18.)Приказ по основной деятельности, его реквизиты. Сроки хранения приказа, оперограмма подготовки приказа.

Приказы подразделяются на две группы — по основной д-ти и по личному соста-ву. Приказом по осн. д-ти оформляются решения руководителя, связанные с ор-цией работы, порядком д-ти предпри-ятия. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если иной срок не указан в тексте. Как правило, пр. подпи-сывает руководитель или его 1 замести-тель, а также нек. должностн. лица в соот-ветствии с их обязанностями, полномо-чиями и компетенцией. Руководитель может издать приказ по всем вопросам своей компетенции. Пр. оформляется на бланке конкретного вида документа и на чистом листе, как правило, формата А4. Реквизиты приказа: -наименование ор-ции; -наим. вида документа; -дата; -индекс; -место издания (при необходи-мости); -заголовок к тексту; -текст; -подпись; -гриф согласования (при необходимости);- отметка «с приказом озна-комлен». Приказ принято печатать в двух экземплярах. Текст приказа состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной. В констат. части излагают цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документы, послужив-шие основанием для издания данного приказа. Констат. часть может отсутст-вовать. Распорядит. часть текста начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ. В распорядит. части излагаются предписы-ваемые действия, называются должност. лица, ответственные за их выполнение, устанавливаются сроки исполнения. Эта часть приказа делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифра-ми. Каждый пункт приказа оформляется с абзаца, он начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, и указания исполнителя. Оперограмма подготовки приказа: 1.всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа, 2.согласование, визирование текста, его подписание, 3.обсуждение, принятие решения или постановление на заседании коллегиальных органов.

19.)Распоряжения и указания, их реквизиты и правила оформления.

Распоряжения и указания, их реквизиты и правила оформления.

Распоряжение – док-т, издаваемый руководителями или заместителями в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжения делятся на 2 гр.: распор. общего, длительного действия и распор., касающиеся конкретного, узкого вопроса, разового случая. Распоряжения издаются 1)по вопросам повседневной, административной и производствен-но-хозяйственной д-ти.2)по вопросам, связанным с организацией и исполнением приказов, инструкций, правил и т.д. Реквизиты: название предприятия, структурное подразделение, название документа, дата, индекс, заголовок, текст, подпись, гриф согласования, визы заинтересованных лиц, отметка «с распоряжением ознакомлен» Распорядительная часть начинается словом ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, ТРЕБУЮ. Подписывает распоряже-ние руководитель, рук-ль структурного подразделе-ния, зам руководителя. Указание – документ организационно-методического характера. В конст части пишется: в целях, в соответствии. В распорядительной части – ПРЕДЛАГАЮ, РЕКОМЕНДУЮ.

20.) Приказы по личному составу, сроки их хранения, особенности их оформления.

Приказ по личному составу — правовой акт, издаваемый руководителем, как правило, по вопросам приема, увольнения и перевода работников предприятия. Приказ по личному составу — обязательный документ трудовых правоотношений. При приеме на работу приказ издается на основании заключенного трудового договора.

При увольнении приказ издается на основании письменного заявления работника и указания руководителя. По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию приказа (ст. 68 Трудового кодекса РФ). На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника. Приказы по личному составу хранятся 75 лет. Приказы оформляются на типовых бланков; также могут быть составлены на стандартном листе формата А4. Приказ должен иметь:

• наименование организации;

• наименование вида документа;

• дату;

• номер;

• заголовок;

• текст;

• основание;

• подпись;

• отметку об ознакомлении.

Приказ составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем предприятия. Датой приказа является дата его подписания руководителем. В тексте указываются:

• фамилия, имя, отчество работника (полностью);

• наименование структурного подразделения;

• профессия (должность);

• условия приема на работу (характер работы).

