Документационное обеспечение и управление в сфере СКСТ (ДОУ)

Делопроизводство

Алина Евгеньевна

Метод рекомендации «Документационное обеспечение и управление в сфере СКСТ» практические задания, Термины и основные понятия, Экзамен в конце семестра

Исходные понятия документационного обеспечения и управления

Система ДОУ формируется под влиянием факторов:

- используемая нормативно-методическая база

- сложившиеся нац. традиции работы с документацией

- правила работы с документами, которые установлены руководством предприятий

- квалификация делопроизводственной службы предприятия

В соответствие с ГОСТом Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ДОУ определяется как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работу с официальными документами. Термин ДОУ вошёл в научный оборот примерно с середины 70-х годов 20-го века, в связи с изменяем организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию, благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлением новых информационных технологий. Можно выделить две составные части ДОУ: 1) документирование деятельности; 2) организация работы с официальными документами.

1) В соответствие с ГОСТом Р51141-98 ДОУ предполагает создание документов или документирование. Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ. Документ- это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Под системой документации понимается вся совокупность документа взаимосвязанных по признакам происхождения на значения вида, сферы деятельности, совокупность единых требований к их оформлению. Документирование в организации может осуществляться на естественном языке, либо на искусственных языках.

2) Организ,ация работы с документами.

Организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждений. Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания и получения до завершения исполнения или отправления. В целях рациональной организации документа оборота все документы распределяются на документопотоке, например, входящие, исходящие, внутренние документы, регистрируемые и нерегистрируемые. Наряду с организацией документооборота понятие организация работы с документами. Под системой хранения документов понимается совокупность средств, способов и приёмов учёта и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности. Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Задача делопроизводственных служб предприятий заключатся в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Именно от чёткости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенной системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Они называются единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Главное отличие ЕГСДОУ заключается в том, что она представляет собой единый комплекс автоматизированного документирования на базе современных текстовых редакторов, автоматизированного документооборота, баз данных, автоматизированного хранения и использования документов.

Основным направлением в совершенствование документации является стандартизация и унификация. Стандартизация – это процесс установления и применения стандарта, под которыми понимается образец, эталон, модель, принимаемые за исходную для сопоставления с ними других подводных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований, к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Процесс стандартизации входят такие элементы как типизация и унификация. В широком смысле типизация – это разработка типовых конструкций или технологических процессов на основе общих для ряда процессов технических характеристик. В ДОУ этот способ используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, то есть образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст – это текст образец, на основе которого в последующем создаются тексты аналогичного содержания. Унификация- приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. Результатом роботы по унификации и стандартизации могут быть стандарты как на отдельные документы, или отдельные виды продукции так и на унифицированные системы документации. Рассмотрим унифицированные системы документации. В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов типизации их фор, снижение трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, в целях достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД). УСД – это совокупность заимоувязаных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определённых видах хозяйственной деятельности, совокупность средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. УСД - это система документации по единым требованиям и правилам, содержащая информацию, необходимую для управления по определённой сфере деятельности. В настоящее время действует 8 УСД: унифицированная система организационно-распорядительной документации, унифицированная система банковской документации, унифицированная система отчётно-статистической документации, УС документации по труду и т.д. Разработка УСД ведётся соответствующими министерствами и ведомствами.

ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Настоящий стандарт распространяется на организационно-распределительные документы, которые относятся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации. Это постановления, распоряжения, приказы, решения, договоры, акты, письма. Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов документа, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, которые обеспечивают интегрированную, автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. Классификаторы технико-экономической и социальной информации - это нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки и присвоенные им коды. Классификации и кодированию подлежать социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документа. В настоящее время разработано и действует 37 общероссийских классификаторов. Совокупность классификаторов, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке и внедрению, а также служб осуществляющих работу по классификации и кодированию, составляет единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации. Все классификаторы, в зависимости от содержания разделяются на три группы:

1) классификаторы информации об управленческих документах, задачах решаемых автоматизированными системами управления, по видам деятельности, экономических и социальных показателях, например, ОКУД – общероссийский классификатор управленческой деятельности;

2) классификаторы информации об организационных структурах, например, ОКВЭД – общероссийский классификатор видов экономической деятельности;

3) классификаторы информации о население и кадрах, например ОКСО – общероссийский классификатор специальностей по образованию.

