Документація та інвентаризація

Після вивчення розділу 7 Ви повинні знати:

• що жодного запису в бухгалтерському обліку не повинно робитися без документів, оформлених належним чином;

• різницю між первинними документами і обліковими регіст­- рами;

• що таке документообіг;

• чому необхідна інвентаризація майна на підприємстві і поря-­ док її проведення.

7.1 Документи: їх призначення і види

Однією з особливостей бухгалтерського обліку є суцільне і безперервне спостереження за господарськими операціями, що здійснюється на підприємстві. Це спостереження відбувається за допомогою документів.

Документ - це письмовий доказ фактичного здійснення госпо­дарської операції. Документ дає право на здійснення господарських операцій. Бухгалтер не зробить жодного запису, тобто не зареєст­рує жодної господарської операції без відповідного документу, причому відповідним чином оформленого.

Порядок документального оформлення господарських операцій та вимоги щодо складання документів регламентуються Положен­ням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р. № 88. З допомогою документів забезпечується конт­роль за доцільністю і законністю господарських операцій. Попере­дній контроль здійснюють керівники підприємства. Підписуючи

148

документ, вони беруть на себе відповідальність за законність опе­рації, встановлюють її доцільність, необхідність для підприємства в даний час. Контролюючі органи (податкові, фінансові та інші) здій­снюють перевірки, використовуючи документи підприємства. До­кументи мають важливе значення для забезпечення контролю за збереженням майна господарства. Документи використовуються судовими органами при розгляді господарських спорів. Документи прийнято складати на бланках , виготовлених друкарським спосо­бом, з надрукованим текстом і графленням. Тому сама форма доку­менту мов би підказує, яку інформацію слід подати при її оформ­ленні. Такого роду документи, як правило, уніфіковані і стандарти­зовані. Уніфікація документів - це розробка єдиних форм докумен­тів для оформлення однотипних господарських операцій на підпри­ємствах і організаціях різних галузей і форм власності. Наприклад, уніфіковані майже всі банківські і касові документи, бланки аван­сових звітів та інші.

Стандартизація - це встановлення для бланків однотипних документів однакового, найбільш раціонального розміру і форми з завчасним визначенням розміщення відповідних реквізитів.

Документи, пов'язані з оформленням грошових операцій (гро­шові чеки, векселі, доручення та ін.) складають на спеціальних бла­нках, які виготовляються так, щоб їх не можна було підробити (внести якісь виправлення). Такі бланки друкують на папері з водя­ними знаками або вони мають інші елементи захисту від підробок, їх називають бланками суворої звітності і за їх використанням встановлюється особливий контроль.

Але існують і неуніфіковані і нестандартні документи. В біль­шості випадків вони є внутрішніми документами підприємства або оформляються ними, як правило, специфічні господарські операції, які зустрічаються рідко. Тому в практичній роботі бухгалтера зу­стрічаються ситуації, коли бухгалтер сам складає документ. Щоб скласти документ, необхідно знати обов'язкові реквізити¹ будь-якого документу. Це: назва підприємства, від імені якого складено документ, назва документу, його номер, дата складання (число, мі­сяць, рік), зміст господарської операції та її вимірники (натуральні, грошові, трудові), підписи посадових осіб, відповідальних за здійс­нення операції і правильність її оформлення. Безумовно, в залеж-

^{_______________________________________________________________________________}

¹ Показники, що містяться в документі і характеризують операцію називаються реквізита­ми ( від латинського recvisitum — потрібне, необхідне)

149

ності від характеру господарської операції, в документах наводять­ся і інші реквізити.

Бухгалтерські документи класифікуються за різними ознаками: за призначенням, за характером задокументованих операцій, за обсягом операцій, за способом використання, за змістом скла­дання, за кількістю відображених об'єктів, за технікою скла­дання і опрацювання і т.д.

За призначенням документи поділяються на розпорядні, ви­конавчі, бухгалтерського оформлення та комбіновані.

Розпорядні - це документи, в яких міститься розпорядження на виконання певної господарської операції: наказ на відрядження, платіжне доручення банку на перерахування грошових коштів з ра­хунку підприємства іншому клієнту.

Виконавчі документи - підтверджують факт здійснення госпо­дарської операції: авансовий звіт, прибутковий ордер на матеріали тощо.

Документи бухгалтерського оформлення складаються праців­никами бухгалтерії на підставі розпорядних та виконавчих докуме­нтів: відомість нарахованої заробітної плати працівникам, різні бу­хгалтерські довідки, тощо. Вони не відображають безпосередньо господарську операцію, тому самостійного значення не мають, але вони дають можливість оформляти дані виконавчих та розпорядних документів в різного роду таблицях з метою спрощення подальшо­го відображення їх у бухгалтерському обліку. Якщо в одному до­кументі поєднюються ознаки перелічених вище документів, то вони називаються комбінованими. До таких документів належать прибу­ткові і видаткові касові ордери, наряди на виконані роботи та інше.

За характером документованих операцій документи поділя­ються на грошові, матеріальні та розрахункові.

Грошові - це документи, якими оформляються операції, пов'язані з грошовими коштами: грошові чеки, прибуткові та вида­ткові касові ордери та інше.

Матеріальними документами оформлюється рух матеріальних цінностей: лімітні картки, прибуткові (матеріальні) ордери, тощо.

Розрахункові документи використовуються при оформленні розрахунків між підприємством та різними контрагентами: платіж­не доручення.

За обсягом операцій документи поділяються на одиничні і зведені.

150

Одиничні документи складаються з метою відображення однієї господарської операції: видатковий касовий ордер, грошовий чек.

Зведені - це ті, які складаються способом узагальнення даних за разовими документами: авансовий звіт.

За способом використання документи поділяються на разові та накопичувальні.

Разові документи складаються на кожну господарську опера­цію : видатковий або прибутковий касові ордери.

У накопичувальних документах відображаються ряд однорід­них господарських операцій по мірі їх здійснення: лімітно-забірна картка.

За місцем складання документи поділяються на внутрішні і

зовнішні.

Внутрішні складаються на тому підприємстві, на якому здійс­нилась господарська операція: касові прибуткові та видаткові орде­ра.

Зовнішні документи надходять від інших підприємств: рахунок на оплату продукції від постачальника.

За кількістю відображених об'єктів господарські операції поділяються на однопозиційні та багатопозиційні.

В однопозиційних документах відображають один об'єкт облі­ку: видатковий касовий ордер.

В багатопозиційних. документах відображається декілька об'єктів обліку: відомість на видачу заробітної плати.

За технікою складання документи поділяються на такі, що складаються вручну, і на документи, що складаються за допомогою обчислювальної техніки: майже всі документи можуть бути скла­дені вручну або з допомогою обчислювальної техніки.

Розглянуту класифікацію бухгалтерських документів можна представити схематично (рис. 7.1).

151

Рисунок 7.1 - Класифікація бухгалтерських документів

152