Использование списков значений

Для удобства ввода данных в поле таблицы в Microsoft Access предусмотрена возможность создания списков подстановок, из которых можно выбирать значения для ввода в данное поле. Списки подстановок могут быть двух типов:

• список подстановок, в котором выводятся значения из существующей таблицы или отчета;

• список лостоянных значений, которые вводятся при создании поля.

Создавать новые поля со списком подстановок или со списком значений можно как в режиме Конструктора, так и в режиме Таблицы.

Чтобы создать поле со списком подстановок или списком значений в режиме Конструктора, необходимо воспользоваться Мастером подстановок (Lookup Wizard), выбрав его в столбце Тип данных (Data Type) или определив параметры списка на вкладке свойств Подстановка (Lookup) (см. разд. "Использование Мастера подстановок" ранее в этой главе).

Чтобы создать поле со списком подстановок или списком значений в режиме Таблицы, необходимо:

1. Поместить указатель мыши в любую ячейку столбца, перед которым требуется вставить поле, и выбрать в меню Вставка (Insert) команду Поле подстановок (Lookup Column).

2. Следовать инструкциям Мастера подстановок.

После завершения работы Мастера подстановок в таблицу будет добавлено поле со списком подстановок.

Когда таблица открыта в режиме Таблицы, поле со списком ничем не отличается от обычного текстового поля. Но когда курсор попадает в это поле, справа появляется кнопка со стрелкой. Если нажать эту кнопку, откроется список, как это показано на рис. 2.40. Для ввода значения в поле нужно просто выбрать это значение в списке.

Рис. 2.40. Поле со списком в режиме Таблицы

Отображение подчиненных таблиц

В Microsoft Access 2002 присутствует возможность отображения нескольких связанных таблиц в окне главной таблицы. Рассмотрим возможности отображения на примере таблиц "Типы" (Categories), "Товары" (Products) и "Заказано" (Order Details) базы данных "Борей". На рис. 2.41 изображена схема данных указанной базы. На схеме видно, что таблицы "Типы" (Categories) и "Товары" (Products) связаны отношением "один-ко-многим", т. е. одной записи в таблице "Типы" (Categories) может соответствовать множество записей таблицы "Товары" (Products). Таблица "Товары" (Products) связана с таблицей "Заказано" (Order Details) тоже отношением "один-ко-многим".

Рис. 2.41. Схема данных базы

На рис. 2.42 представлена таблица "Типы" (Categories), которая имеет подчиненную таблицу "Товары" (Products). В данном случае между областью выделения и первым столбцом таблицы существует узкий столбец, в котором для каждой записи отображается значок плюс (+). Если щелкнуть на нем левой кнопкой мыши, откроется часть подчиненной таблицы, содержащая только те записи, которые связаны с записью в главной таблице. Значок плюс при этом меняется на минус.

Изображение окна с таблицей, имеющей подчиненные таблицы, представлено на рис. 2.43. В данном случае на экран выводятся записи таблицы "Типы" (Categories) и для записей 1 и 2 открыты окна подчиненных таблиц. В окне подчиненной таблицы отображаются только те записи, которые соответствуют данной записи основной таблицы ("Типы" (Categories)). В свою очередь в окне подчиненной таблицы можно также открыть вложенное окно для следующей подчиненной таблицы. В данном случае это таблица "Заказано" (OrderDetails).

Если таблица, открытая в режиме Таблицы, не имеет подчиненных таблиц, то столбец со знаками плюс и минус отсутствует.

Если таблица, открытая в режиме Таблицы, не имеет подчиненных таблиц, то столбец со знаками плюс и минус отсутствует.

Рис. 2.42. Представление данных для таблиц, имеющих подчиненные таблицы

Рис. 2.43. Отображение подчиненных таблиц