4. Контроль за исполнением;

Контроль за исполнением документов и принятых решений - одна и важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов. Различают 1) контроль по существу решения вопроса или выполнения поручения; 2) контроль за сроками исполнении задания. Контроль по существу выполнения решений осуществляет руководитель или специально уполномоченные лица. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решён вопрос. Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу ДОУ. В небольшой организации за это отвечает секретарь. Контроль за сроками исполнения документов можно разделить на текущий и предупредительный. В ГОСТе Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закреплён контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Контроль за сроками исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов: постановка документов на контроль; проверка своевременности доведения документов до конкретного исполнителя; предварительная проверка и регулирование хода исполнения; снятие документа с контроля; учёт и обобщение хода и результатов исполнения документов. Постановка документов на контроль, то есть первый этап, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок. Во время постановки документа на контроль на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме. Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения. В таком случае необходимо разделить на этапы и контролировать выполнение задания по этапам. В течение срока исполнения документа должны осуществляться дополнительные проверки и регулирование хода исполнения. Их результаты также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители. Проверки могут проводится в устной и письменной форме. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель установивший контроль или по его поручению служба ДОУ. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнение и отправление его в дело (реквизит 28).

5. Информационно-справочная работа;

Одна из главных целей регистрации создание базы данных о документах организации. Служба ДОУ или секретарь на основе этой базы данных обязано ответить на вопросы двух типов: 1. У кого, где, в какой стадии работы находится любой документ; 2) в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу. Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов главнейшая задача службы ДОУ. И прежде всего для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах. Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации может вестись как в традиционной форме с помощью картотеки так и в автоматизированном режиме. Одним из основных преимущество использования автоматизированных систем ДОУ по сравнению с традиционными технологиями является сокращение времени, затрачиваемого на поиск документов и составления сводок и отчётов. Также на повышение эффективности, поиск и качество сводок и отчётов. Используя информатизирвоанную ситему ДОУ можно быстро производить поиск документа или документов как по значению и сочетанию любых реквизитов регистрационно-контрольной карточки, так и по текстам самих документов.

6. исполнение документов, их составление, согласование и оформление;

7. отправка или направление в дело.

Обработка и отправка документов почтой проводится обычно сотрудниками службы ДОУ или секретарём получив документ к отправки прежде всего проверяют правильность его оформления. 1. наличие подписи; 2. наличие даты и номера; 3. наличие заголовка; 4. правильность адресования; 5. наличие адресата; 6. наличие отметки об исполнители; 7. наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений. Эти элементы оформления обязательны при отправке документа, как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой сотрудник проставляет свою фамилию и дату отправки. Документы, поступающие для отправки должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня. Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям из сохранности носителей и записанной на них информации. С помощью средств электросвязи служба ДОУ осуществляет передачу факсограм, телефонограмм электронных писем. Виды документов, информация которых передаётся по каналам электросвязи, а также необходимость и порядок досыла их бумажных оригиналов адресату должны быть определены в инструкции по делопроизводству организации с учётом сипользуемых технических и программных средств.

Составить решение и гарантийное письмо (например, гарантия оплаты путёвки) выдуманной фирмы.

Семинар.

Документирование трудовых правоотношений.

1. Специфика оформления документации по личному составу.

2. Журналы для документирования движения персонала.

3. Ведение и хранение трудовых книжек.

Документирование трудовых правоотношений.

Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками. Состав кадровой документации входят следующие документы: трудовой договор или контракт, приказа (распоряжение) о приёме на работу форма № Т-1 или Т-1а, личная карточка форма №Т-2, приказ (распоряжение) о переводе на другую работу Т-5, приказ о предоставление отпуска Т-6 и Т-6а, приказа о прекращение, трудового договора или контракта Т-8, Т-8а, штатное расписание форма № Т-7, табель учёт использования рабочего времени Т-13, табель учёт использования рабочего времени и расчёта заработной платы форма Т-12, личные заявления работников предприятия, графики отпусков, докладные записки, акты.

