Тема:Інформаційне забезпечення менеджменту.

1.Поняття і загальна х-ка комунікації.

Комунікація – це обмін інформацією між двома або більше людьми , тобто це процеси зв’язку між працівниками , між підрозділами організації та між організаціями.

Комунікації виникають між організацією та зовнішнім середовищем( споживачами, державою , постачальниками , конкурентами, під дією зовнішнього середовища відбуваються наради, обговорення, переговори, виконуються службові записки, відеострічки, звіти ).

Комунікації виникають між двома рівнями підрозділами та працівниками організацій. Комунікації можуть здійснюватись:

1. Від вищих рівнів управління до нижчих.

2. Від нижчих рівнів до вищих.

3. Між керівником та його робочою групою.

4. Між різними підрозділами.

5. Через неформальні комунікації ( чутки ,говір)

2. Види інформації та роль в менеджменті.

Інформація – це сукупність повідомлень які відображають конкретний стан явища події чи виробничо-господарської діяльності.

Інформацію класифікують за такими ознаками:

1. За повнотою охоплення явища: повна ; часткова; надлишкова;

2. За періодом дії : разова, періодична ,довгострокова;

3. За змістом : планово-облікова, фінансова,бухгалтерська, конструкторська, технологічна, довідкова, адміністративна.

4. За рівнем достовірності: достовірна,не достовірна.

Носіями інформації можуть бути паперові документи, схеми, плакати, графіки, магнітні носії. Інформація в організаціях та її підрозділи може надходити за централізованою, децентралізованою, та змішаною схемою.

3. Документація та діловодство.

Діловодство – це письмове подання інформації про факти, події та явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини ,носієм якої вона є.

Документи класифікують за наступними ознаками: адміністративні, планово-облікові, комерційні, фінансові, зовнішньо - економічні,бухгалтерські з обліку кадрів, технічні.

За складністю: прості – в яких відображаються один процес та складні – в яких відображаються декілька процесів.

За призначенням: індивідуальні та типові.

За місцем у менеджменті, службово-інформаційні: службові листи, записки, акти; розпорядчі – це накази , розпорядження, інструкції, вказівки; спеціальні: бухгалтерські документи,фінансові документи.

Процес пов'язаний зі складанням документів їхньою обробкою, передачею та зберіганням називається діловодством ( справочинством).

Функції діловодства:

1. Попередній розгляд та облік документів;

2. Довідково – інформаційні обслуговування;

3. Контроль виконання;

4. Удосконалення, чи раціоналізація документообігу;

5. Експедиційна обробка та транспортування документів

Виділяють наступні системи діловодства:

1. Централізовану: коли вся документація спрямовується в єдиний центр організації, наприклад канцелярію і вже звідти надходить у відповідні структурні підрозділи.

2. Децентралізована : при якій документи надходять безпосередньо за призначенням в конкретний відділ чи підрозділи.

3. Змішана

В усіх організаціях є спеціальні служби призначення яких є робота з документами, це можуть бути канцелярія, архів, довідкове бюро, бібліотека.