Тема 3 «головні засади побудови та використання автоматизованих інформаційних систем обліку» (2 год.) лекція 3 «Головні засади побудови та використання автоматизованих інформаційних систем обліку»
3.1 Структура автоматизованих інформаційних систем обліку. Характеристика їх компонентів
Автоматизовані інформаційні системи обліку належать до класу складних систем, які містять у собі велику кількість різноманітних елементів, що взаємодіють. Тому при створенні таких систем потрібно вирішити проблему декомпозиції, тобто їх поділу на простіші складові та подання меншим числом узагальнених елементів.
Ця проблема вирішується шляхом визначення структури ІС. Під структурою ІС при цьому розуміють характеристику внутрішнього стану системи, опис постійних зв’язків між її елементами. При описуванні інформаційної системи використовується кілька видів структур (рис. 3.1), які різняться типами елементів і зв’язків між ними (документальні, технічні, програмні, організаційні, алгоритмічні, інформаційні та функціональні структури).
Рисунок 3.1 – Види структур ІС
При створенні комп’ютерних інформаційних систем обліку найчастіше використовується функціональна структура. Зокрема, цю структуру використано при створенні таких інформаційних систем обліку, як «1С: Підприємство», «ПАРУС-Підприємство», «Офіс 2000» та ін.
В багатьох комп’ютерних системах обліку вирізняються такі елементи, як «функція ІС» і «компонент (підсистема) ІС».
Функція ІС обліку – це сукупність дій інформаційної системи, спрямованої на досягнення зазначеної мети. Перелік функцій конкретної ІС обліку залежить від її призначення та сфери дії. Наприклад, в інформаційній системі «1С: Підприємство» реалізовано дві функції – конфігурування та ведення бухгалтерського обліку.
Компонент (підсистема) ІС – це частина ІС, яка виділена за певною ознакою або сукупністю ознак і розглядається як єдине ціле. Компоненти комп’ютерної системи за своїм значенням поділяються на забезпечувальні та функціональні.
Склад забезпечувальної частини автоматизованих ІС обліку, як правило, однорідний, що дає змогу реалізувати принцип сумісності різних автоматизованих інформаційних систем у процесі їхнього функціонування. Згідно з державним стандартом обов’язковими елементами забезпечення комп’ютерних ІС обліку є інформаційне, лінгвістичне, технічне, програмне, математичне, правове, організаційне та ергономічне забезпечення.
Інформаційне забезпечення ІС обліку містить не тільки інформаційні ресурси як предмет праці та інформацію як продукт праці, а й засоби та методи ведення всієї інформаційної бази об’єкта управління.
Методичне забезпечення ІС обліку являє собою сукупність документів, які описують технологію функціонування автоматизованої ІС, методи вибору і застосування користувачами технологічних прийомів для одержання конкретних результатів при функціонуванні ІС.
Ергономічне забезпечення ІС обліку – це сукупність засобів і методів, які створюють найсприятливіші умови праці обліковця в автоматизованій ІС, умови для взаємодії бухгалтера і ПЕОМ.
Сукупність облікових (економічних) показників утворює так звану функціональну частину автоматизованої ІС обліку. Вона встановлює склад, порядок і принципи взаємодії автоматизованих функцій для досягнення поставленої перед економічним об’єктом як системою мети функціонування. За основний складовий елемент функціональної частини автоматизованих ІС обліку беруть, як правило, компоненту (підсистему).
Головними принципами декомпозиції – виокремлення самостійних функціональних підсистем – є такі:
відносна самостійність кожної з підсистем, тобто наявність конкретного об’єкта управління;
наявність відповідного набору функцій і функціональних задач з чітко визначеною локальною метою функціонування;
мінімізація складу включених до підсистеми елементів;
наявність одного чи кількох локальних критеріїв, які допомагають оптимізувати режим роботи підсистеми та узгоджуються з глобальним критерієм оптимізації функціонування автоматизованої інформаційної системи.
Декомпозиція функціональної частини автоматизованих ІС обліку виконується не довільно, а з урахуванням певних підходів. Найчастіше це структурний або функціональний підхід, кожний з яких пов’язаний з дією певних принципів управління.
У разі структурного підходу декомпозицію здійснюють з огляду на структуру функції обліку. Це означає, що підсистеми виокремлюються згідно з конкретними ділянками обліку (наприклад, в контурі «Бухгалтерський облік» ІС «Галактика» виокремлено підсистеми «Каса», «Банк», «Основні засоби», «Заробітна плата»; в ІС «Дебет Плюс» – підсистеми «Облік основних засобів», «Облік праці і заробітної плати», «Облік касових операцій» і т. ін.).
У разі функціонального підходу в основу виокремлення підсистем покладаються ознаки, що характеризують функціональну сферу діяльності інформаційної системи. Так, функціональна частина ІС «Парус-Підприємство» складається з трьох компонентів: «Бухгалтерія», «Реалізація», «Адміністрація».
Кожна функціональна підсистема містить комплекси облікових задач. Під обліковою задачею автоматизованої інформаційної системи розуміють частину її функцій, що являє собою формалізовану сукупність автоматичних дій, виконання яких приводить до результату заданого виду. Іншими словами, облікова задача – це формалізоване подання процесу обліку за допомогою алгоритму або сукупності алгоритмів формування вихідних облікових показників, які можуть бути оформлені документально чи існувати у вигляді повідомлень, які передаються для відображення на відеотермінали і використовуються для формування фінансової і бухгалтерської звітності та прийняття управлінських рішень.
При цьому автоматизована інформаційна система обліку не створюється водночас і повністю, вона постійно розвивається і модернізується, що висуває певні вимоги до її створення та впровадження.