуються при розв’язуванні задач в АІС і використовується для виведення даних на екран відеотерміналів або їх друкування.