Справка: Использование Мастера подстановок при вводе данных в таблицы

Мастер подстановок позволяет формировать для нужного поля список значений, который может содержать данные другой таблицы или запроса, либо состоять из фиксированного набора значений. В обоих случаях Мастер подстановок облегчает ввод данных и обеспечивает их достоверность.

После того как выбран тип поля Мастер подстановок в режиме Конструктора запускается пошаговое Создание подстановки.

Процесс создания списка с фиксированными значениями:

Список с фиксированными значениями используется в тех случаях, когда набор значений в поле строго ограничен.

На первом шаге Мастера подстановок следует выбрать опцию фиксированный набор значений.

На втором шаге нужно указать число столбцов списка и создать список этих значений (в данном примере записать в список факультеты данного ВУЗа).

На третьем шаге задать подпись которую содержит столбец подстановки (например, Факультеты).

После чего можно завершить процесс создания списка и сохранить изменения в структуре.

Теперь при вводе данных в поле Факультет нет необходимости печатать значения, а достаточно просто выбрать из предлагаемого списка нужное.

Процесс создания списка значений, который может содержать данные другой таблицы или запроса:

На первом шаге Мастера подстановок следует выбрать опцию источник формирования списка: на основе данных таблицы/запроса.

На втором шаге из приведенного списка таблиц/запросов следует выбрать таблицу/запрос, являющуюся источником данных для списка. Такой таблицей является таблица «Данные о студентах», т.к. она послужит источником данных для списка номеров зачеток.

На третьем шаге из списка Доступные поля нужно выбрать поля, значения которых фигурируют в списке. В данном случае можно выбрать поля Фамилия и Имя , которые сделают список более информативным или Номер зачетки.

После этого можно нажать кнопку Готово для завершения процесса проектирования комбинированного списка.

Сохранив проект таблицы, можно открыть таблицу Экзамены и просмотреть результат работы.

6. Вводите не менее 12 записей в таблицу «Данные о студентах» в режиме таблицы. Для сохранения записей достаточно просто закрыть окно таблицы.

7. Для создания структуры неключевой таблицы «Экзамены» рекомендуется использовать Режим Конструктора

Структура таблицы «Экзамены»:

Имя поля	Тип поля	Свойства
Номер зачетки	Мастер подстановок.		Используя для подстановки данные из таблицы Студенты. В качестве доступных при подстановке полей выбрать Фамилию и Имя. Поле объявить индексированным со значением Совпадения допускаются.
Предмет	Мастер подстановок.		Взяв в качестве источника данных фиксированный набор значений: математика, информатика, история
Оценка	Числовой
Дата сдачи	Дата\Время		Формат: **.**.****

Внимание! При сохранении структуры неключевой таблицы MS Access может предупредить об отсутствии ключевого поля и предложит создать это поле сейчас. В данном случае следует отказаться от этого.

8. Прежде чем ввести данные в таблицу «Экзамены» необходимо установить между таблицами связь типа «Один-ко-многим». Для этого:

1. Вызвать окно Схема данных и окно Добавление таблицы: Сервис/Схема данных или кнопка на Панели инструментов).

2. Добавить в схему данных обе таблицы «Данные о студентах» и «Экзамены»: выделить имя таблицы и нажать кнопку Добавить (рис.3.). После этого данное окно можно закрыть. В окне Схема данных появятся имена всех указанных таблиц вместе со списками полей. Имена общих полей выделены полужирным шрифтом.

Рисунок 3. Вид окон: Схема данных и Добавление таблицы.

3. Установить в окне схемы данных связь между таблицами по полю Номер зачетки: выделить ключевое поле ключевой таблицы – Номер зачетки таблицы «Данные о студентах», нажать левую кнопку мыши, перетащить ее курсор на аналогичное поле в связываемой таблице, после чего кнопку мыши отпустить. В результате появится диалоговое окно Связи (рис.4).

Рисунок 4. Диалоговое окно Связи.

4. В окне Связи включить переключатель Обеспечение целостности данных, чтобы в связанных таблицах не нарушалась целостность данных, включить опции Каскадное обновление связанных полей (при изменении какого-либо значения ключевого поля в ключевой таблице Access автоматически обновит значения этого поля для соответствующих записей во всех связанных таблицах.) и Каскадное удаление связанных полей (при удалении одной из записей в ключевой таблице приведет к удалению тех записей в таблице со стороны "много", которые имеют такое же значение ключа).

Если все манипуляции по созданию таблиц были правильно проделаны, то тип связи: один-ко-многим определиться автоматически.

5. Для завершения процесса создания связей, нужно щелкнуть по кнопке Создать. После чего Access нарисует линию между таблицами в окне Схема данных, указывающую на наличие связи между ними (рис.5).

Рисунок 5. Вид установленной связи (1: ∞).

6. Закрыть окно Связи.

1. В режиме таблицы ввести данные в таблицу «Экзамены», используя созданный с помощью Мастера подстановок список в поле Номер зачетки и в поле Предмет.

2. Для проверки соблюдения целостности данных при работе с таблицами нужно:

1. изменить значение ключевого поля (Номер зачетки) для одной из записей в таблице Студенты. Перейти в таблицу Экзамены и проверить, изменилось ли в ней значение общего поля для соответствующих записей;

2. удалить одну из записей в таблице «Данные о студентах». Перейти в таблицу «Экзамены» и проверить, удалены ли в ней соответствующие записи.

Внимание! После редактирования таблицы «Данные о студентах» нужно сначала сохранить в ней изменения, а затем переходить в неключевую таблицу.

11. Закрыть все таблицы.

12. В режиме Конструктора таблицы «Данные о студентах» произвести в ее структуре следующие изменения. Добавить поля:

• Город (тип поля – текстовое, в свойстве Значение по умолчанию задать значение: Оренбург),

• Адрес (тип поля - поле МЕМО),

• Телефон (тип поля - Числовой, размер поля - Длинное целое, установить Маску ввода: 00-00-00)).

Чтобы перейти в режим Конструктора таблицы «Данные о студентах», необходимо выделить ее и нажать кнопку на Панели инструментов .

13. Ввести данные в поля Город, Адрес, Телефон в режиме таблицы.

14. В одной из записей попробовать внести в поле Курс значение, отличное от 1.

15. Вызвать окно для изменения Схемы данных. Скрыть одну из таблиц, включенных в схему данных. Например, Экзамены. Для этого: щелкнуть правой кнопкой по таблице «Экзамены», появиться контекстное меню , где необходимо выбрать команду Скрыть таблицу.

16. Затем отобразить все прямые связи. Для этого: щелкнуть правой кнопкой по таблице «Данные о студентах», появиться контекстное меню , где необходимо выбрать команду Отобразить прямые связи.

Под макетом таблицы подразумевают ее представление на экране, или внешний вид. Макет таблицы никак не связан с ее структурой. Поэтому если требуются чисто внешние изменения, то их можно сделать в режиме таблицы, не изменяя ее структуру. Для установки параметров макета таблицы используются соответствующие команды меню Формат.