Трудовые правоотношения работодателя и работника в РФ регулируется трудовым кодексом РФ. Все этапы трудового цикла от приёма на работу нового сотрудника до его увольнения подлежат документированию, совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника и расчётов по оплате труда и другим вопросам называют документацией по личному составу, персоналу или кадрам. Первичная учётная документация по личному составу подразделяется на две группы документов: 1. по учёту кадров; 2. по учёту использования рабочего времени и расчёта персонала по оплате труда. Комплекс первичных учётных документов по личному составу в настоящее время унифицирован и приводится в альбоме унифицированных форм документов, утверждённых постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года №1. Унифицированные формы первичной учётной документации распространяется на юридические лица всех организационно правовых форм и форм собственности, а документация по учёту использования рабочего времени и расчёта с персоналом по оплате труда также распространяется на юридические лица всех форм собственности кроме бюджетных организаций. Всю документацию в целом по личному составу можно классифицировать на 3 группы по этапам трудового цикла работника:

1. документация, связанная с комплектованием персонала организации;

2. документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;

3. документация, связанная с прекращением трудовых отношений работников с организацией.

Документы по личному составу имеют длительный срок хранения и требуют особых условий для своей сохранности.

Трудовой контракт (договор).

Это соглашение между трудящимися и предприятием согласно которому трудящиеся обязуются выполнять работу по определённой специальности, подчиняясь трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать заработную плату и обеспечить условия труда по соглашению сторон и предусмотренные законодательством. Согласно КЗоТ употребляют термины «трудовой договор» и «трудовой контракт» как равнозначные понятия и синонимы.

Различают основные и дополнительные условия трудового договора. Основные условия о работе по нескольким специальностям, о работе по одной специальности, о квалификации, о конкретной профессии по профессии, о должности, о месте работы, о сроке действия и вида трудового договора, об условиях оплаты труда, об обязанностях предприятия по охране труда. Дополнительные условия договора о любых вопросах труда, об испытательном сроке, о совмещение профессий, о повышение квалификации, о дополнительном отпуске, о социально бытовом обслуживание. В договор могут включены также условия о соблюдение коммерческой тайны, условия о достижение определённых результатов труда и так далее. Контракты заключают на неопределённый срок (постоянная работа), на определённый срок (не более 5 лет), на время выполнения определённой работы. Срочный трудовой контракт или договор заключают в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределённый срок с учётом характера предстоящей работы или интересов работников. Срочные договоры заключают тогда, когда работа не имеет постоянного характера. День выхода такого работника на работу считается днём окончания срочного трудового договора замещающего работника. По статье КЗоТ трудовой контракт должен заключатся в письменном виде, это даёт гарантии сторонам в реализации достигнутой договорённости, в контракте определяют обязанности или дают ссылку на должностную инструкцию. В контракте не могут быть установлены условия, непредусмотренные законодательством РФ. Контракт готовят в двух экземплярах, его подписывает руководитель и работник, заверяют подписи печатью организации. Трудовые контракты включают в состав личных дел, если их не заводят контракты формируют в отдельное дело по алфавиту. Трудовые контракты хранят 75 лет, если отсутствует приказ по личному составу, или 5 лет после увольнения работника при наличии приказа по личному составу.

Приказы по личному составу.

Фиксирует сведения о кадрах. Приём на работу, перемещение по работе, увольнение с работы, установление должностных окладов, отпуска, командировки, поощрения, взыскания и так далее. Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы. Особенности приказа по личному составу: оформление приказа не имеет чётких указаний ГОСТов, поэтому возможны разные варианты составления этого документа, которые оговаривают в инструкции по организации работы с документами;

- номер или индекс документа пишут с буквой «К», что означает «приказа по кадрам»;

- заглавие или заголовок к тексту указывают «по личному составу»;

- констатирующей части в приказе может не быть;

- распорядительные пункты оформляют в следующей последовательности: приём на работу, перевод или перемещение по работе, установление разрядов, установление категорий рабочих и служащих, возложение временного исполнения обязанностей, предоставление отпусков, установление неполного рабочего дня, изменений фамилий, увольнение с работы, прекращение работы в связи со смертью;

