- •Основные понятия субд
- •Microsoft Access как настольная субд реляционного типа
- •Различия между субд Access и электронными таблицами Excel
- •Запуск Access и открытие баз данных
- •Создание новой базы данных
- •Создание новой пустой базы данных
- •Создание копии существующей базы данных
- •Создание базы данных с использованием шаблона
- •Рабочая среда Access
- •Окна рабочей среды Access
- •Меню и панели инструментов
- •Окно базы данных
- •Использование справочной системы
- •Вызов окна справки
- •Работа с помощником
- •Основные режимы работы с таблицами
- •Создание таблиц
- •Создание таблицы путем ввода данных
- •Создание таблиц с помощью Мастера таблиц
- •Создание таблицы с помощью Конструктора таблиц
- •Определение полей
- •Свойства полей таблицы
- •Использование Мастера подстановок
- •Форматы отображения данных
- •Примеры:
- •Определение маски ввода
- •Вставка, удаление и переименование полей таблицы
- •Определение ключевых полей
- •Создание и использование индексов
- •Связывание таблиц на схеме данных
- •Обеспечение целостности данных
- •Ввод и проверка данных
- •Навигация по таблице
- •Работа с записями
- •Контроль и проверка введенных данных
- •Ввод данных с помощью копирования и перемещения
- •Использование списков значений
- •Отображение подчиненных таблиц
- •Изменение внешнего вида таблицы
- •Печать таблицы
- •Сортировка, поиск и фильтрация данных
- •Сортировка данных в таблице
- •Поиск и замена данных
- •Фильтрация данных
Использование справочной системы
Access содержит обширную справочную систему и средства ее визуализации, готовые дать ответ на подавляющее большинство вопросов, возникающих у пользователя. При этом сведения, предоставляемые справочной системой, можно не только прочесть, но и скопировать в буфер обмена или вывести на печать.
Существует несколько способов получить ответы на свои вопросы.
С помощью специального поля для ввода вопроса в строке главного меню Access.
Вызвав окно Справка Microsoft Access (Microsoft Access Help).
Задав вопрос Помощнику (Office Assistant).
Обратившись за справкой на Web-сервер Microsoft.
Вызов окна справки
Чтобы вызвать окно справки, выполните одно из действий:
выберите команду меню Справка, Справка Microsoft Access (Help, Microsoft Access Help);
нажмите кнопку Справка Microsoft Access (Microsoft Access Help) на стандартной панели инструментов Access (той, которая отображается в данный момент на экране);
выберите команду Справка Microsoft Access (Microsoft Access Help) в области задач Создание файла (New File), если она отображается на экране.
В любом случае вы получите на экране окно Справка Microsoft Access (Microsoft Access Help), которое выглядит так, как показано на рис. 1.20.
В левой части окна находится панель, которая содержит три вкладки, соответствующие трем способам поиска информации. В правой части отображается сама справочная информация. В случае необходимости левую панель окна справки можно легко скрыть с помощью кнопки Скрыть (Hide) на панели инструментов в верхней части окна справки.[ Если у вас левая панель не отображается, а видна только справочная информация, значит она уже скрыта. Тогда нажмите кнопку Показать(Show).]
Первая вкладка, Содержание (Contents), представляет собой оглавление, которое отображается в виде иерархической структуры тем и разделов справки. Чтобы открыть нужную тему (она обозначается значком книги), достаточно дважды щелкнуть на ее значке или один раз на значке плюс (+) слева. На нижнем уровне иерархии размещаются разделы справки, которые помечаются значком со знаком вопроса. Щелкнув по заголовку раздела, вы получите текст этого раздела справки. Этот текст в большинстве случаев содержит ссылки на другие разделы, которые называются гиперссылками и выделяются по умолчанию синим цветом. Текст, скрытый за гиперссылкой, вы можете увидеть, только щелкнув по ней. Причем, если гиперссылка помечена треугольником слева, текст вставляется прямо в то место, где она расположена (исходный текст раздвигается), что отличает этот вариант справочной системы от предыдущих версий, когда выдавались всплывающие подсказки. Щелкните по гиперссылке второй раз, и соответствующий текст будет убран с экрана.
Рис. 1.20. Окно Справка Microsoft Access
Замечание
Обратите внимание на маленькую гиперссылку Показать все (Show all), которая часто присутствует в правом верхнем углу окна. Щелкнув на ней, вы можете раскрыть сразу все гиперссылки, присутствующие в данном разделе. А потом точно так же вы можете их все скрыть, щелкнув по гиперссылке Скрыть все (Hide All).
Вкладка Мастер ответов (Answer Wizard) позволяет найти все разделы справки, в которых встречается нужное слово или словосочетание (рис. 1.21).
Вы вводите нужное слово или предложение в поле Выберите действие (What would you like to do?) и нажимаете кнопку Найти (Search). Внизу появляется список разделов. Щелкнув на строке списка, в правой части окна, вы получите текст данного раздела. Если вам не удалось найти нужную информацию, вы можете тут же поискать ее на Web-сервере Microsoft, если нажмете кнопку Поиск в Интернете(Search on Web).
Последняя вкладка, Указатель (Index), обеспечивает поиск нужного термина по индексу (рис. 1.22). По сути такой поиск похож на поиск по предметному указателю, который обычно приводится в конце книги.
В текстовое поле 1. Введите ключевые слова (1. Type keywords) достаточно ввести первые буквы интересующего термина, чтобы в поле 2. Или выберите ключевые слова (2. Or choose keywords) были выбраны подходящие варианты. Можно также найти нужный термин прямо во втором текстовом поле. Затем щелкните по кнопке
Найти (Search). Тогда в поле 3. Выберите раздел (Choose a topic) появится список найденных разделов. Выбирайте нужный раздел и смотрите его текст.
Рис. 1.21. Вкладка Мастер ответов окна Справка Microsoft Access
В тексте разделов справки, кроме уже упомянутых гиперссылок, вам могут встретиться различные элементы управления, предоставляющие различные возможности, например мини-учебник. При наведении на элемент управления указатель мыши меняет форму. Чтобы активизировать элемент управления, необходимо щелкнуть на нем левой кнопкой мыши.
Совет
Если вы встретите в разделе справки нечто, не похожее на текст, подведите к нему указатель мыши и, если он изменит свою форму, щелкните левой кнопкой мыши.
При работе со справочной системой полезно пользоваться кнопками панели инструментов ее окна (панель инструментов находится под строкой заголовка).
Кнопка Автомозаика/Разобрать (Auto Tile/Untile). Эта кнопка позволяет изменять расположение окон Microsoft Access и Справка Microsoft Access на рабочем столе операционной системы. РежимАвтомозаика (Auto Tile) означает, что рабочий стол будет разделен между двумя этими окнами. РежимРазобрать (Untile) означает, что главное окно Microsoft Access будет иметь максимальный экранный размер (или любой другой, который был установлен вручную). Окно Справка Microsoft Access будет располагаться независимо поверх него.
Рис. 1.22. Вкладка Указатель окна Справка Microsoft Access
Кнопка Показать/Скрыть (Show/Hide) показывает или скрывает панель со вкладками.
Кнопки Назад (Back) и Вперед (Forward) позволяют возвращаться к тем разделам, которые вы смотрели, и перемещаться между ними в обоих направлениях
Кнопка Печать (Print) дает возможность вывести на печать содержание либо текущего раздела, либо всех разделов выделенного заголовка в оглавлении.
Кнопка Параметры (Options) отображает меню, с помощью которого можно настроить ряд параметров окна справочной системы.