Особенности:

1)индекс цифренно-буквенный

2)констатирующей части может не быть

3)распорядительная функция оформляется в следующей последовательности: прием, перевод, установление разряда, командировки, отпуск, увольнение

4)при приеме указывают на какую должность, в какое подразделение, с какого числа на какую оплату

при переводе – причину, с какого числа и оклад

5)при поощрении и взыскании издаются отдельные приказы с указанием на соответствующие документы

6)при предоставлении отпуска указывается количество календарных дней, дата ухода и дата возвращения

7)при увольнении указывается ссылка на статью ТК РФ и причина увольнения

8)приказы вступают в силу с момента подписания или оговоренной в тексте даты, они нумеруются в течение календарного года, согласуются с юристами,

визируются отделом кадров и доводятся до сведения работника под подпись

9)хранятся 75 лет

21.) Кадровое делопроизводство, какие документы относятся к документации по личному составу, как они оформляются?

Документация по личному составу – совокупность взаимоувязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника. Трудовые отношения работника и работодателя в РФ регулируются ТК РФ (форма Т-2), все этапы трудового цикла от приема на работу до увольнения подлежат документированию. Документы по личному составу – документы, характеризующие правовую, трудовую, и служебную деятельность работника. Прием на работу при наличии вакантной должности предусматривается штатным расписанием. Виды документов по личному составу: приказы по личному составу, трудовые книжки, личные дела, личные регистрационные карточки, заявления, трудовой договор, автобиография, копии документов об образовании, резюме\анкеты, рекомендательные письма или характеристики. В документации по личному составу отражаются прием, перевод, увольнение работника, предоставление отпусков, командировки, смена фамилии, повышение тарификационных разрядов.

Прием на работу не допускается без предъявления трудовой книжки и паспорта.

Основанием для приема на работу является письменно заключенный трудовой договор, заявление.

Технологическая цепочка при устройстве на работу:

I 1) предоставление резюме;

2) изучение документов администрацией, собеседование;

3) информирование кандидатов о будущей должности, служебных обязанностях, знакомство с организационными документами.

II заполнение заявления, автобиографии, трудового договора, предоставление документов об образовании, трудовой книжки и рекомендательных писем.

III издание приказа о приеме на работу, ознакомление работника с приказом под роспись.

IV заведение личного дела, личной карточки формы Т-2

V внесение фамилий в первичные учетные бухгалтерские документы, запись в трудовой книжке соответственно приказу.

22.)Правила оформления и ведения трудовых книжек.

Трудовые книжки заводятся на поступающего на работу в течение первых 3х дней; только одна трудовая книжка может быть у работника (запрещается законом иметь несколько книжек). В нее заносятся следующие сведения:

1)о работнике

2)о работе

3)о награждениях и изобретениях

Все записи в Т.К. вносятся четко без исправлений (синей или черной пастой) и только после издания соответствующего приказа. При утере Т.К. выдается дубликат (если Т.К. закончилась, то выдается вкладыш, который действителен при предъявлении Т.К.)

При увольнении Т.К. выдается работнику в день увольнения, регистрируется в книге учета и выдачи Т.К. и выдается под роспись работнику.

Трудовая книжка – основной док-т, подтверждающий стаж работы. Заполнение т. к. впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. При заведении т. к. сначала оформляется титульный лист, содержащий сведения о ее владельце: ФИО, дата рождения, обра-зование, профессия, специальность, под-пись владельца т. к., подпись работника, ее оформившего, дата заполнения и печать организации. Т. к. содержит следующие разделы: -сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольне-ние; -сведения о награждениях и поощрениях: награждение орденами и медалями, присвоение почетных зва-ний, поощрения за успехи в работе, другие поощрения в соответствии с действующим законодательством. Все записи о приеме на работу, о переводе на другую постоян ную работу, увольнении и т.д. вносятся администрацией в т. к. только после издания приказа по л/с, но не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения. Если в т. к. заполнены все страницы любого из соответствующих разделов, она допол-няется вкладышем. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Т. к. и их дубли-каты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в теч.2лет в кадро-вой службе отдельно от ост. т. к. рабочих и служащих. После этого невостребо-ван. т.к. хранятся в архиве в теч.50 лет.

23.)Электронный документ и электронный документооборот (шаблон документа, электронная почта, электронный архив).

Электронный док-т – док-т, в котором инфо представлена в электронной форме с реквизитами, необходимыми для признания его действительным.

