Особенности документооборота в учреждениях культуры.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или правки. Организация документооборота – это правила, в соответствие с которыми происходит движение документов в организации. Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения, то есть их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, оформление и отправки. Документооборот является важной составляющей делопроизводства, так как определяет не только инстанцию движения документов, но и скорость этого движения. В делопроизводстве документооборот рассматривается как функция коммуникации, реализация которой должна соотноситься с общими целями делопроизводства, информационным обеспечением деятельности управления предприятием, его документирования, хранения, использования ранее созданной информации. Процесс документационного обеспечения принимаемого управленческого решения включает три составляющих:

1. информационная поддержка решения, то есть обеспечение принимаемого решения достоверной и достаточной информацией;

2. документирование решения, то есть создание распорядительного документа;

3. контроль за его выполнением.

Термин «документооборот» появился в литературе в 1920-х годах, в работах таких крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, как З. К. Дрезен, Д. Н. Покровский, П. Н. Керженцев были сформулированы основные положения организации документооборота. Также была разработана технология доставки документа, называемая кольцевая курьерская связь, первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота сделана в проекте «Общие правила документации и документооборота» в 1931 году. В проекте были изложены правила приёма, сортировки, доставки, исполнения, контроля, отправки документов, то есть практически всех этапов обработки документов. Также были даны и единые рекомендации по организации рационального документооборота. Документооборот – сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Основными характеристика документооборота является маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика или от получения до подшивки в дело; время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота - это оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации документооборота необходимо выполнение следующих правил:

1. максимальное сокращение инстанций прохождения документов;

2. исключение, или максимальное ограничение возвратных движений документов;

3. максимальное единообразие в порядке прохождения или в процессах обработки основных категорий документов.

Соблюдение этих правил позволяет реализовывать основной организационный принцип службы делопроизводства – специализацию, то есть возможность централизованного выполнения однородных технологических операций эффективного использования средств орг. техники и персонала. Документооборот, как технологический процесс делится на несколько частей или потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Документопоток - это поток документов циркулирующих между пунктами обработки и создания информации и пунктами технической обработки документов. В каждой организации можно выделить основные потоки документов:

1. поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;

2. поток внутренней документации, это документы, созданные в организации и непредназначенные к выходу за её пределы;

3. поток исходящей документации, документы, предназначенные для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

1. Содержание или функциональная принадлежность. Содержание документопотока характеризуется составом документов входящих в него и составом информации закреплённой в этих документах.

2. Структура документопотока описывается признаками, в соответствие с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. Структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению документов.

3. Режим и цикличность документопотока определяется изменением по времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, а также внутренними ритмами работы организации.

4. Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов (регистрируемые и не регистрируемые документы, документы по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения и так далее). На направление документопотока влияет так же способ оценки и удостоверения, составляющих этот поток документов, например, согласование, утверждение, ознакомление.

5. Объём документопотока измеряется физическим количеством документа и подлинников и копий, который может быть конкретизирован или дополнен объёмом содержащейся в документах информацией, выраженной в листах знаках, количестве поручений, исполнителей и так далее. Количество документов всех потоков независимо от способов создания, получения составляет суммарный объём документооборота организации. Объём документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определённый период.

Основная цель исследования документопотоков организации является: 1)повышение эффективности управленческой деятельности; 2) ускорение движения документов в организации; 3) уменьшение трудоёмкости обработки документов.

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяют этапы:

1. Приём и первичная обработка поступающих в организацию документов;

Приём поступающих в организацию документов осуществляется централизованно, экспедицией или сотрудниками службы ДОУ, факсимильные сообщения или сообщения, поступающие по эл. почте могут приниматься нецентрализованно, при этом вся корреспонденция, поступающая в организацию в том числе заказная и конфиденциальная должна проходить экспедиционную обработку. При поступление документов, прежде всего проверяется правильность их доставки и целостность упаковки, ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату, полученная в повреждённой упаковке корреспонденция тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений. При получение факсимильного сообщения проверяется количество полученных страниц и их читаемость. В экспедиции вскрывается вся корреспонденция, за исключением имеющей гриф «лично».После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и её ценность, то есть наличие всех страниц документа и их приложений. При необходимости к полученным документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьёзных случаях повреждения или получения не полного комплекта документов, сотрудник, который осуществляет приём корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам, и вмести с ними передаётся для утверждения и принятия решения по данному факту. При вскрытии упаковка уничтожается, исключения делаются в следующих случаях: 1) если в полученных документах нет обратного адреса или фамилии отправителя, но они есть на упаковке; 2) если в документах не проставлена дата и её приходится устанавливать по почтовому штемпелю; 3) если получена доплатная корреспонденция; 4) если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте гриф «лично» отсутствует. Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с уже простроченным сроком исполнения, в этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступление документа в организацию, которая состоит из даты получения и учётного порядкового номера. Отметка о поступление может оставляться в правом нижнем углу первой страницы документа в виде штампа, от руки или электрическим штемпеливателем. При проставлении отметки поступление документа в организацию необходимо учитывать следующие моменты: 1. если корреспонденция не вскрывается, то отметка ставится на конверте и упаковке пакета; 2. Если к письму прилагается документ или документы, то целесообразно дублировать отметку на первом листе приложения; 3. если документ подлежит централизованному хранению в службе ДОУ, то на его первом листе в верхнем правом или нижнем углу ставится дополнительная отметка «подлежит возврату в службу ДОУ»; 4. если на конверте имеются надписи «срочно», «вручить немедленно» и другие, отмечается точное время их поступления; 5. если документ является повторным, то при его получении по информационно-поисковой системе устанавливается местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая отметка. При поступлении документа в нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником. Первичная обработка документов должна осуществляется в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.