Мастерская отдыха на Алтае

Современное законодательство по ДОУ и архивному делу.

Регламентация, документирование, организации и технологии ДОУ ведётся в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия. Нормативно-методическая база ДОУ – это совокупность законов нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, которые регламентируют технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации. Нормативно-методическая база ДОУ включает: 1) законодательные акты РФ в сфере информации и документации; 2) постановление и распоряжение правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти; 3) правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований; 4) правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций; 5) государственные стандарты на документацию; 6) унифицированные системы документации; 7) общероссийские классификаторы; 8) нормативные документы по организации архивного хранения документов; 9)а также единую государственную систему документационного обеспечения управления.

Высшей правовой значимостью обладают законы РФ:

1)ФЗ РФ «об информации, информатизации и защите информации» от 27.07.2006 №149-ПЗ. Данный закон закрепил обязательность документирования информации и установил ряд терминов: информация, информатизация, информационные ресурсы, документированная информация; урегулировал отношения возникающие при создании и использование информационных технологий , установил обязательность предоставления информации государственным органам.

2) ФЗ РФ «о техническом регулирование» от 10 июля 1993 года. № 5154-1. Устанавливает правовые основы стандартизации в РФ, определяя примеры гос. защиты интересов потребителей и государства по средствам разработки и применения нормативных документов по стандартизации и в области ДОУ.

3) ФЗ РФ «о бухгалтерском учёте». Здесь указано, что бухгалтерский учёт осуществляется путём сплошного и непрерывного документального учёта всех хозяйственных операций. В статье 9 определяются правила оформления первичных учётных документов.

Гражданский кодекс РФ определил основы не только деятельности юридических лиц, но и её документирования. Например, статьи №184 и №185 определяют, что коммерческое представительство осуществляется на основании договора, заключённого в письменной форме и на основании доверенности, то есть письменного уполномочиния выдаваемого одним лицом другому. Также в ряде статей гражданского кодекса установлены требования к составу информации и содержанию документов и их оформлению, так статья 52 гр. Кодекса содержит требования к содержанию устава и учредительного договора, статья 185 и 186 определяет реквизиты такого документа как доверенность. Также гр. кодекс РФ устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, например, статья 51 и другие статьи главы 4 гр. кодекса устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юр. лица.

Закон о языках народов РФ определяет обязательность ведения делопроизводства на территории России на русском языке. З

В ФЗ «об основах гос. службы РФ», посвящённом правовым основам организации государственной службы и положению о гос. служащих, регламентируется порядок документирования прохождения гос. службы, оформления трудового договора и обязательность ведения личного дела.

ФЗ РФ «о гос. тайне» от 21 июля 1993 года № 5485-1. Регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к гос. тайне их рассекречиванию и защите в интересах обеспечения безопасности РФ. К гос. тайне закон относит сведения в области военной внешнеполитической, экономической, разведывательной, оперативно-розыскной деятельности.

ФЗ РФ «об участие в международном информационном обмене». Данный правовой акт содержит ряд положений, которые имеют важное значение для обмена документированной информацией. Закон определяет прядок ввоза и вывоза такой информации и накладывает ограничения, а перемещение через границу РФ документированной информации, которая относится к гос. тайне или иной конфиденциальной информации, к общероссийскому нац. достоянию, к архивному фонду.

Пятница 10:00

89069448216

Идти по советской и налево по Комсомольский «мастерская отдыха на Алтае» оранжевое здание

ФЗ РФ от 29.07. 2004 года №98-ФЗ «о коммерческой тайне», данный закон регулирует отношение, связанные с отнесением информации к коммерческой тайне, с передачей такой информации и её охраной.

ФЗ РФ от 10. 01. 2002 года №1-ФЗ «об электронной цифровой подписи», данный закон устанавливает основы придания юр. значения электронным документам. Согласно закону, электронная цифровая подпись это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования, информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификатом ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

ИССАО – информационно-справочная система архивной отрасли.

История развития системы государственного документационного обеспечения и управления. (ДОУ)

1. Делопроизводство в древней Руси.

