7. Современная нормативно-методическая база работы с электронными документами в организациях Республики Беларусь.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

указы, распоряжения Президента Республики Беларусь

постановления и распоряжения правительства Республики Беларусь, регламентирующие документационное обеспечение на республиканском уровне

правовые акты органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера

правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий

государственные стандарты на документацию

классификаторы технико-экономической и социальной информации

Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)

законодательные акты Республики Беларусь в сфере документации

нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда

Закон Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»

7. Международные стандарты в области иоу. Практика и перспективы применения международных и зарубежных стандартов в области иоу в Республике Беларусь. Исо 15489, isad(g), Типовые требования MoReq.

Стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документами. Общие требования." регулирует процессы управления документами государственных или коммерческих организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования. Дата введения 01.10.2007.

Подготовлен Государственным учреждением Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) на основе аутентичного перевода стандарта, который выполнен ФГУП "СТАНДАРТИНФОРМ".

Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ISO 15489-1:2001 Information and documentation. Records management. General.

Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 года № 28-ст

7. Понятие иоу. Сущность, значение и особенности иоу.

Информационное обеспечение управления — это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства, что позволяет направить исследования вглубь. Важнейший фактор повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.

Различные информационно-технические новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления. Так, например, появление телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к совершенствованию системы информационного обеспечения управления предприятием. В конечном итоге роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано с измене­ниями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула ин­формацию в качестве важнейшего фактора производственного про­цесса. Информационный процесс необходим как непременное усло­вие работы современной техники, как средство повышения качест­ва рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства.

Менеджмент в полной мере использует объективную и свое­временную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняе­мую и распространяемую с помощью современных научных мето­дов и технических средств. Сейчас это — объективная необходи­мость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обста­новке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходи­мые выводы и результативно воплощать в управленческих реше­ниях. Отсюда необходимость присутствия информационной состав­ляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса.

Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенци­альных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаи­мосвязи.

Суть информации составляют только те данные, которые умень­шают неопределенность интересующих менеджера событий. Инфор­мация в менеджменте — сумма нужных, воспринятых и осознан­ных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, даю­щая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти опти­мальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением. Информация, следовательно — необходимая предпо­сылка соединения и последующего органического срастания про­цессов труда и развития личности.

7. Бизнесс-процессы организации и уровни управления. Технологии информационной деятельности.

Процесс информатизации менеджмента включает:

• формирование соответствующей техническо-технологической базы;

• организацию производства и сферы распределения информационно-вычислительных услуг;

• отработку механизма информационного обслуживания и создание действенной системы управления данными процессами;

• внедрение и эксплуатацию прогрессивных форм методов и средств проведения информационной деятельности в процессах управления, создание для этого необходимых материально-технических, организационно-экономических и социальных условий.

• Использование информационных технологий (ИТ) в сфере управления открывает возможности более экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышение их гибкости и динамичности, расширение диапазона анализируемых факторов при принятии решений.

Эффективное применение ЭВМ зависит от создания самих вычислительных машин, соответствующего программного обеспечения (ПО), подготовленности среды применения.

В системе управления ИТ чаще всего используются для:

• разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением;

• контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса производства;

• расчёта зарплаты;

• контроля за поступлением заказов;

• анализа данных о сбыте продукции;

• регистрации поступления платежей;

• ведения учёта и отчётности;

• производственного контроля за качеством сбора и деталями.

Этапы создания комплексной автоматизированной системы:

• автоматизация процессов сбора, хранения и выдачи данных;

• использование устройств для автоматизированной обработки информации;

• интеграция обособленных процессов обработки в единую внутрифирменную систему.

Модель деятельности (другое наименование – модель бизнес-процессов) является наиболее важной частью организационной модели, поскольку содержит описание того, как происходит создание ценности для всех заинтересованных сторон: потребителей, акционеров, сотрудников, общества, государства.

 

Всего в модели деятельности (модели бизнес-процессов) можно выделить три уровня:

Верхний (системный) уровень описывает, какие основные, вспомогательные и управленческие виды деятельности в организации существуют, и, при необходимости, показывает, как они между собой взаимосвязаны. На верхнем уровне необходимо обеспечить однозначное соответствие видов деятельности и функциональных систем (в том числе бизнес-процессов и сервисов) – это обеспечит простоту и ясность модели.  

Средний (функциональный) уровень описывает внутреннее содержание видов деятельности, показанных на верхнем уровне: как организовано управление в рамках каждой функциональной системы, какие функции (зоны ответственности) выделены, какие ресурсы задействованы, какие присутствуют внутренние и внешние взаимосвязи.

Нижний (операционный) уровень описывает порядок исполнения стандартных операционных процедур – тех цепочек операций, для которых определен (или может быть определен) наилучший вариант их исполнения. Операционный уровень содержит только ту часть деятельности, исполняемой в рамках функциональной системы, которую целесообразно подвергнуть стандартизации.