7.2 Порядок опрацювання документів

З класифікації документів ми бачимо, що є документи бухгал­терського оформлення, тобто ті, які складаються бухгалтерами. Але більшість документів складаються не бухгалтерами, а робітниками різних господарських підрозділів : робітниками збуту, постачання, виробничих підрозділів, іншими підприємствами тощо. Після вико­нання (наприклад, після отримання товарно-матеріальних ціннос­тей згідно накладної) документи передаються до бухгалтерії , де опрацьовуються, тобто перевіряються , розцінюються, групуються, складаються бухгалтерські проводки, згідно яких господарські операції відображаються в бухгалтерському обліку.

При перевірці документів звертають увагу на:

• законність операції (перевірка по суті);

• дотримання вимог щодо оформлення документів(формальна перевірка);

• правильність арифметичних підрахунків (арифметична пере­ вірка).

При перевірці по суті перевіряється доцільність і законність операції, дотримання установчих документів, кошторису, норм, розцінок, лімітів.

При формальній перевірці документів встановлюють повноту і правильність заповнення всіх реквізитів, достовірність підписів по­садових осіб на документі.

Арифметична перевірка полягає у перевірці всіх арифметичних підрахунків, що містяться у документі. Неправильно складені або неповно оформлені документи повертаються для дооформления особам, які склали ці документи.

Розцінка робиться в тому випадку, коли в документі є тільки натуральні (трудові) вимірники. Наприклад, в лімітно-забірної кар­тки. В цьому випадку бухгалтер проставляє ціни і суми. Якщо в документі є як обов'язковий реквізит грошовий вимірник (ціна і сума), такий документ розцінці не підлягає.

Групування документів у групи - це об'єднання однорідних за змістом документів у групи і запис результатів у групувальні відо­мості. Це робиться щоб не відображати в обліку кожний документ окремо, а відобразити їх однією сумою, поскільки документи одно­рідні за змістом.

153

Бухгалтерські проводки, як правило, пишуться на документі, яким оформлена господарська операція. Запис робиться від руки на вільному місці документа. На бланках окремих документів є спеці­альні графи для зазначення кореспондуючих рахунків. Від прави­льності складання бухгалтерських проводок залежить правильність відображення в обліку господарських операцій. Це вимагає від об­лікових працівників високого рівня професіоналізму.

Всі документи, що пройшли опрацювання, повинні мати про це відмітку, що запобігає можливості їх повторного використання. На касових документах пишуть від руки або ставлять штамп "Пога­шено" або "Виплачено" із зазначенням дати. В інших документах при ручному опрацюванні - дату відображення в бухгалтерському обліку, а при опрацюванні на ЕОМ - відтиск штампу оператора , відповідального за їх опрацювання.

Відобразити в бухгалтерському обліку - це значить записати в обліковий регістр.

7.3 Поняття про облікові регістри. Види облікових регістрів

Регістр (від латинського rejestr, reictrum - список, опис, показ­ник, книга для запису) - це носій спеціального формату , призначе­ний для відображення документально оформлених господарських операцій в системі рахунків, накопичення та зберігання облікової інформації. В регістри господарські операції записуються за двома ознаками: системності та хронології. Записи в облікові регістри по­винні здійснюватися в міру надходження документів, але не пізні­ше терміну, який забезпечує своєчасне нарахування заробітної плати, складання фінансової, податкової та статистичної звітності. Запис в облікові реєстри називають обліковою реєстрацією. Це дру­гий етап облікових робіт (після документального оформлення і оп­рацювання документів).

Бухгалтерські регістри і документи ( їх часто називають пер­винними) мають різний статус при вирішенні питань в процесі різ­ного роду перевірок контролюючими органами або при вирішенні судових справ. В цих ситуаціях використовуються дані бухгалтер­ських регістрів, але тільки в випадку , якщо кожний запис в них підтверджений відповідно оформленим первинним документом.

