Билет 44

Вставка, удаление и перемещение рабочих ячеек

Рабочие листы книги, создаваемой по умолчанию программой Excel после запуска, имеют названия Jlucт 1, Лист 2 и т.д. Для присвоения листу смыслового имени, отражающего содержание листа, следует щелкнуть правой кнопкой мыши на ярлычке листа и в контекстом меню выбрать команду Переименовать.

В контекстном меню листа находятся и другие команды для управления рабочими листами. Команда Удалить позволяет удалить активный рабочий лист. Команда Добавить... открывает диалоговое окно Вставка, где на вкладке Общие задается тип вставляемого рабочего листа. В результате двойного щелчка на пункте Лист будет вставлен следующий лист книги, а на пункте Диаграмма — будет запущен Мастер диаграмм.

Адрес ячейки

После вызова программы Excel на экране появляется рабочая книга с тремя листами. Эти созданные по умолчанию листы представляют собой таблицы, однако в состав книги могут входить и листы, предназначенные для работы с диаграммами и макрокомандами. На листах таблиц в строке заголовков столбцов находятся имена столбцов, обозначенные буквами алфавита, начиная с буквы А. Общее число столбцов листа равно 256, поэтому для обозначения используются не только одиночные буквы, но и пары: после столбца Z следуют столбцы АА, АВ, АС и т.д. Строки нумеруются цифрами. Номера строк стоят слева от соответствующих строк, образуя столбец заголовков. Таблица может содержать до 65536=216 строк. Имена столбцов и номера строк реализуют систему адресации, в рамках которой каждой ячейке приписан уникальный адрес: например, А1 обозначает верхнюю левую ячейку таблицы. Названия столбца и строки активной ячейки выделяются в столбце и строке заголовка по сравнению с остальными ячейками.

В программе Excel может использоваться еще один способ обозначения адресов ячеек, в рамках которого и строка и столбец обозначаются соответствующим порядковым номером. При этом перед номером строки ставится буква R, а перед номером столбца - С. В этом случае адрес первой ячейки таблицы будет иметь вид R1C1.

Перемещение от ячейки к ячейке

Для перемещения по рабочему листу в Excel предусмотрено несколько различных способов. Нужную ячейку можно выбрать щелчком мыши, перейти к ней с помощью навигационных клавиш со стрелками или клавиши [Tab], а также можно ввести в левое поле строки формул - поле Имя - адрес нужной ячейки и нажать на клавишу <Enter>. Все эти действия приводят к активизации указанной ячейки.

Отметим также клавишные команды:

<Ctrl>+<PgDn> - переход на следующий лист;

<Ctrl>+<PgUp> - переход на предыдущий лист;

<Ctrl>+<Home> - переход в ячейку A1;

<Ctrl>+<End> - переход в ячейку, находящуюся на пересечении последнего непустого столбца и последней непустой строки.

Дополнительные команды:

Команды переходов

Комбинация клавиш в пустой таблице в заполненной таблице

<Ctrl>+<Стрелка вниз> в последнюю строку в конец текущего заполненного блока,

либо в начало следующего

<Ctrl>+<Стрелка вверх> в первую строку в начало текущего заполненного блока,

либо в конец предыдущего

<Ctrl>+<Стрелка вправо> в последний столбец в конец текущего заполненного блока, либо в начало следующего

<Ctrl>+<Стрелка влево> в первый столбец в начало текущего заполненного блока, либо в конец предыдущего

Следует упомянуть еще одну процедуру, которая позволяет попасть в нужную ячейку с помощью имени ячейки. Если ячейкам были присвоены имена, то эти имена приведены в списке поля Имя (левое поле строки формул). Выбрав в нем необходимое имя, можно активизировать соответствующую ячейку.

Выделение информации в Excel

Для проведения вычислений, форматирования и других операций предварительно следует выделить те ячейки или области ячеек, к которым должна применяться нужная команда. Процедура выделения объектов в программе Excel выполняется с помощью мыши или клавиатуры. Можно выделить отдельную ячейку, область смежных ячеек или несколько несмежных ячеек, размещенных в разных местах одного или нескольких листов.

Выделение с помощью мыши

Для выделения с помощью мыши нескольких ячеек - блока - следует протащить указатель при нажатой левой кнопке мыши по области ячеек, которую нужно выделить. Если выделяемые ячейки или блоки несмежны, то во время их выделения следует удерживать нажатой клавишу <Ctrl>.

Для выделения частично заполненного блока нужно выделить любую ячейку внутри блока и нажать комбинацию клавиш <Ctrl>+<Gray*> (<Gray*> – серая клавиша “*” на малой клавиатуре).

