Трудова угода - одна з основ виникнення цивільних прав і обов'язків. Це вольовий акт, дозволений законом, спрямований на досягнення бажаних для його учасників юридичних результатів.

Така угода укладається на двосторонній основі між власником або уповноваженим ним органом (замовником) і громадянином (підрядчи­ком) обов'язково в письмовій формі. Вона регулюється положеннями Цивільного кодексу України.

Однією з форм трудової угоди є договір підряду. Він є правовою формою відносин, пов'язаних із виконанням різноманітних робіт.

Предметом договору підряду (трудової угоди) є результат, якого має бути досягнуто шляхом виконання завдання замовника.

Договори підряду (трудової угоди) схожі на трудові договори в тому, що вони теж пов'язані трудовими відносинами з однією зі сторін.

Разом із тим підрядчик на відміну від працівника не підпорядко­вується правилам внутрішнього трудового розпорядку, що діє на під­приємстві, з яким він уклав угоду.

Однією з характерних особливостей договору підряду (трудової угоди) є те, що відповідно до цього договору підрядчик виконує робо­ти на свій ризик. Він не має права вимагати винагороди, якщо з пред­метом підряду (комплекс робіт, продукція, виріб та ін. ) що-небудь сталося або якщо з огляду на деякі обставини неможливо закінчити почату роботу. Негативні наслідки для підрядчика можуть настати в разі несподіваної затримки виконання робіт, випадкового їхнього по­гіршення або подорожчання.

Характеристика — офіційний документ, що видає адміністрація підприємства, установи, організації своєму співробітникові при рішенні ряду питань (таких як надходження в навчальний заклад, відряджання на роботу в іншу країну, атестація на посаду і т.п.). У характеристиці даються відгук про службову діяльність співробітника, оцінка його ділових і особистих якостей. Реквізити характеристики: назва виду документа (характеристика); указівка посади особи, якому в'їдається характеристика; найменування організації, що видає характеристику; ім'я, по батькові і прізвищі співробітника; текст; підпису; печатка. У тексті характеристики можна виділити логічно зв'язані між собою складові частини: анкетні дані, що випливають за назвою документа; дані про трудову діяльність (спеціальність, тривалість роботи на даному підприємстві або в організації, зведення про просування по службі, рівень професійної майстерності і т.п.); власне характеристика, тобто оцінка особовісних і деловых якостей (відношення до роботи, підвищення професійного і культурного рівня, поводження в побуті, відношення до колег); наявність у сотрудниканаград і інших службових заохочень; висновок, у якому вказується призначення характеристики. Характеристику видають працівникові на руки або з його відома пересилають установі, організації, підприємству, що її запросили.

Працівник обов'язково ознайомлюється з виданою на нього харак­теристикою, про що робиться відповідний запис. Характеристика, як правило, видається на руки або, з відома працівника, посилаєть­ся в установу (організацію), яка прислала запит на неї.

Звітні документи — це різні державні статистичні звіти про роботу з кадрами, результати аналізу якісного складу кадрів, плинності кадрів і ін.

За походженням документи бувають службові й особові. Службовими називають документи, що відбивають діяльність підприємств, організацій і їхніх окремих підрозділів; особистими — листа, заяви, складені окремими особами (заяви про прийом на роботу, про надання відпустки без змісту і т.д.).

За місцем виникнення документи поділяються на зовнішні і внутрішні. До внутрішнього належать документи, що створюються і застосовуються усередині даної установи, до зовнішніх — документи, що надходять з інших організацій, підприємств, установ.

За терміновістю розрізняють документи досить термінові, термінові та нетермінові. Досить термінові і термінові вимагають виконання раніше загального терміну, установленого нормативними актами для виконання такого роду документів. Терміновість, як правило, вказується в резолюції керівника або на документі проставляється гриф, що означає позачерговість і незамедлительность виконання. З нетерміновими документами працюють за загальними правилами і ніяким грифом на них не ставлять.

За гласністю розрізняють документи секретні, несекретні і для службового користування. Із секретними документами працюють співробітники, що мають до них доступ. Несекретні документи можуть публікуватися у відкритій печатці.

За формою документи поділяються на індивідуальні і типові. Індивідуальними називають документи, текст яких характерний для кожного створюваного заново документа і не повторюється в інші. Типові документи відбивають однотипні управлінські ситуації і складаються на основі тексту, узятого як зразок (особовий листок по обліку кадрів, особиста картка, прийомна записка й ін.).

За термінами збереження документи бувають постійного, довгострокового (більш 10 років) і тимчасового (до 10 років) збереження.

Підготовка документів до подальшого збереження і використання включає експертизу їхньої практичної цінності, формування справ, їхній опис, забезпечення схоронності документів у відділі кадрів, передачу справ в архів підприємства, організації.

Експертиза документів — це визначення їх соціального й іншого значення з метою добору на збереження і встановлення термінів збереження. Експертиза цінності документів здійснюється в три етапи.