Функции гос. организаций выполняли частные лица, но культура написания документов уже существовала в 10 веке. В период с 10 по 15 века в основном документируются правовые отношения, создаются завещания. С развитием законодательных основ государства, создаются документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения. Это многочисленные разновидности уставных, купчих грамот, заёмные, закладные кабалы, фиксирующие заём денег. В период с 10 по 14 век на Руси формировались определённые традиции составления и оформления документов с учётом их функционального назначения, также с увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для наиболее безопасного их хранения. В городах – это центральные храмы или монастыри. Также в это время появляются элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования. Зафиксированы первые подделки документов в политических и личных корыстных целях.

15-17 века приказное делопроизводство. Система гос. делопроизводства начинает складываться в середине 15 века с развитием московского княжества в государство. Тогда были созданы первые приказы – центральные органы гос. власти, которые ведали отдельными отраслями княжеского управления. Были созданы приказные избы – это органы гос. управления на местах. Приказное делопроизводство - это работа с документами, проводившаяся в приказах. Производства дела в приказах начиналось либо с момента поступления входящего документа, либо с подготовки документов по указанию царя или боярина. Документы, относящиеся к одному делу, подклеивались один к другому, а места склеек заверялись подписью дьяком с обратной стороны. Чтобы ознакомиться с делом, нужно было развернуть столбец. Характерная особенность этого периода – это безмерное возвеличивание власть имущих, путём перечисления всевозможных титулов, званий и полномочий.

Характерной особенностью приказного делопроизводства в то время заключается в том, что делопроизводство во многом опиралось на нормы обычного права, традиции, обычаи, переносимые из поколения в поколение служилыми людьми.

Коллежское делопроизводство.

Взамен устаревшей системе приказов в 1717-1718 гг. Петром 1 было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определённой отраслью или сферой управления. Генеральным регламентом гос. коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена должность секретаря. Коллежское делопроизводство – это организация работы с документами в коллегиях. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллегиальный способ принятия решений. В коллегиях рассматривались как гос. дела, так и частные. На решение гос. дел полагалась неделя, частные дела решались в течение 6 месяцев. Всё делопроизводство коллегий велось под наблюдением секретаря. При каждой коллегии состоял прокурор, наблюдавший за порядком и законностью решения дел. В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра дата документа и наименование документа. В целом, делопроизводство коллегии характеризуется значительным увеличением письменной работы и формальностей. Период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учёта и хранения документов. Тогда же впервые появилось название архив. 18 век в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений, прежде всего бюрократического начала.

Министерское делопроизводство 19, начало 20-го века.

Начало 19 века ознаменовалось новой реформой гос. управления и делопроизводства. В данный период появилась новая система управления – министерская, основанная на принципе единоначалия. Одними из первых министерств, созданных в 1802 году, были министерство военно-морских дел, иностранных дел, министерства финансов, министерство народного просвещения. Каждому министру предписывалось создавать канцелярию и иметь помощника. Само понятие делопроизводство появилось во второй половине 18 века и обозначало деятельность, которой занималась не только канцелярия, но и весь аппарат учреждения в целом. Все поступающие в министерства дела делились на три категории: текущие дела (донесение, переписка), чрезвычайные дела, срочные дела. Документы, которые создавались в процессе «производства дела», можно разделить на две группы: 1)документы, составлявшие внутреннее делопроизводство (записки, справки, регистрационные журналы); 2)документы, поступавшие в учреждения из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения. В делопроизводств министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. На протяжение всего 19 века и начала 20-го осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. В этот период всё большее внимание обращается на систему регистрации документов, появляется делопроизводственная литература, первые сборники образцов документов.

Делопроизводство в 20 веке.

В результате октябрьской революции 1917 года в России прекратило существование старый гос. аппарат и шло конструирование нового для работы в советском учреждениях были привлечены рабочие, солдаты не имеющие спец. образования. Уровень ДОУ понизился. Тем не менее, работы по совершенствованию системы делопроизводства продолжались. В этот период много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства, период 20-х годов 20-го века можно считать наиболее благотворным с точки зрения организации исследований в области управления и делопроизводства. В 1923 году было создано бюро «стандартизация», которое и занималось вопросами ДОУ. В 1926 году был создан гос. институт техники и управления, в нём велись разработки проблем делопроизводства по основным направлениям: документооборот учреждений и методы его оптимизации, способы регистрации документов, контроль исполнения документов, хранение документов. В 30-е годы 20-го века формируется и укрепляется жёсткая централизованная административно-командная система управления, исключающая возможность рассмотрения альтернативных подходов к организации гос. делопроизводства, в результате чего рушатся структуры, которые занимались вопросами делопроизводства и ликвидируется институт техники управления.