- каждый пункт приказа обосновывается наличием другого документа, например, заявление, докладная записка и так далее;

- в пункте приказа следует указывать: 1).при приёме на работу- на какую должность, в какое подразделение, с какой оплатой и с какого числа; 20. в пункте вид работы - постоянная с испытательным сроком, со стажировкой, временная на срок, по совместительству; 3). Особые условия работы – с принятие материальной ответственности, с сокращённым или неполным рабочим днём и так далее;

- при переводе сотрудника на другую работу в приказе указывают вид и причины перевода, устанавливаемый оклад, длительность в случае временного перевода, в качестве основания приводится заявление работника о переводе на другую работу, при переводе на вышестоящую должность указывают на предоставление руководителя структурного подразделения, при поощрение работника в качестве основания к приказу делают ссылку на представление руководителя подразделения, а при возложение взыскания на докладную записку руководителя подразделения, при предоставление отпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения работника, за какой период предоставлен отпуск; при увольнение работника в приказе указывают причину увольнения со ссылкой на конкретную статью КЗоТа и дату увольнения; как основание к приказу, дают ссылку на заявление работника об увольнение, а при увольнение по инициативе администрации приводят ссылку на докладную записку руководителя.

- фамилии, имена и отчества пишутся полностью;

- благодарности и взыскания оформляют отдельными приказами;

- к тексту приказу по личному составу предъявляют особые требования, формулировки должны быть чёткими, точными, так как они отражают трудовые права работников.

Приказы по личному составу готовят отделы кадров или должностные лица, которым поручено вести документы по кадрам.

Особенности оформления и действия приказов.

Приказы оформляются на бланках, нумеруют приказы в течение календарного года. Приказы визирует юрист или заместитель директора по кадрам. Начальник или работник, ведущий кадровую документацию должен ознакомить каждого сотрудника с приказом. Сотрудник должен поставить свою визу «с приказом ознакомлен», подпись и дату. Приказы вступают в силу с момента их подписания, но иногда есть пункты со своими сроками вступления в силу. Срок хранения приказа 75 лет. Реквизиты приказа по личному составу: наименование организации, автор документа, наименование вида документа, место издания, дата и номер, заголовок, отметка об исполнение документа и направление его в дело, текст. Текст может оформляться двумя способами: 1. текст разделён на пункты, которые могут начинаться с глаголов (принять, уволить, командировать, увести) – их пишут крупными буквами от левого поля с открытой пунктуацией, с красной строки пишут ФИО сотрудника, на которого распространяется действие приказа. 2. распорядительные пункты начинаются ФИО сотрудника, затем пишут глаголы (принести, принять, уволить) с этими глаголами текст пункта, дальше идут основания к пунктам, подпись, виза согласования, подписи сотрудников, отметка о направление в дело.

Приказ/распоряжение о переводе на другую работу форма №Т5.

Применяется при оформление перевода работника из одного структурного подразделения в другое, заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре, приказ визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывае. На основание приказа отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах. На оборотной стороне формы делаются отметки о несданных имущественно-материальных и других ценностях, которые числятся за работником на прежнем месте работы.

Приказ/распоряжение о предоставление отпуска форма №Т6.

Применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работниках в соответствие с КЗОТ, коррективными договорами и графиками отпусков. Заполняется в двух экземплярах, один остаётся в отделе кадров, другой передаётся в бугалтерию, подписывается начальником структурного подразделеняи и руководителем организации. На основание приказа по предоставление отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, бухгалтерия производит расчёт заработной платы за отпуск. При предоставление отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска оказывается без оплаты.

Приказ/распоряжение о прекращение трудового договора/контракта форма №Т8.

Применяется при оформлении оформления работников, также заполняется в двух экземплярах, один экземпляр остаётся в отделе кадров, другой в бухгалтерии, также подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации, в разделе справка о несданных имущественных, материальных и других ценностях делаются отметки о несданных ценностях, которые числятся за работником. На основание этого приказа бухгалтерия производит расчёт с работником.

Заявление.