Выделенный блок можно переместить в новое положение вместе с записанной в нем информацией. Для этого следует подвести курсор к границе блока (курсор примет вид стрелки) и при нажатой левой кнопке мыши подвинуть блок в нужное место.

Для снятия выделения достаточно щелкнуть мышью по любой невыделенной ячейке рабочего листа (если выделены все ячейки, то можно щелкнуть по любой ячейке).

При необходимости выделить весь столбец таблицы достаточно щелкнуть мышью на соответствующем заголовке столбца. Если требуется выделить несколько столбцов, то следует протащить указатель мыши по их заголовкам при нажатой левой кнопке мыши.

Если требуется выделить всю строку, следует поступить точно так же, как при выделении столбцов, только используя заголовки строк.

Для выделения всего рабочего листа следует щелкнуть на поле, расположенном на пересечении строки заголовков столбцов и столбца заголовков строк, имеющем вид серого квадратика без надписи.

Выделение с помощью клавиатуры

Для выделения нескольких ячеек с помощью клавиатуры необходимо выбрать ячейку в одном из углов выделяемой области и при нажатой клавише <Shift> расширить рамку выделения, нажимая нужные клавиши со стрелками.

Выделение ячеек на нескольких листах книги одновременно

Для того, чтобы выделить одинаковые области на нескольких листах, следует щелкнуть мышкой на ярлычках листов при нажатой клавише <Ctrl>. После этого все, что делается на одном из выбранных листов, будет повторяться на остальных листах. Отменить объединение листов можно с помощью команды контекстного меню Разгруппировать листы. Вызов контекстного меню, как обычно, производится щелчком правой кнопки мыши на ярлычке листа.

Ввод информации в ячейки

Для ввода информации следует щелчком мыши выбрать нужную ячейку и набрать на клавиатуре текст, число или формулу. Во время ввода содержимое одновременно появляется и в ячейке, и в поле ввода строки формул; левее поля ввода появляются галочка и крестик. Текст, выходящий за рамки столбца, продолжается в последующих ячейках, если они пусты. В противном случае изображение текста в ячейке обрезается. При этом часть текста, не поместившаяся в ячейке, не пропадает (она только не отображается), а, кроме того, в строке формул весь вводимый текст виден целиком. Если увеличить ширину столбца, в ячейке появится невидимая ранее часть текста. Ячейка может вместить до 32000 символов.

Завершить ввод можно нажатием следующих комбинаций клавиш: <Enter>, <Shift>+<Enter>, <Tab>, <Shift>+<Tab>; соответственно, после завершения ввода окажется выделенной соседняя ячейка снизу, сверху, справа или слева. Закончить ввод можно также, щелкнув мышкой на галочке в строке формул; в этом случае остается выделенной исходная ячейка.

Щелчок по крестику в строке формул означает отмену ввода и эквивалентен нажатию на клавишу <Esc>.

При необходимости изменить содержимое какой-либо ячейки ее следует выбрать и ввести новые данные. В результате текущее содержимое ячейки будет заменено новым. Если нет необходимости в полной замене всего содержимого ячейки, то следует перейти в режим редактирования. Для этого после выбора ячейки нужно нажать на клавишу F2 или щелкнуть мышкой в строке формул, или дважды щелкнуть по редактируемой ячейке.

Переходить в режим редактирования надо также и в том случае, если потребность изменить что-либо возникла в процессе ввода.

Название текущего режима: Ввод или Правка - указывается в строке состояния.

Если вводимый текст должен начинаться со знака равенства, то перед знаком равенства следует вставить одинарную кавычку (прямой апостроф). Это связано с тем, что текст, начинающийся со знака равенства, интерпретируется программой Excel как формула. Апостроф, который в активной ячейке не отображается (он виден только в строке формул), указывает программе Excel, что далее последует текст, а не формула.

Если листы сгруппированы, то информация вводится одновременно во все листы.

Скопировать содержимое блока можно, используя буферную память. Для этого выделим блок и введем команду Copy (выбрав эту команду в меню или на панели инструментов или нажав на клавиши <Ctrl>+<C>). Затем переместим курсор в левую верхнюю ячейку нового положения блока и введем команду Paste (<Ctrl>+<V>). Можно скопировать блок сразу в несколько мест. Чтобы закончить процесс копирования, нужно нажать на клавишу Esc.

Выделенный блок с записанной в нем информацией можно скопировать в новое место с помощью мыши. Для этого следует подвести курсор к границе блока и при нажатой правой кнопке мыши подвинуть блок в нужное место. Как только мы отпустим кнопку, откроется диалоговое окно, в котором можно выбрать, копировать ли все содержимое ячеек целиком вместе с расчетными формулами или только вычисленные значения и т.п.