2. Предварительное рассмотрение и распределение документов;

Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ. После этапа экспедиционной обработки документов проводится предварительное рассмотрение документов. Целью которого является распределение поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и на направляемые непосредственно в структурные подразделения и исполнителям. При этом предварительно в службе ДОУ рассматриваются только документы адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения. Документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам передаются по назначению без предварительного рассмотрения. Предварительно осуществляется на основании изначально установленного в организации распределения обязанностей. При рассмотрении поступившего документа учитываются: важность его содержания, сложность и новизна поставленных вопросов, авторство, реальная срочность исполнения документа, вид документа. Задача службы ДОУ на данном этапе освободить руководителя от излишнего потока документов и от рассмотрения второстепенных вопросов. К руководителю должны поступить только документы, касающиеся основных вопросов деятельности учреждения, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, а также распорядительные документы в вышестоящих организациях. Остальные документы сразу передаются в подразделения или исполнителям. Если документ предназначен к исполнению несколькими структурными подразделениями или лицами, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения. Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ должно проводится в день их поступления или в первый рабочий день, если документы поступили в нерабочее время.

3. Регистрация документов;

Это запись учётных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания отправления или получения. Регистрация – это подтверждение факта создания или получения документа в определенное время путём внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно справочной работы. Регистрация прежде всего придаёт юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера он не оформлен и как бы ещё не существует. Если полученный документ не зарегистрирован организация за него не отвечает, так как факт получения не подтверждён. Таким образом, в процедуре регистрации можно выделить три цели: учёт документов, контроль за их исполнением, справочная работа по документам. Регистрации подлежат все документы, требующие учёта исполнения и использования в справочных целях, как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации, а также поступающие из других организаций. Документы регистрируются в организации один раз. Создаваемые документы регистрируются в день подписания или утверждения, а поступающие документа в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе. Каждый документ, отнесённый к числе регистрируемых получает своё регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который исходя из задач поиска можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификатором корреспондентов, исполнителей и так далее. При этом порядковые номера для распорядительных и информационных справочных документов присваиваются в пределах календарного года, отдельно для каждого вида документа. Регистрация внутренних документов обычно проводится децентрализовано по группам документов в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная. 1). Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой, в настоящее время она используется только в том случае, когда на первое место выступает надёжность учёта документов. 2). При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемых классификатором. Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки: справочные (контрольно-справочные); картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам; тематические картотеки к приказам, заявлениям и так далее. 2). Автоматизированная или электронная форма ведётся с помощью специализированного программного обеспечения, которая устанавливается в персональный компьютер. При использовании этой формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитом и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Эта форма широко применяется во многих организациях, так как она имеет ряд существенных преимущество по сравнению с журнальной и карточной формой: быстрый поиск документа по любому реквизиту; автоматизированное формирование отчётов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам; автоматический контроль за исполнением документа; возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах.