Тема 5. Методологія проектування системи управління

5.1. Вплив ситуаційних чинників на проектування організації

5.2. Елементи проектування організацій

5.3. Головні форми проектування організацій

5.4. Особливості різновидів структур управління

5.5. Нові форми структури організації

Визначення термінів:

Технологія – це конверсійний процес, який використовують для трансформації вкладень (матеріалів або інформації) у випуск (товари та послуги).

Інститути зовнішнього середовища – це організації чи індивідууми, які виконують роль посередників між силами загального оточення та частинами або підрозділами організації

Диференціація – це ступінь до якої організація структурована на підрозділи.

Інтеграція – це рівень співпраці між різними відділами шліхом координації.

Розмір організації – це загальна кількість працівників за умов повної зайнятості.

Департаменталізація – це групування схожих робіт та їх виконавців, тобто визначене організаційне відокремлення виконавців схожих робіт.

Координація – визначається як сукупність стійких зв’язків в організації

Зв’язок – це вираження відносин.

Децентралізація – це передача або делегування відповідальності за ряд ключових рішень та прав на нижні рівні управління організацією.

Диференціація – це виділення частин в організації ,кожна з яких пропонує щось у відповідь на попит.

Інтеграція – це рівень співробітництва, який існує між тпідрозділам и організації.

5.1. Вплив ситуаційних чинників на проектування організації

Оптимальний проект для будь-якої організації залежить від відповідних ситуаційних чинників. Тобто ситуаційні чинники відіграють важливу роль у визначенні найкращого проекту організації у кожному окремому випадку.

Можна виділити чотири групи таких ситуаційних чинників:

1. Стан зовнішнього середовища.

2. Технологія роботи всередині організації.

3. Стратегічний вибір керівництва організації по відношенню до її цілей.

4. Поведінка працівників.

Стан зовнішнього середовища.

Зовнішнє середовище характеризується:

• складністю.

• Динамізмом

Двомірна класифікація чинників зовнішнього середовища, що впливають на проектування організації, дозволяє виявити чотири типи ситуацій, кожна з яких найбільше відповідає тому або іншому виду бізнесу.

І. Ситуація, що характеризується низькою невизначеністю, є найбільш сприятливою для керівництва організацією.

ІІ. Ситуація, що характеризується помірною невизначеністю, є вже більш напруженою для керівництва.

ІІІ. Ситуація, що характеризується помірно високою невизначеністю, вимагає від керівництва і самої організації достатньої гнучкості.

ІV. Ситуація, що характеризується високою невизначеністю, являє собою найбільшу складність для управління організацією, тому що зовнішнє середовище повне невизначених ситуацій.

Зовнішнє середовище складається з двох рівнів:

1) загальне оточення;

2) безпосереднє оточення.

Інститути зовнішнього середовища, які безпосередньо контактують з даною організацією, є чи організаціями, чи індивідуумами (приватними особами). Вони виконують роль посередників між силами загального оточення та частинами або підрозділами організації, формуючи через задачі, які вони вирішують, попит на будь-яку функцію організації.

Виявлення цих інститутів є першим кроком у проектуванні організації, тому що допомагає визначити в першому наближенні основні функціональні частини, підрозділи організації, які здійснюють прямий контакт з ними. Другим кроком є оцінка характеристик цих інститутів та їх важливості для організації.

Технологія роботи

Роль технології в проектуванні організації загальновизнана. Проектування організації пов’язане з технологією роботи за двома напрямами: поділ праці й групування робіт, тобто створення підрозділів.

Більшість організацій застосовує багато технологій, однак найважливіша для організації називається базовою.

Д. Вудвард виділила три головні форми технології.

1. Одинична або технологія малосерійного виробництва, продукт вироблений на замовлення клієнта в малих кількостях.

2. Великосерійна або технологія масового виробництва: продукт виробляють на зразок збірного конвеєра, збираючи деталі у вузли або кінцевий продукт.

3. Технологія безперервного виробничого процесу, сировинні матеріали переробляють у кінцевий продукт за допомогою цілої низки механічних або процесійних перетворень; структура матеріалів змінюється.

Стратегічні зміни мають системний характер. Вони зачіпають всі сторони організації. Можна виділити дві сторони стратегічних змін в організації:

1) організаційна структура;

2) організаційна культура.

Вибір організаційної структури залежить від цілого ряду чинників. Найбільш значущими є наступні:

• розмір та ступінь різноманітності діяльності, які властиві цій організації;

• географічне розташування;

• технологія;

• відношення до організації з боку керівництва та робітників;

• динаміка зовнішнього середовища;

• стратегія, яка здійснюється.

Організаційна структура повинна відповідати розміру організації. Зростання організації викликає необхідність утворення нових рівнів управління, в результаті чого можуть бути застосовані такі організаційні структури, як:

• дивізійна (тобто як скоординована децентралізація. Наприклад: завод холодильників, завод автомобілів) “продуктова спрямованість”, багатонаціональна корпорація;

• матрична структура, якщо виникають комплексні проекти.

На організаційну структуру впливає:

1. Географічне розташування організації.

2. Вплив технології,.

3. Відношення менеджерів до нетрадиційних форм побудови організації.

4. Динамізм зовнішнього середовища.

5. Стратегія

: Організаційна структура, яка встановлює межі структурних підрозділів та формальні зв’язки між ними, виступає в ролі “хребта” організації, “душею” організації, яка встановлює відносини всередині організації, виступає організаційна культура. Вона виглядає, як цінності, що поділяються членами організації, норми поведінки, вірування та ін.

Вважається, що організаційна культура складається із таких елементів:

1) філософія, яка складає саме існування організації та її відношення до співробітників та клієнтів;

2) домінуючі цінності, на яких базується організація та які становлять цілі її існування або способи досягнення її цілей;

3) норми, що поділяються співробітниками організації, які визначають принципи взаємостосунків в організації;

4) клімат, ритуали поведінки (використання виразів, сленг та ін.).

Організаційна культура формується, як реакція на дві групи проблем:

1) внутрішні проблеми (спільна мова, термінологія, стосунки між співробітниками, їх межі; норми, що регулюють неформальні відносини, оцінки поведінки співробітників, що бажано, що ні);

2) проблеми, які організація повинна вирішувати під час взаємодії із зовнішнім середовищем.

Лоуренс і Лорч запропонували класифікацію організацій – за двома головними показниками: диференціацією та інтеграцією.

Диференціація – це ступінь, до якої організація структурована на підрозділи. Інший показник – інтеграція. Для неї характерний певний рівень співпраці між різними відділами шляхом координації.

Розмір організації та її цикл існування

Розмір організації та її цикл існування також впливають на проектування організації.

Виділяють чотири головні етапи циклу існування організації.

Перший етап – це створення організації; другий – молодість організації, передбачає зростання і розширення обсягів організаційних ресурсів. Середина існування організації – період послідовного зростання, яке переходить у стабільність. І, нарешті, зрілість – період стабільності та стійкості організації, однак після цього етапу організації мають тенденцію до зниження ділової активності.