Это документ адресованный организации или должностному лицу с просьбой о приёме на работу, увольнение, переводе, предоставлению отпуска, работник пишет заявление, как правило, от руки, в произвольной форме или на трафаретном бланке организации, реквизиты заявлений: наименование вида документа, дата, адресат, указывается от кого направлено заявление, текст, подпись, отметка об исполнении документа и направление его в дело.

Личная карточка форма Т2.

Личная карточка заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре. На основание соответствующих документов, паспорта, военного билета, труд. Книжки. Для совместителей личная карточка оформляется на основании копии трудовой книжки, заверенной нотариусом, также на основании диплома либо свидетельства об образовании. Код профессий и специальностей указываются по общероссийским классификаторам профессий рабочих, должностей служащих, тарифных разрядов (ОКПДТР) и отражаются в личной карточке. После заполнения раздела «общие сведения» лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения.

Личное дело.

Это совокупность документов, содержащие необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже, личное дело оформляют после издания приказа о приёме на работу. Порядок работы с личными делами не регламентирован нормативами, поэтому предприятии по-разному решают вопросы их ведения. В начало личного дела помещают, как правило, документы необходимые для приёма на работу. Личное дело работника может пополняться другими документами, свидетельствующими об изменение образования, семейного положения и т.д. Каждое дело формируют в отдельной папке, на обложке делают отметки: номер дело, ФИО, дата поступления на работу. Работники, ведущие кадровую регламентацию, отвечают за правильное оформление личных дел. Рекомендуется включать документы в следующей последовательности: внутренняя опись документов дела, дополнение к анкете, заявление о приёме на работу, сама анкета с фотографиями, трудовой договор, приказ о приёме на работу (копия), документы об образовании (копия), характеристики или рекомендательные письма. В дело могут добавляться документы, подтверждающие изменения анкетных, географических данных. Копии приказов о переводе на службе в личное дело не включают. Личное дело ведут в одном экземпляре. Изъятие документов из личного дело возможно только с разрешения руководителя организации, вместо изъятого документа вкладывают справку, подписанную работником, ответственным за кадровую документацию, где он указывают с какой целью и по чьему распоряжению был изъят документ, кому передан и когда будет возвращён. Личные дела учитывают в журнале учёта личных дел. При увольнении номер дела использует для номера дела вновь принятого работника. Раз в год проводят проверку наличия и состояния личных дел, о чём составляют акт. Хранят личные дела в специальных шкафах. Хранят личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников в конце года сдают в архив учреждения.

Резюме.

Дополнительные сведения: знания иностранных языков, иные навыки, имеющие отношение к перспективно профессиональной деятельности, опыт сотрудничества с международными и общественными организациями, наличие дипломов, свидетельств о проф. подготовке, сведения о рекомендациях.

Рекомендуемые реквизиты резюме:

1. сведения об адресате. Указываются в произвольной форме в зависимости от способа доставки резюме. Располагаются в левом, верхнем углу листа, на один два интервала ниже его края. Наименование вакансии целесообразно выделить прописными буквами или полужирным шрифтом.

2. наименование документа. Словов «Резюме» - печатается прописными буквами, располагается двумя, трямя межстрочными интервалами ниже сведений об адресате с выравниванием по центру, без абзацного отступа.

3. Заголовок к тексту документа. ФИО соискателя в родителям падеже и располагается на один межстрочный интервал ниже наименования документа.

4. текст документа. Излагается в той поседовательности «структура резюме», разделы нумеруются арабскими цифрами с точками, располагаются на 1-2 межстрочных интервалов ниже заголовка к тесту. Разделы могут выделятся полужирным шрифтом или подчёркиванием. В целях экономии места допускается оформлять текст без абзацного отступа с одинарным или полуторным межстрочным интервалом, шрифт 10,12.

5. подпись соискателя с указанием даты, личной подписи и её расшифровки. Располагается на один интервал ниже текста документа.

При оформление резюме целесообразно придерживаться общих требований предъявляемых к оформлению деловых документов резюме должно быть аккуратным, точным по возможности кратким.

Также при себе следует иметь резюме в бумажном или электронном виде.

1. Информационные технологии в ДОУ

2. понятие коммерческой тайны