154

За зовнішнім виглядом облікові регістри поділяються на кни­ги (бухгалтерські книги), картки, окремі листочки. В бухгалтерсь­ких, книгах сторінки міцно переплетені (зброшуровані, пронумеро­вані, а в кінці книги за підписом головного бухгалтера вказують за­гальну кількість сторінок).У деяких книгах (Касова книга) сторінки не тільки нумерують, а й прошнуровують шпагатом і скріплюють сургучною або мастильною печаткою. На обкладинці книги зазна­чають назву підприємства або організації, назву книги та рік, на

який її заведено.

Перевагою ведення обліку в книгах є надійність зберігання об­лікових записів. Тому книги використовуються на тих ділянках об­ліку, де потрібен посилений контроль за зберіганням облікових за­писів. Наприклад, при обліку коштів в касі використовується Касо­ва книга. Проте книги мають недоліки: громісткість, ведення та об­робка їх неможливі засобами обчислювальної техніки, неекономіч­ність (залишається велика кількість невикористаних сторінок).

Зручнішими є картки. Картки - це спеціально розграфлені фо­рми, виготовляються з цупкого паперу чи картону, для по-об'єктного обліку основних засобів, товаро-матеріальних цінностей тощо. Картки систематизуються у встановленому порядку і збері­гаються в спеціальних ящиках - картотеках. Для забезпечення збе­реження картки при відкритті її реєструють у спеціальному реєстрі. Кожній картці надається порядковий номер. Картки закріплюють за певними обліковими працівниками, які відповідають за їх збере­ження і правильність записів в них.

Окремі листки від карток відрізняються тим, що виготовляють­ся з звичайного паперу більшого формату, зберігаються в папках. На окремих листках ведуться оборотні відомості, журнали-ордери, меморіальні ордери, групувальні відомості тощо.

Після закінчення звітного періоду і складання балансу книги, картки та окремі листки (відомості) закриваються шляхом підраху­нку підсумків і підшиваються в спеціальні папки.

За видами записів облікові регістри поділяються на хроноло­гічні, систематичні, комбіновані.

В хронологічних регістрах господарські операції, оформлені документально, фіксуються у календарній послідовності їх здійс­нення: журнал реєстрації господарських операцій.

155

В систематичних регістрах відображаються однорідні за еко­номічним змістом операції в певній системі, наприклад, рахунки бухгалтерського обліку.

Систематичні регістри, в свою чергу, поділяються на:

• регістри синтетичного обліку;

• регістри аналітичного обліку;

регістри, які поєднують синтетичний і аналітичний облік.

За побудовою регістри бухгалтерського обліку поділяються на односторонні, двосторонні, багатографні, шахові.

Односторонні - це такі регістри, в яких графи для записів де­бетових і кредитових оборотів розміщені поряд на правій стороні: Касова книга.

Двосторонні облікові регістри складаються з двох однакових частин, ліва з яких призначена для дебетових записів, права - для кредитових: картка складського обліку матеріалів.

Багатографні - регістри, в яких одна з граф дебетова чи креди­това (частіше перша) поділена на кілька частин за статтями витрат або видами продукції: Головна книга.

Шахові - регістри, в яких запис відбувається за двома ознака­ми: по вертикалі та по горизонталі (принцип шахової дошки). У цих регістрах господарські операції записуються тільки один раз і відо­бражаються одночасно по дебету і кредиту кореспондуючих рахун­ків. Залежно від змісту операцій, що обліковуються, регістри бу­вають контокорентні, кількісні, кількісно-сумові, кількісно-сортові.

Контокорентні - регістри, призначені для обліку розрахунків з різними контрагентами.

Кількісні - регістри, які використовуються для обліку кількості однорідних товарно-матеріальних цінностей.

Кількісно-сумові - регістри, в яких проводиться облік матеріа­льних цінностей в натуральному і грошовому вимірниках.

Кількісно-сортові - регістри, призначені для обліку кількості товарно-матеріальних цінностей за ознаками сорту.

Розглянуту класифікацію облікових регістрів можна узагальни­ти у вигляді схеми (рис.7.2)

156

Рисунок 7.2 - Класифікація облікових регістрів