1. Прагнути максимальної простоти і ясності (але не примітивності) викладу:
а) у всіх випадках, коли це не шкодить змістові, намагатися викласти думку простим реченням;
б) активно використовувати в тексті усталені в офіційно-діловому стилі словосполучення та стійкі вислови;
в) уникати називання тих же понять і реалій різними лексичними одиницями (синонімами, перифразами), плеоназмів і тавтології (своя автобіографія, у травні місяці, спільне співробітництво - повинно бути: автобіографія, у травні, співробітництво), невиправданого використання іншомовних слів тощо;
г) строго дотримуватися прямого порядку слів у реченні (підмет мусить стояти перед присудком, узгоджене означення - перед означуваним словом, а неузгоджене – після нього, додаток - після дієслова, обставини часу і місця та вставні слова - на початку речення), вдаватися до інверсії лише у виняткових випадках;
д) для скорочення тексту (зокрема, вказуючи на причини прийняття того чи того рішення) вживати дієприслівникові звороти, ставлячи їх на початку речення і пильно слідкуючи за тим, щоб не спотворити зміст;
ж) використовувати загальноприйняті скорочення та абревіатури.
2. Домагатися чіткості й логічності викладу:
а) виразно відділяти усі структурні елементи тексту;
б) кожний новий блок інформації розпочинати з абзацу;
в) активно використовувати у тексті переліки, класифікації, узагальнювальні слова при однорідних членах речення, підсумкові конструкції тощо;
г) при наявності цифрової інформації представляти її у вигляді таблиць і схем.
3. Домагатися відповідності тексту документа вимогам офіційно-ділового стилю та нормам сучасної української літературної мови:
а) не допускати вживання в тексті емоційно забарвлених морфем, слів, виразів;
б) використовувати лише загальноприйняті літературні терміни та поняття, уникати розмовних, просторічних, діалектних елементів;
в) замість особових займенників вживати іменники, виклад вести переважно від третьої особи;
г) не допускати відтворення в тексті суб'єктивного ставлення до фактів, явищ, про які йдеться.
Вимоги до мови документів |
||||
Об’єктивність (відсутність суб’єктивних характеристик):
|
Логічна послідовність:
|
Переконливість і доказовість:
|
Уніфікація і стандартизація:
|
Ясність викладу і точність опису:
|
Загальні вимоги до мови документів
Документи та їх призначення
Документ (матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію,. оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу) |
||
джерело і носій інформації |
спосіб удосконалення внутрішньої організації підприємства чи установи |
підстава для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи |
Вимоги до документів
Документ |
||||
має видаватися повноважним органом відповідно до його компетенції |
має не суперечити чинному законодавству і вказівкам вищих органів |
має бути складеним за встановленою формою |
має бути достовірним, відповідати завданням і базуватися на фактах |
має бути бездоганно відредагованим і оформленим |
Класифікація документів
Ознаки класифікації |
Групи документів |
за найменуванням |
накази, розпорядження, акти, угоди, протоколи, листи тощо |
за походженням |
внутрішні / зовнішні |
за напрямком |
вхідні / вихідні |
за складністю |
прості / складні |
за формою |
стандартні / індивідуальні (з низьким рівнем стандартизації) |
за стадіями створення |
оригінали / копії |
за терміном виконання |
звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові |
за секретністю (за ступенем гласності) |
для службового користування (ДСК), секретні, цілком секретні |
за терміном зберігання |
постійного зберігання, тривалого зберігання (понад 10 р.), тимчасового зберігання (до 10 р.) |