Примечания

• В режиме конструктора формы или отчета на диаграмме часто отображены данные из примеров или старые данные. Чтобы убедиться, что выведенные на экран данные являются текущими, необходимо переключиться в режим формы или в режим предварительного просмотра.

• Мастер диаграмм в свойстве Источник строк (RowSource) создает запрос, отражающих все ограничения данных, указанные в диалоговых окнах Мастера диаграмм.

Добавление кнопки «Диаграмма» на панель инструментов

1. Переключитесь в нужный режим и проверьте, что панель инструментов, на которую следует добавить кнопку, выведена на экран.

2. Установите указатель на панель инструментов и нажмите правую кнопку мыши.

3. Выберите команду Настройка.

4. Выберите вкладку Команды.

5. В списке Категории выберите Панель элементов.

6 . Переместите с помощью мыши кнопку Диаграмма в нужное место на панели инструментов.

Изменение диаграммы

При редактировании диаграммы существует два типа изменений: косметическое изменение и изменение данных.

Косметическое изменение подразумевает изменение размера диаграммы в форме или отчете, а также такие изменения внешнего вида диаграммы при помощи Microsoft Graph, как расположение ее элементов, формат текста, цвета и шаблоны, шкала осей.

Редактирование данных подразумевает изменение базовой таблицы или запроса, а также запроса в свойстве Источник строк (RowSource).

При создании диаграммы с помощью мастера диаграмм, отображающей данные Microsoft Access, следует выбрать таблицу или запрос, включающие поля, которые отображаются в диаграмме. Эта базовая таблица или запрос содержит данные, например, объем продаж или список клиентов. После того как мастер заканчивает отбор данных, в свойстве Источник строк (RowSource) создается запрос, который основывается на базовой таблице или запросе. Запрос, указанный в свойстве Источник строк (RowSource), отражает произведенный с помощью мастера отбор данных, например, диапазон дат или заказы из определенного региона.

Например, если данные по объемам продаж в диаграмме неверны, то источником ошибки могут быть в данные, содержащиеся в базовой таблице или в структуре базового запроса. В таком случае следует исправит базовую таблицу или запрос. Однако, если какое-либо поле по ошибке не включено в диаграмму, то следует или повторно создать диаграмму с помощью мастера, или изменить запрос, указанный в свойстве Источник строк (RowSource).

П ример вставки диаграммы в отчет: Создание почтовых и других наклеек

Отчет является объектом базы данных Microsoft Access, предназначенным для представления данных, отбираемых и форматируемых в соответствие с заданными пользователем спецификациями. С помощью отчетов печатаются сводки продаж, телефонные справочники или почтовые наклейки.

Раздел отчета является частью отчета, например, заголовок, примечание или область данных.

Задаваемые пользователем значения свойств раздела отчета являются атрибутами отчета и определяют оформление и характеристики данного раздела. Например, свойство Расширение (CanGrow) позволяет указать, будет ли раздел при печати увеличен в размере по вертикали таким образом, чтобы вместить все содержащиеся в разделе данные. Значения свойств разделов задаются в режиме конструктора отчета.

1. В окне базы данных выберите вкладку Отчеты.

2. Нажмите кнопку Создать.

3. В диалоговом окне Новый отчет выберите мастера по созданию почтовых наклеек.

4. Выберите таблицу или запрос, содержащие данные для наклеек, и нажмите кнопку OK.

5. Выполняйте инструкции, выводящиеся в диалоговых окнах мастера.

Если созданный отчет, содержащий почтовые наклейки, вас не удовлетворяет, удалите его и снова вызовите мастера.