7.5 Інвентаризація, її види і порядок проведення

З даних бухгалтерського обліку завжди можна знати залишок по будь-якому рахунку. А відповідають чи ні ці дані фактичній на-

159

явності об'єкту обліку можна встановити з допомогою інвентари­зації.

Інвентаризація - це перевірка наявності засобів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів у матеріально-відповідальної особи підприємства на певну дату шляхом перелі­чення, обміру, зважування і подальше зіставлення фактичних за­лишків з даними бухгалтерського обліку.

Робиться інвентаризація не тільки матеріальних і грошових статей балансу, але і інших статей, наприклад, дебіторів і кредито­рів. Поряд з тим інвентаризація цих статей має свої особливості пов'язані, насамперед, з відсутністю матеріальної відповідальності і з необхідністю узгодження сум боргів з іншими підприємствами.

Основними причинами розбіжностей між обліковими даними про стан господарських засобів та їх фактичної наявності можуть бути:

1) природні втрати засобів в процесі їхнього зберігання внаслі­док впливу зовнішнього середовища - вологості повітря, змін в те­мпературі повітря та інші, ушкодження мікробами, гризунами, ко­махами. Зміни ваги або якості товарно-матеріальних цінностей, які спричинені цими явищами, називають усушкою, утрускою, розпи­лом, привісом і таке інше. Зміни такого плану не можуть бути відо­браженими в поточному обліку;

2)неточності і помилки в обліку, що виникають внаслідок не­правильних арифметичних підрахунків та описок в первинних до­кументах, а також неправильного відображення даних з первинних документів в аналітичному та синтетичному обліку;

3)неточності, помилки та зловживання матеріально-відповідальних осіб при прийомі та відпуску засобів зі складу спричиняють прорахунки, проміри, недоваги, недосортицю, внаслі­док чого об'єктивно створюється різниця між обсягами засобів, які вказані в документах, та залишках на складах, причому на останніх утворюються надлишки, нестачі або пересортиці товарно-матеріальних цінностей.

Таким чином, інвентаризація є способом виявлення (з наступ­ним обліком) господарських засобів і джерел їх формування, не оформлених поточною документацією, для забезпечення достовір­ності показників обліку і звітності підприємства.

Основними завданнями інвентаризації є:

160

виявлення фактичної наявності господарських засобів та співставлення їх з даними обліку для встановлення нестач або надлиш­ків засобів та цінностей;

перевірка реальності сум, які відображені в статтях балансу;

перевірка дотримання умов та порядку зберігання товарно-матеріальних та грошових цінностей, правил експлуатації основних фондів;

виявлення залежалих, неходових товарно-матеріальних ціннос­тей, які втратили свою споживчу якість.

Порядок проведення інвентаризації регламентований Інструк­цією з інвентаризації основних засобів , нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, документів та розрахунків, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 11.08.1994р. за № 69 (надалі Інструкція).

Інвентаризації розрізняються за (рис.7.3):

• часом проведення; — призначенням;

• повнотою охоплення засобів.

За часом проведення інвентаризації бувають разові та перма­нентні. Разові проводяться одноразово спеціально створеною для цього комісією. Перманентні інвентаризації проводять постійно діючі комісії.

В залежності від призначення і характеру інвентаризації по­діляють на планові і позапланові (раптові).

Планові інвентаризації проводять за складеним заздалегідь планом у визначені строки.

Позапланові (раптові) проводять за розпорядженням керівника підприємства, вищих органів, владних органів при встановленні фактів зловживань, крадіжок, скоєння пограбувань, при передачі цінностей однією матеріально відповідальною особою іншій, після стихійного лиха, при переоцінці товарно-матеріальних цінностей, при передачі основних засобів іншим власникам.

Залежно від повноти охоплення об'єктів, які інвентаризують­ся, розрізняють повну і часткову інвентаризацію.

Повна інвентаризація охоплює всі товарно-матеріальні ціннос­ті, кошти і розрахунки підприємства. Вона проводиться у встанов­лені Інструкцією строки, як правило, один раз на рік перед скла­данням річного звіту.

І6І

Часткова інвентаризація охоплює окремі види засобів госпо­дарства (основних засобів, грошових коштів в касі, тощо).