Конституция 1936 года существенно изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Установилась жёсткая система полномочий в издании определённых видов документов для каждой иерархической структуры. В этот период проводились исследования по стандартизации и унификации специальных систем документирования, определённые успехи были достигнуты в рационализации бухгалтерской и кадровой регламентации. В период ВОВ разработки в этой области были приостановлены. В послевоенный период усилия по восстановлению народного хозяйства оттеснили на второй план вопросы ДОУ и лишь к началу 60-х годов возобновились исследования в области рационализации технологии и техники управления. В 1966 году в системе главного архивного управления СССР было образован всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, основная задача которого было создание единой гос. системы делопроизводства. В 1969-1970-х годах была разработана и утверждена серия гос. стандартов на управленческую документацию. С 1972 года СССР стали действовать единые правила подготовки и оформления организационно распорядительных документов и единые правила организации работы с документами. В 1975 году был принят ГОСТ 6.15.1-75 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения». Этот ГОСТ определяет основные требования к унифицированным фондам организационно-распорядительных документов. К началу 84 года было разработано и утверждено 16 унифицированных систем документаций общесоюзного значения, 27 гос. стандартов, 26 общесоюзных классификаторов технико-экономической информации. Новый этап в развитии отечественного документирования начался на рубеже 80-90-х годов 20-го века. В России произошла смена политического и экономического строя, в работе с документами стали широко использоваться новейшие компьютерные технологии. Страна стала входить в мировое информационное пространство. В развитии документационного обеспечения и управления можно выделить пять периодов. Сейчас она только совершенствуется.

Основные классификации документов.

Документ – это зафиксированная на материальном носители информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Документ состоит из трёх элементов:

1) Информация – сведения, сообщения и данные независимо от формы их представления ФЗ РФ 27.07.2006 №149 «об информации, информационных технологиях и о защите информации».

2) Носитель информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нём речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе и в преобразованном виде.

3) Документирование или запись информации на различных носителях, то есть создание документов, осуществляется на естественном и искусственном языках. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. При документировании на искусственном языке документы создаются на машинных носителях с использованием таки способ записи, которые обеспечивают обработку информации с помощью компьютера.

Искусственные языки – это специально разработанные коды для особых видов деятельности и передачи специальных сообщений.

Способы закрепления информации: письмо, рисунок, графика фото и так далее. Зафиксировав информацию документ тем самым обеспечивает её созранность и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование.

Признаки документов:

1) Наличие смыслового, семантического содержания. Документ – это носитель смысла, который передаётся знаками. Совокупность последовательных знаков, которые передают смысл содержания документов, является его обязательным признаком.

2) Стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного использования и перемещения информации в пространстве и времени.

3) Предназначенность для использования в социальной коммуникации. Документный статус имеют лишь те источники, которые изначально предназначены для хранения и передачи информации.

4) Завершённость сообщения. Этот признак обусловлен областью использования документа, фрагментарное незавершённое сообщение не может быть полноценным документом. (Кроме набросков, черновиков, эскизов).

Функции документов – это целевое назначение присущее этому документу, его общественная роль, социальное назначение, цель и задача. К общим функциям документа относится:

1) информационная функция – любой документ создаётся для сохранения информации, так как необходимость зафиксировать информацию и есть причина появления документа.

2) Социальная функция - документ является социально значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью.

3) Коммуникативная функция - документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями.

4) Кумулятивная функция - способность документа накапливать, собирать и концентрировать информацию с целью её сохранения для нынешнего и грядущего поколения.

5) Культурная функция – документ, как средство закрепления и передачи культурных традиций.

К специфическим функциям документов относится:

1) Управленческая функция. Документ является средством управления, этот функцией наделены так называемые организационно-распорядительные документы.

2) Правовая. Документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Этой функцией наделены законодательные и правовые нормативные акты.

3) Функция исторического источника. Документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества. Эту функцию приобретает только часть создаваемых в обществе документов (12-14%) и лишь только после того, как документы выполнят свои оперативные функции и поступят на хранение.

Основные классификации документов.

Все документы классифицируются по следующим признакам.

1) По видам деятельности или назначению документы подразделяются:

-организационно-распорядительные или управленческие

- отсчетно статистические

-отчётно-методические

-плановые

-по личному составу

-научно-технические и так далее.