Перший етап експертизи проводиться на стадії поточної роботи з документами: при розробці номенклатури справ відділу кадрів, коли визначають цінність майбутнього справи на підставі переліків документів і досвіду роботи; при реєстрації у відділі кадрів, коли визначається їхня приналежність до конкретної справи з позначеним на його обкладинці терміном збереження.

Другий етап експертизи здійснюється на стадії підготовки справ для передачі в архів підприємства після завершення роботи з ними.

Третій етап експертизи проводиться на стадії підготовки справ для передачі на державне збереження.

Для оцінки застосовуються наступні критерії цінності документів: значимість змісту; час і місце створення; дійсність і копійність; юридична чинність; фізичний стан. Критерій значимості змісту — найважливіший.

Юридичною чинністю володіють тільки правильно оформлені документи.

При експертизі цінності документів важливим довідковим посібником є різні види переліків документів. На підприємствах, в організаціях розробляються переліки типових документів із вказівкою термінів їх збереження, а також перелік документів з термінами збереження до п'яти років, що підлягають знищенню без твердження архівною установою, і перелік документів, що підлягають прийому до державного архіву.

Основним завданням експертних комісій є забезпечення регулярного збору, добору і підготовки документів до архівного збереження після завершення їхнім діловодством. Експертні комісії керуються діючими правилами, інструкціями, переліками і номенклатурами справ.

Експертна комісія підприємства виконує наступні функції: розглядає проекти номенклатур справ підприємства (організації) і структурних підрозділів; організує щорічний добір документів на збереження і знищення; розглядає опис справ постійного збереження, що підлягають передачі в державний архів, і опис справ по особовому складу постійного і тимчасового збереження; розглядає акти про виділення до знищення справ; розглядає пропозиції про зміні термінів збереження окремих категорій документів; здійснює контроль за діяльністю експертних комісій структурних підрозділів.

Засідання експертної комісії оформляються протоколами, а добір документів і справ на знищення — актом, що затверджується керівництвом підприємства.

Документаційне забезпечення управління кадрами

Документаційне забезпечення управління — це діяльність апарату управління, що охоплюють питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення їм управлінських функцій.

Основою діяльності служб персоналу є облік, звітність і ведення організаційно-розпорядницької документації, що включає три основні групи документів: організаційні (положення, інструкції, правила, статути); розпорядницькі (накази, розпорядження, постанови, вирішення, указівки, рекомендації); довідково-інформаційні (листа, звіти, акти, протоколи, оглядові і доповідні записки, переліки, довідки, списки й ін.).

Найбільш важливі питання організації кадрового діловодства визначаються основними положеннями єдиної державної системи діловодства. Формується номенклатура справ, що представляє собою затверджений у встановленому порядку систематизований список найменувань справ з вказівкою термінів збереження. Номенклатури справ складаються на основі зразкових і типових номенклатур, що розробляються і затверджуються міністерствами і відомствами за узгодженням з архівними установами.

До складання номенклатури справ проводиться наступна робота:

• визначаються документи для включення в номенклатуру, найменування справ (наприклад, "Звіти про роботу з кадрами в 2001 році");

• встановлюється порядок розташування справ (класифікаційна схема номенклатури — її послідовність);

• визначаються терміни збереження справ і система їхньої індексації;

• оформляється, узгоджується і затверджується номенклатура справ. Первинними документами по обліку кадрів на підприємстві (в організації) є накази (розпорядження) про прийом на роботу, звільненні і перекладі на іншу роботу, записки про надання відпусток, на підставі яких роблять відповідні записи в облікових документах (особових картках, трудових книжках і ін.).

Особові картки заповнюються відділом кадрів на всіх працівників, прийнятих на постійну, тимчасову або сезонну роботу, на підставі опитування і відповідних документів: паспорта, диплома, трудової книжки, посвідчення й ін. Про всі наступні зміни в трудовому шляху працівника в особових картках робляться відповідні відмітки, після ознайомлення з якими він ставить свій підпис.

На фахівців з вищим освітум крім особистої картки заповнюється також облікова картка.

Особові картки працівників комплектуються по структурних підрозділах підприємства за абеткою. Вони складають картотеку особового складу організації. За даними особових карток ведуть облік чисельності, складу працівників і його змін відповідно до типової і галузевої інструкцій зі статистики чисельності робітників та службовців. Особові картки працівників після їхнього звільнення зберігаються у відділі кадрів підприємства протягом двох років, а потім в архіві підприємства ще 33 роки.

На керівників, фахівців, а також матеріально відповідальних осіб крім особових і облікових карток у відділі кадрів ведуться особові справи, що являють собою набір різних документів, що характеризують їх біографічні, ділові й особовісні якості. Особові справи систематизуються за абеткою або по структурних підрозділах відповідно до затвердженого штатного розкладу. У них входять такі документи: опис документів, особовий листок по обліку кадрів, доповнення до особового листка по обліку кадрів, автобіографія, копії документів про освіту, заява про прийом на роботу, копії подань для призначення або твердження в посаді, копії матеріалів за результатами конкурсів фахівців і виборів керівників, характеристики (відкликання), атестаційні аркуші, копії наказів про заохочення і стягнення, інші документи, що характеризують працівника. Кожній особовій справі привласнюють порядковий номер, що відповідає номерові в штатно-посадовій книзі, що записують в алфавітну книгу особових справ підприємства.