Рисунок 7.3 - Класифікація інвентаризацій

Кількість інвентаризацій у звітному році, дати їх проведення, обсяг інвентаризації визнається підприємством. Але Інструкцією передбачено обов'язкове проведення інвентаризації в випадках:

- при передачі майна державного підприємства в оренду, при­ ватизації майна державного підприємства, перетворенні державно­ го підприємства в акціонерне товариство, а також в інших випад­ ках, передбачених законодавством;

- перед складанням річної бухгалтерської звітності, крім май­ на, цінностей, коштів і зобов'язань, інвентаризація яких проводи­ лась раніше 1 жовтня звітного року. Інвентаризація будівель, спо­ руд та інших нерухомих об'єктів основних фондів - один раз у п'ять років;

- при зміні матеріально відповідальних осіб (на день прийому - передачі справ);

- при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день встановлення таких фактів);

• за приписом судово-слідчих органів;

• у разі техногенних аварій, пожежі чи стихійного лиха (на день після закінчення явищ);

162

• при передачі підприємств та їх структурних підрозділів (на дату передачі). Інвентаризація може не проводитися у разі передачі підприємств та їх структурних підрозділів в межах одного органу, до сфери управління якого входять ці підприємства.

• у разі ліквідації підприємства.

Щоб результати інвентаризації набули чинності, повинні бути виконані наступні умови: наявність наказу (розпорядження) на проведення інвентаризації, комісійність проведення, обов'язкова участь матеріально відповідальної особи. У разі недотримання хоча б однієї з цих умов інвентаризація може бути кваліфікована як пе­ревірка.

Відповідальність за своєчасне і якісне проведення інвентариза­ції несе керівник підприємства. До початку інвентаризації прово­дяться підготовчі роботи. Так, при інвентаризації матеріальних цін­ностей, бухгалтерія виводить залишки з усіх рахунків на день інве­нтаризації; матеріально відповідальні особи дають розписку про здачу усіх прибуткових та видаткових документів у бухгалтерію і про те, що ніяких неоприбуткованих або не списаних на видаток цінностей у них немає. Після цього ніякі документи до уваги не приймаються.

Інвентаризація матеріальних цінностей проводиться за міс­цями їх зберігання в присутності матеріально відповідальних осіб. Наявність залишків матеріальних цінностей визначається шляхом підрахунку, зважування, обміру. Дані інвентаризації кожного виду матеріальних цінностей заносять в інвентаризаційні описи, які складаються в двох примірниках за місцями зберігання матеріаль­них цінностей і матеріально відповідальними особами. Після закін­чення інвентаризації описи підписуються всіма членами комісії. Матеріально відповідальні особи на кожному опису ставлять свій підпис під текстом такого змісту: «Всі цінності, поіменовані в да­ному описі, комісією перевірені в моїй присутності і внесені в опис, у зв'язку з чим претензій до інвентаризаційної комісії не маю. Цінності, вказані в опису, знаходяться на моєму відпові­дальному зберіганні».

Один примірник опису залишається у матеріально відповідаль­ної особи, другий — передається до бухгалтерії. Цінності, що не належать підприємству, але знаходяться у нього в користуванні або на відповідальному зберіганні, записують в окремий інвентариза­ційний опис. На виявлені інвентаризаційною комісією зіпсовані ма-

163

теріальні цінності складають акти, у яких вказують причини і осіб, що допустили псування цінностей.

Для з'ясування результатів інвентаризації працівники бухгалте­рії складають звірювальні відомості, в яких зіставляють дані бухга­лтерського обліку з фактичними даними, які виявлені під час інве­нтаризації та зафіксовані в інвентаризаційних описах.

У результаті співставлення облікових даних з фактичними мо­жуть бути виявлені такі факти:

а) фактичні і бухгалтерські залишки співпадають;

б) фактичний залишок менше облікового - нестача;

в) фактичний залишок більше облікового - надлишок. Розбіжності фактичної наявності по всіх інвентаризаційних

об'єктах з даними обліку, встановлені при інвентаризації, регулю­ються підприємством в наступній послідовності:

Товарно-матеріальні цінності, засоби, цінні папери та інші па­пери, які виявлені в надлишку, належать оприбуткуванню та зара­хуванню відповідно на результати фінансово-господарської діяль­ності підприємства, установи, організації або на збільшення фінан­сування з наступним з'ясуванням причин виникнення надлишків та винних у цьому осіб.