2) По наименованию существует множество разновидностей документов (приказы, распоряжения, инструкции, чертежи, схемы, графики, карты, акты, протоколы, анкеты, справки, стандарты, платёжные требования, поручения, доверенности и так далее).

3) По способу фиксации информации:

-письменные

- рукописные

-машинописные документы, набранные на компьютере

- графические документы

- фото и кино документы

4) По месту составления: документы подразделяются для решения внешних и внутренних вопросов. Вешняя документация делится на входящую и исходящую.

5) По степени сложности документы классифицируются на простые и сложные. Простые документы – это документы, в которых рассматривается один вопрос. В сложных документах рассматривается несколько вопросов.

6) По степени гласности:

- открытее (несекретные)

- документы с ограниченным доступом (разной степени секретности)

- документы для служебного пользования

7) по юридической силе

- подлинные – это документы, в которых содержаться сведения, подтверждающие их достоверность, а также соблюдены правила составления и оформления. В свою очередь подлинные могут подразделятся на: действительные и недействительные.

- копии – полностью воспроизведенная информация подлинного документа и все его внешние признаки, однако копии не имеют юридической силы, если не получили специального удостоверения (нотариальное, подписью должностного лица и печатью).

- подложные документы – это фальшивые документы, изготовленные с соблюдением установленных форм или подлинные документы с частично изменёнными реквизитами.

8) По срокам исполнения:

- срочные

- несрочные

9) По стадиям подготовки:

- черновики – документ, подготовленный для дальнейшего оформления.

- подлинники (оригиналы, беловой документ) – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствие с установленными требованиями. С подлинника могут быть установлены копии, отпуск, выписка из документа и дубликат подлинника. В этом случае копия – это идентичное заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Отпуск – копия документа, остающаяся в делах предприятия, как правило, отпуск не заверяется подписью. Выписка - заверенная часть текста подлинника. Дубликат – это второй экземпляр документа, имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

10) по происхождению:

- служебные, которые подготовлены на предприятиях

- личные – письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб

11) По срокам хранения

- постоянного хранения

- временного хранении на срок до 10 и свыше 10 лет.

12) По степени обязательности

- Выделяют директивно-обязательные документы - это документы для обязательного исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

- Информационные документы, содержащие сведения и факты производственной и иной деятельности организации.

13) По характеру содержания:

- первичные – содержат исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах

- вторичные

14) По степени унификации:

- индивидуальные документы – носят характер разового документа

- типовые документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений.

-трафаретные документы – имеют заранее напечатанный текст с пробелами, который заполняется при окончательном направление в зависимости от конкретной ситуации.

- унифицированные документы

- анкета – когда постоянная информация в левой части листа строками друг под другом, а переменная информация вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа

- таблица - постоянная информация размещается в заголовках граф и строк, а переменная в цифровом или текстовом варианте размещается на пересечение.

Системы организационно-распорядительной документации.

Одна из управленческих функций, реализуемых в деятельности предприятий это функция организации системы и процессов управления. Организационная деятельность предприятия выражается в разработке и утверждение комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и другие аспекты. Деятельность учреждений фиксируется в различных видах документов, эти документы можно разделить на организационные и распорядительные документы.

Организационные документы - это комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства.

Виды организационных документов:

- устав предприятия – это свод правил, регулирующих деятельность организации их взаимоотношение с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной и хозяйственной деятельности. Устав входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста.

- положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственности и организацию работы предприятия. Положения также входят в состав унифицированную систему документации и имеют установлению структуру текста.

- инструкция - правой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные научно-технические, финансовые и иные стороны действия учреждений и должностных лиц. Инструкция является документом постоянного или длительного действия.

Должностная инструкция - это документ, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудников предприятия. На основание должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт.

- штатное расписание – это документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание оформляется на бланке предприятия с указанием перечня должностей, сведений о количестве штатных единиц и должностных окладов.

- правила внутреннего трудового распорядка – это организационный документ, в котором отражаются следующее вопросы организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпуском, командировки, трудовой режим.

Распорядительная документация.