Штатно-посадова книга являє собою основний робочий документ відділу кадрів, що відбиває стан укомплектованості апарата підприємства, організації і їхніх підрозділів керівниками, фахівцями і службовцями. Зазначену книгу складають на основі штатного розкладу за такою формою: номер один по одному, найменування підрозділів і посад, посадовий оклад (ставка); категорія персоналу, прізвище, ім'я, по батькові, рік народження, освіту і спеціальність, дата і номер наказу про призначення на посаду.

Для одержання різних довідок про працюючих, переведених, вибулих, про загальний і безперервний стаж роботи для оцінки в бюлетенях соціального страхування у відділі кадрів ведеться алфавітна книга, куди запис вносять одночасно з оформленням наказів про прийом, переклад, звільнення працівників.

Заповнення особового листка по обліку кадрів працівник проводить власноручно, відповідаючи на всі поставлені питання: прізвище, ім'я, по батькові; стать; рік, число і місяць народження; освіту (указується назва і місцезнаходження навчального закладу, найменування отриманої спеціальності і кваліфікації по диплому); володіння іноземними мовами; учений ступінь і учене звання; наукові праці і винаходи; виконувана робота з початку трудової діяльності; державні й інші нагороди; відношення до військового обов'язку і військове звання; родиний стан; домашня адреса; дата заповнення. Наприкінці листка по обліку кадрів ставиться особистий підпис його особи, що заповнює.

Організація обліку і звітності по кадрах

Крім обліку особового складу підприємства (організації) служба персоналу веде облік і по інших напрямках, наприклад облік відпусток, трудових книжок, резерву на висування, стягнень, заохочень і ін.

Порядок оформлення й обліку відпусток. Відпустку оформляють у відділі кадрів, де вносять запис про чергову відпустку в особисту картку і журнал обліку відпусток. По закінченні поточного місяця працівник по кадрам, що відають обліком відпусток, підбиває підсумок кількості працівників, що знаходилися в різного роду відпустках, і складає зведену довідку.

Облік і ведення трудових книжок робітників та службовців здійснюються в порядку, передбаченому інструкцією.

Трудова книжка є основним документом, що підтверджує трудову діяльність працівника. Трудові книжки ведуться на всіх праців­ників підприємств, установ і організацій усіх форм власності, які відпрацювали на них більше 5 днів (ст. 48 КЗпП України).

Трудові книжки не ведуться на працівників, які працюють на умо­вах трудового договору в підприємців, що не мають статусу юридич­ної особи, а також в обслуговуванні окремих громадян (домробітниці, няньки, шофери, охоронці та ін.), їхня робота підтверджується довід­кою організації, за участю якої було укладено трудовий договір між наймачем і працівником, а також довідкою про сплату внесків до Фонду державного соціального страхування.

Особи, котрі влаштовуються на роботу вперше, зобов'язані пред'явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку, а військовослужбовці, звільнені зі складу Збройних Сил — військовий квиток.

Трудові книжки раніше встановленого зразка обміну не підляга­ють. Трудові книжки зберігаються на підприємствах, в установах, організаціях як документ суворої звітності. При звільненні працівни­ка трудова книжка видається йому під розписку в журналі обліку.

Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок несе керівник підприємства, установи, організа­ції (Постанова Кабінету Міністрів України від 27.04.93 № 301 "Про трудові книжки працівників").

Відповідальність за вчасне і правильне заповнення трудових кни­жок, облік, збереження і видачу їх покладається на спеціально упов­новажену особу, призначувану наказом (розпорядженням) керівника підприємства, установи, організації.

Ведення трудових книжок. Якщо трудову книжку видано вперше, то запис у ній робиться власником або уповноваженим ним органом не пізніше тижневого терміну з дня прийому на роботу. До трудової книжки заносяться: відомості про працівника: прізвище, ім'я та по батькові, дата народження; відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звіль­нення; відомості про нагородження державними нагородами й відзна­ками України, про заохочення за успіхи в роботі й відповідно до чин­ ного законодавства України; відомості про відкриття, винаходи й раціоналізаторські пропо­зиції, підтверджені посвідченнями та дипломами, а також про виплачені у зв'язку з цим винагороди.

Усі записи в трудовій книжці про прийом на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагородження й заохочення вносяться після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого терміну, в разі звільнення — в день звільнення і мають точно відповідати змісту наказу (розпорядження).

З кожним записом, що вноситься до трудової книжки, власник або уповноважений ним орган зобов'язаний ознайомити працівника під розписку в особовій картці (типова відомча фор-№ П-2, затверджена наказом Міністерства статистики України від 10.95 № 277), в якій має повторюватися запис із трудової книжки).