Зменшення матеріальних цінностей в межах затверджених норм списується за розпорядженням керівника підприємства на за­трати виробництва, обігу. Норми природного зменшення можуть бути застосованими лише у випадках виявлення фактичних нестач. При відсутності зазначених норм зменшення розглядається як по­наднормова нестача.

Понаднормові втрати та нестачі матеріальних цінностей, вра­ховуючи готову продукцію, у тих випадках, коли винні особи не встановлені або суд відмовив у відшкодуванні з винних осіб, зара­ховуються на збитки.

Взаємне зарахування надлишків та недостач від пересортиці не допускається, крім випадків пересортиці цінностей того самого на­йменування, якщо вона виникла у однієї матеріально-відповідальної особи за той самий інвентаризаційний період.

В залежності від об'єкта інвентаризації, методика і техніка її проведення має певні особливості. Так, при перевірці наявності грошових коштів у касі приймається до уваги тільки фактична на­явність готівки. Ніякі документи або розписки в залишок готівки у касі не включаються. При виявленні нестачі або надлишків грошо-

164

вих коштів в акті вказують їх суму і причини виникнення. Виявлена в касі готівка коштів, не виправдана прибутковими касовими орде­рами, вважається надлишком і підлягає зарахуванню на прибуток підприємства. Нестача коштів, виявлена при інвентаризації каси, підлягає стягненню з касира.

Перевірка стану розрахунків з іншими підприємствами і органі­заціями здійснюється за документами. Між підприємствами прово­диться погодження стану розрахунків шляхом підписання актів уз­годження боргу. Для чого підприємство повинно в 10-денний тер­мін підтвердити свою заборгованість, тобто підписати акт узго­дження, отриманий від свого кредитора, або повідомити свої запе­речення. Таким чином, на рахунку розрахунків з дебіторами і кре­диторами мають відображатися тільки погодженні суми.

Неурегульовані суми заборгованості, суми заборгованості, по яких минули строки позовної давності, а також виявлена при інвен­таризації безнадійна дебіторська заборгованість записується в окремий інвентаризаційний опис із зазначенням причин їх виник­нення і винних у цьому осіб.

Суми дебіторських заборгованостей, строки позову яких мину­ли, а також інші безнадійні борги списуються за рахунок резерву сумнівних боргів.Суми кредиторських, а також депонентської забо­ргованостей, по яких минув строк позову, підлягають зарахуванню в дохід підприємства.

Суми заборгованостей по розрахунках з банками, податковими та іншими фінансовими органами мають відображатися у балансі підприємства тільки в погоджених сумах.

Для опису малоцінних та швидкозношуваних предметів, які видані в індивідуальне користування працівникам, допускається складання групових інвентаризаційних описів (із зазначенням в них відповідальних за ці предмети осіб та їх особистих підписів в опи­сах).

Основні засоби оглядаються комісією в натурі і відображають­ся в інвентаризаційному описі з вказанням повного найменування, призначення та інвентарного номера об'єкта. При виявленні необ-лікованих раніше об'єктів встановлюється, коли та за чиїм розпо­рядженням споруджено необліковані об'єкти, за рахунок яких дже­рел списані затрати на їх спорудження, з відображенням цих даних в протоколі засідання інвентаризаційної комісії.

165

Дані об'єкти оцінюють за відновленою вартістю і зазначають ступінь зношення, причому оцінку і знос оформляють актами.

На непридатні до подальшої експлуатації об'єкти складають окремі описи.

Інвентаризація незавершеного виробництва (предметів, що пе­ребувають у незакінченому виробничому процесі, чи об'єкті будів­ництва) проводиться по кожному окремому виробничому підрозді­лі чи об'єкту будівництва з указаниям ступеня готовності, з виклю­ченням бракованих деталей та виробів, залишків невикористаної сировини, напівфабрикатів і матеріалів.

Висновки інвентаризаційної комісії та пропозиції оформляють­ся протоколом. На всі розбіжності матеріально відповідальні особи дають письмове пояснення. Керівник повинен прийняти рішення про оприбуткування залишків та списання нестач цінностей і затве­рдити протокол інвентаризаційної комісії у 5-денний строк.