Это документы, носящие административный характер и обращённые к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Основное назначение этих документов это регулирование деятельности, позволяющие органам управления обеспечить реализацию поставленных перед ними задач. Текст распорядительного документа состоит из взаимозависимых двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматривающего вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. Она не обязательная, может отсутствовать, если нет необходимости давать пояснения. Основную нагрузку несёт распорядительная часть. Распорядительная часть излагается в повелительной форме, в зависимости от видов документов она начинается словами: «постановил», «решил», «приказываю».

ОКВЭД общероссийский классификатор технико-экономический и социальной информации. Характеристика и отношение к тур. отрасли.

Реквизиты:

01. Государственный герб РФ. Применяется на бланках документов органов власти РФ, а также на бланках территориальных органов федеральных министерств и ведомств.

Установлено три варианта изображения гос. герба на бланках документов. Многоцветный вариант на геральдическом щите, одноцветный вариант на геральдическом щите и одноцветный вариант без щита.

02. Герб субъекта РФ. Применяется на бланках, документах органов исполнительной власти. Размещение герба города или области возможно, если они утверждены конституциями, уставами или иными правовыми актами субъекта РФ.

03. Эмблема организации или товарный знак. Этот реквизит помещают на бланк организации в соответствие с уставом. Эмблему или товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нём помещён гос. герб РФ или герб субъекта РФ. В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированные словесные, изобразительные, объёмные или другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветовом сочетании. Не допускается регистрация в качестве товарных знаков обозначений, состоящих только из элементов представляющих собой гос. гербы, флаги и другие гос. символы и знаки, сокращённые или полые наименования международных и межправительственных организаций их гербы флаги, другие символы и знаки; официальные, контрольные, гарантийные или пробирные клейма, печати, награды и другие знаки отличия.

04. Код организации. Проставляют по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или по общероссийскому классификатору органов гос. власти и управления. (ОКОГУ). В бланках документов код организации включают в состав справочных данных.

05. ОГРН Основной гос. регистрационный номер юр. лица. ОГРН проставляют в соответствие с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ОГРН указывается во всех документах юр. лица, наряду с его наименованием. На бланках писем ОГРН указывается в составе справочных данных об организации.

06. ИНН/КПП. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт. ИНН/КПП проставляются в соответствие с документами, также выдаваемыми налоговыми органами. ИНН – это цифровой код, свидетельствующий на учёт налогоплательщика. В связи с особенностями учёта организаций определённых положениями налогового кодекса в дополнение к ИНН вводится КПП. На бланках писем т эти реквизиты указываются в составе данных об организации.

07. Код формы документа. Проставляют по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа служить для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и для сокращения количества возможных ошибок. Этот код является элементов идентификации документа, а также одним их средств достижения информационной совместимости информационных систем. Код формы документа проставляется при использовании в организации унифицированных форм документов, включённых в ОКУД. В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации. Код унифицированной формы документа состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа.

08. Наименование организации. Должно соответствовать наименованию, закреплённому в его учредительных документах. На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации. Сокращённое наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращённое наименование в скобках помещают ниже полного наименования или за ним. При наличии вышестоящей организации, её сокращённое наименование указывают над наименованием организации. Наименование филиала территориального отделения представительства указывают в том случае, если оно является автором документа и располагают ниже наименования организации. Наименование организации, расположенное в субъектах РФ и имеющих наряду с гос. языком РФ гос. язык субъекта РФ печатают на двух языках. Наименование организации на гос. языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на гос. языке РФ. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации. Если документ подготавливает двумя и более организациями, то наименование организаций следует печатать на чисто листе бумаги, для них также может изготовлен отдельный бланк. Реквизит наименования организации является собирательным обозначением автора документа. Автором документа могут быть организация, её структурное подразделение или должностное лицо.

09. Справочные данные об организации. Включает в себя почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. При оформление этого реквизита могут также указываться номера факсов, счетов в банке, адреса эл. почты, адреса сайтов, скайп. В составе справочных данный об организации также указываются код организации, ОГРН, ИНН/КПП. Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке: название улицы, номер дома и номер квартиры или офиса; название насёлённого пункта, города, посёлка; название района; название республики, края, области; почтовый индекс. Справочные данные для организации субъектов РФ, имеющие наряду с русским языком второй язык, печатаются также на двух языках на одном уровне. Справочные данные об организации используются для изготовления бланков писем. На общем бланке или на бланке конкретного документа справочные данные не указываются.

