Пояснювальна записка

Термін «пояснювальна записка» використовується для назви двох видів документів:

1. вступна частина іншого документу ( плану, програми тощо) , у якій обґрунтовується мета його створення, структура, зміст, термін дії , функціональне призначення, актуальність і новизна;

2. довідково-інформаційний документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи ( найчастіше – порушення дисципліни, невиконання роботи).

Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, у деяких випадках – з ініціативи підлеглого.

Пояснювальна записка, яка не входить за межі установи, оформляється на бланку або стандартному аркуші із зазначенням таких реквізитів:

1. Адресата;

2. Назва виду документа;

3. Коду;

4. Прізвища (адреси) адресата;

5. Заголовку;

6. Тексту;

7. Дати складання;

8. Підпису.

Якщо записка направляється за межі установи, її оформляють на бланку і реєструють.

Зразок:

Дифектологічний факультет Ректорові університету

проф. Матвійчуку К. Є.

старости групи 14-99

Гнаткевича В. І.

21.07.95 №13

Пояснювальна записка про порушення навчальної дисципліни

Студенти 14-ї групи спеціальності «Сурдопедагогіка і українська мова» не з’явилися на заняття з педагогіки (ІІ пара) тому, що відвідували виставку комп’ютерів.

Виставку організовувала науково-виробнича фірма «Інтеграл» і запросила студентів на 11 годину.

Староста 14-ї групи (підпис) В. І. Гнаткевич

Доповідна записка

Доповідна записка - адресований керівникові установи документ, у якому міститься інформація про певний факт чи подію у вигляді прохання і повідомлення з висновками і пропозиціями.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок.

3. Прізвище, ініціали, посада адресата ( кому подається записка).

4. Прізвище, ініціали, посада адресанта (хто подає).

5. Текст.

6. Дата подання.

7. Підпис.

Зразок:

Деканові фізико-математичного

факультету

Михайлишину М.М.

Завідувача кафедра української

мови

Стельмаха М.С.