7. Управление информационными потоками на предприятии

Работа с информацией является основополагающим элементом всей деятельности менеджера, поэтому необходимо:

1. ознакомится с содержанием и типами данных и информации, которые необходимы для результативной и эффективной деятельности. Определите основные категории данных и информации, с которыми Вам пришлось иметь на рабочем месте:

   1. Информация, которую Вы регулярно получаете от сотрудников (например, ежемесячные распечатки из финансового отдела, данные из отдела кадров и т.д.);

   2. Информация, которая необходима для выяснения каких-либо аспектов деятельности (например, сколько покупателей Вы ожидаете на следующей неделе, сколько компаний ждут просроченных поставок продукции, какая часть отпуска не использована кем-либо из работников и т.д.);

   3. Информация из внешних источников (например, указания вышестоящих органов, постановления государственных органов, отраслевые материалы);

   4. Информация, которую Вам следует передать другим лицам (например, информационные бюллетени, служебные записки, решения Вашего руководства, сообщения о новых разработках или о других аспектах деятельности, претензии заказчиков или потребителей услуг и т.п.);

Для каждого вида, получаемой информации укажите способ получения или передачи информации (например, устно или в личной беседе, из сообщения не доске объявлений, по электронной почте, с курьером, по почте, через Интернет и т.д.). В приложения необходимо включить документы, которые представляют рассмотренные категории данных и информации (служебные записки, приказы, распоряжения, ведомости и т.д.)

2. Описать циркуляцию информационных потоков в организации:

   1. Информационный обмен между персоналом передней линии и потребителями организации (например, данные о клиентах, потребителях, база данных клиентов, заказы, заявки и т.д.);

   2. Показать прохождение информации с передней линии вверх по ступеням управленческой иерархии организации;

   3. Показать передачу информации о стратегических целях вниз персоналу передней линии;

   4. Горизонтальные потоки информации: обмен информацией между персоналом и подразделениями, имеющими различные операционные и стратегические обязанности.

3. Охарактеризовать и проанализировать собственные информационные потребности, касающиеся различных типов управленческих решений. К наиболее важным управленческим решениям относятся решения в области мониторинга процессов и оценки эффективности.

Опишите способ мониторинга какого-либо процесса и его оценки. Укажите, какая информация используется, укажите источник. Например:

Аспект управления	Информация для мониторинга	Информация для оценки
Персонал	Рабочие планы, ежедневные записи, отчеты	Наблюдение и оценка результатов, уровней стресса и удовлетворение от результатов деятельности
Финансы	Отчеты о бюджете, исходный, фактический, отклонения в затратах	Итоговое соотношение доходов и расходов
Материальные ресурсы (оборудование, помещения)	Статьи соответствующих расходов в бюджетах; наблюдение за использованием ресурсов	Ретроспективный отчет, в котором количественно оценивается использование и фактическая стоимость различных ресурсов
Отношения с потребителями (внутренними и/или внешними)	Периодические устные и письменные контакты с наиболее значимыми потребителями по поводу хода дел и степени удовлетворенности	Формальное исследование удовлетворенности процессом и результатами
Качество	Результаты проверок отдельных элементов на различных промежуточных этапах	Формальное исследование удовлетворенности потребителей результатами и выявление причин неудовлетворенности в случае наличия таковых
Отношения с высшим руководством	Регулярные письменные отчеты, включая бюджетные сводки; неформальное представление результатов завершения промежуточных этапов	Запись об оценке
Процесс разработки и реализации	Рабочие планы и отчеты и достигнутых результатах	Формальное исследование удовлетворенности потребителей процессом; неофициальный аналитический отчет, содержащий информацию о вкладе других сотрудников, с описанием имевших место процессов

Определите ключевые аспекты управления. Для каждого аспекта управления назовите один-два источника информации необходимой для мониторинга и оценки управления. Определите, вся ли информация доступна, ценна, уместна, есть ли какие-либо проблемы. Резюмируйте свои выводы и определите, какие действия необходимо предпринять, чтобы улучшить управление информацией в контексте общей управленческой деятельности.