10. Наименование вида документа, составленного или изданного государством, должно быть определено уставом, положением об организации и должно соответствовать видам документов, предусмотренных по ОКУД. Наименование вида документа относится к реквизитам, используемых для изготовления бланков конкретного вида документа, кроме письма. В письме наименование вида документа не указывается. Наименование вида документа пишется прописными буквами.

11. Дата документа. Дата официального документа - это реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. Датой документа является дата его подписания, в случае если это приказ, распоряжение, письмо. Дата утверждения пишется для инструкций, положений, правил, отчётов. Дата события проставляется для протоколов. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ или службой ДОУ при регистрации документа или непосредственно составителем при подготовке документа. Если авторами документа выступают несколько организаций, то датой документа считается дата наиболее позднего, последнего подписания. Дата документа относится к тем реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки.

12. Регистрационный номер документа или регистрационный индекс документа - это цифровое или буквенно-цифровое значение, присеваемое документу при его регистрации. Этот реквизит состоит из его порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел. Также этот код можно дополнять информацией о корреспонденте и исполнителе. При этом порядковые номера для распорядительных информационно-справочных документах присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документов. Порядок регистрации документов и структура рег. Номеров устанавливают в инструкции по делопроизводству организации и в распорядительные документа организации. Рег. номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из организации, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Рег. номер документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Включает в себя рег. номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Реквизит оформляется преимущественно в письмах ответах. Сведения в реквизит переносится с поступившего документа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма. Проставляются отметки.

Контрольная работа. !!!! Повторить лекции по реквизитам. Выучить схемы их расположения (номер реквизита и наименование).

14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам наименования организации и справочные данные об организации. Место составления или издания указывают с учётом принятого административно-территориального деления. Оно включает в себя только общепринятые сокращения. В тех случаях, если географическое место нахождения вошло в название организации место составления может не указываться. В письме место издания помещается в реквизите «справочные данные об организации». В документе, автором которого является филиал организации, указывают место нахождения филиала.

15. Адресат. Реквизит адресат оформляется на документах оформляемые в другие организации или частным лицам. Также оформляется на документах адресованных руководству: заявления, докладные, объяснительные. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа организации или структурному подразделению их наименования указывают в именительном падеже. При этом если документ адресован структурному подразделению, то над его наименованием необходимо указать наименование организации. В реквизите «адресат» допускается использовать официально принятые сокращения, например наименование органов гос власти, местного управления или наименование организации. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщённо. При адресовании документа должностному лицу, его должность и фамилию указывают в дательном падеже, а инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел. Должность получателя и его фамилия указывается только в том случае, если известно кто конкретно занимается вопросом изложенным в документе. Документ не должен содержать более 4 адресатов. При большом списке адресатов составляется список рассылки документов. Указания на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об организации и лицах, которым одновременно направлен данный документ. В состав реквизита «адресат» может входит почтовый адрес. При адресовании письма в организацию указывают её наименование, а затем почтовый адрес. При адресовании документа физ. Лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес. Почтовый адрес в составе реквизита «адресат» должен оформляться следующим образом: сначала пишется название улицы, номер дома, номер квартиры, название населённого пункта, название района, название республики, края или области, название страны и почтовый индекс.

16. Гриф утверждения документа. Реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержания. Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова утверждаю (без кавычек), наименование должностного лица, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждение документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова утверждён, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Примеры документов с этим реквизитом: Акты, задания, инструкции, отчёты, планы, положения, программы, сметы расходов, тарифные ставки, штатное расписание и так далее.

17. Резолюция. Резолюция документа - это реквизит состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей приятое им решение. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости) срок исполнения, подпись и дату. При наличие нескольких исполнителей ответственным исполнителем считается названый первым в резолюции. Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. В ряде случаем, когда на документе нет свободного места, или резолюция готовится в виде отдельного поручения допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А6 или А7 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом.

18. Заголовок к тексту. Заголовок официального документа – это реквизит документа кратко излагающий его содержание. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание текста, он должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопрос «о чём?/о ком?» или на вопрос «чего?/кого?».

Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа. Заголовок размещается над текстом под основными реквизитами бланка, заголовок печатается без кавычек и не подчёркивается. Заголовок составляется исполнителем готовящим проект документа. Обычно пишется к любому документу формату А4, кроме извещений, телеграмм. К тексту документов, оформленных на бланке формата А5 заголовок допускается не указывать. Бланк документа при необходимости может включать ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизита «заголовок к тексту».

19. Отметка о контроле. Реквизит, свидетельствующий о постановке документа на контроль. Обозначают большой буквой «К», словом или штампом «контроль». Контролю подлежать все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

20. Текст документа. Текст официального документа – это информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа. Текст документа составляют на гос. языке РФ или на гос. языках субъектов РФ. Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между гос органами и организациями, предприятиями, учреждения субъектов РФ с адресатами в РФ ведутся на гос языке РФ – русском. Документы должны быть написаны деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текста в целом. Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединений этих структур. В документах организации действующих на принципе единоначалия, а также в документах адресованных руководителю организации текст излагают от первого числа единственного числа. В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа. В совместных документах текст излагают от третьего лица множественного числа. В документах, устанавливающих права и обязанности организации, а также содержащих содержание, оценку фактов или выводы используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа. При подготовке документа используется шрифт Time Now Roman 12-14, 1,-2 интервал.

21. Отметка о наличии приложения. Это реквизит документа, содержащие сведения о документах дополняющих основной документ. Приложение оформляется следующим образом: пишется слово «приложение» или «приложения», указывается название приложения, на скольких листах и в скольких экземплярах, но если в тексте уже есть информация о приложение, то просто пишется «приложение» указывается количество листов и экземпляров. Слово листы и экземпляры сокращаются. Реквизит «отметка о наличии приложения» оформляют от поля без абзацного отступа, если наименование приложения занимает несколько строк, оно печатается через 1 межстрочный интервал.

22. Подпись. Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись уполномоченного должностного лица. В состав реквизита «подпись» входит наименование должностного лица подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия). Не допускается подписывать документ с предлогом «за» или с проставлением косой черты с наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлено на проекте документа отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя или иное должностное лицо имеющее право подписи, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подпись располагают на одном уровне. Право подписания документов должностными лицами организации может быть представлено учредительными документами организации, уставом, учредительным договором, положение об организации, также нормативно-правовыми актами, распорядительными документами делегирование полномочий руководителя организации и доверенностями на выполнение определённых действий от имени организации. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Реквизит «подпись» оформляют от поля без абзацного отступа, при этом оставляя 2-4 межстрочных интервала от реквизита «текст» или «отместка о наличии приложений».

23. Гриф согласования документа. Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа с его содержанием. Состоит из слова «согласовано», должности лица с которым согласован документ, включая наименование организации, личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования. Если согласование осуществляет письмом, протоколом или другим документом гриф «согласование» оформляется «согласовано письмом наименование, дата и номер». Гриф согласования может располагаться на отдельном листе, в этом случае в документе перед подписью делает отметка «лист согласования прилагается». Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем службы ДОУ и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа гриф согласование не подписывается.

24. Визы согласования документа. Виза официального документа - это реквизит документа, выражающий согласие и несогласие должностного лица с содержанием документа. Визирование документа является его согласованием внутри организации или внутри нескольких организаций при издании совместного документа. Виза согласования включает в себя подпись и должность визирующего лица, расшифровку подписи и дату подписания. При наличии замечаний к документу пишутся слова «замечания прилагаются». Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Для документа, подлинник которого остаётся в организации, визу проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, виза проставляется в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Его в процессе визирования в проекты документа вносят существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены поправки, не меняющие его сути.

25 Оттиск печати. Печать – это устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу. Оттиск – это изображение клише печати на бумаги. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. Документы заверяют печатью организации. Оттиск печати проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, оттиск печати проставляется на обозначенном месте.

26. Отметка о заверении копии. Это реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа. При заверении соответствие копии документа подлиннику ниже реквизита «подпись» проставляют заверительную надпись «верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью.

27. Отметка об исполнителе - реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составители документа. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер телефона. Располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

28. Отметка об исполнение документа и направление его в дело – это реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения. Этот реквизит включает в себя следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнение, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнение. Содержит слово «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнение документа и отправление его в дета подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29. Отметка о поступление документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа, указываются часы и минуты. Допускается отметку о поступление документа проставлять в виде штампа. Проставляется в нижнем правом углу первого листа документа.

30. Идентификатор электронной копии документа. Является отметка, проставляемая в нижнем левом углу каждой страницы документа, и содержащая наименование файла на машинном носители, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.