Эл.док. должен отвечать след. требованиям:

1-создаваться, храниться, обрабатываться, передаваться через ПК

2-содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность

3-быть произведённым по ГОСТу

Преимущества эл.док-тов:

-компьютерная обработка идёт значительно быстрее

-ускоряется, упрощается сбор, обработка и систематизация док-тов

-с помощью эл.почты (модема) оперативная передача док-тов на любые расстояния

-хранение эл.док-тов позволяет сохранить на малых носителях большое кол-во инфо.

Эл.архив – структурное подразделение, осуществляющее приём и хранение док-тов в эл.виде, с последующим их использованием

24.)Номенклатура дел предприятия, правила ее оформления и введения в действие (работа с блок-схемой).

Основным учетным документом в службе ДОУ является номенклатура дел. Она представляет собой унифицированную форму списка заголовков дел, заводимых на предприятиях с указанием срока хранения документа. Номенклатура предназначена для группировки исполненных документов в дела и их учета. В номенклатуру включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки. Номенклатура составляется службой ДОУ и архивом. Ведение дел вне номенклатуры не допускается. Различают номенклатуру дел:

1)примерную

2)типовую

3)сводную

4)индивидуальную

1) и 2) являются методическими и служат основой для разработки 3) и 4) видов номенклатур.

Номенклатура оформляется итоговой записью, которую подписывает начальник ДОУ и утверждает руководитель. Номенклатура пересматривается 1 раз в 5 лет, вводится в действие с 1 января и хранится 10 лет.

Реквизиты: название организации; название вида документа; дата; место составления; заголовок (на какой год?); гриф утверждения; текст; подпись; гриф согласования.

25.)Формирование и оформление дел в соответствии с номенклатурой.

Номенклатура дел - систематизированный пере-чень наименований дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Следует различать н.д. структурного подразделения и сводную н.д. Н.д. структурного подразделения составляет и подписывает секретарь, а утверждает руководитель структурн. подразделения. В н.д. должны быть включены все дела и док-ты, кот. отражают документируемые уча-стки работы и отдельные вопросы д-ти учреждения дела общественных ор-ций, созданных в учреждении. В н.д. включа-ются также незаконченные в работе дела, поступившие из других учреждений для их продолжения. Не включаются в н. печатные издания, сборники постанов-лений правительства, брошюры, жур-налы. Выделяют н.д. структурного и про-изводственно-отраслевого типов. Каждое дело, включенное в н.д., должно иметь собственный строго определенный ин-декс, кот. состоит из обозначения структурного подразделения и порядко-вого номера дела в пределах структу-рного подразделения или учреждения. Заголовки дел указываются в соответс-твующем разделе н.д. В основном используют следующие признаки док-ов при составлении заголовков дел: -номи-нальный, -авторский, -корреспондентс-кий, -предметно-вопросный, -хроноло-гический, -географический. По оконча-нии календарного года в конце н.д. составляется итоговая запись о кол-ве заведенных дел. Н.д., как правило, документ многостраничный. 1 лист оформляется на общем бланке или на листе формата А4.Формированием дел называется группировка исполненных документов дела. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску документов.

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть, на основании указанных нормативных актов, изложен в инструкции по делопроизводству.

Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов. Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Документы помещают в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса.

Требования в процессе оформления дела:

1. помещать в дело исполненные документы, оформленные по ГОСТу;

2. запрещается оставлять в деле дублетные документы;

3. включать в дело только по одному экземпляру документов;

4. группировать в отдельные дела документы постоянного и временного хранения;

5. документы одного календарного года, за исключением переходящих дел.

Личные дела формируются в течение всей работы сотрудника. Переходящими считаются судебные дела, документы учебных заведений. Дело не должно превышать 200-250 листов. Документы в деле располагаются в хронологической последовательности.

Существуют признаки дел:

* номинальный: по названию документов;

* предметно-вопросный: содержание документов по одному вопросу;

* авторский: группировка дела одного автора;

* географический: документы по нескольким корреспонденциям (регионам);

* хронологический: документы одного периода.

Документы, подшитые в дело должны быть подлинными или заверенными копиями.

Сдача в архив:

1. систематизация документов в деле;

2. проведение экспертизы ценности документов;

3. оформление дел;

4. составление описи дел.

Дела прошивают в 4 прокола, помещают в твердую обложку, обложку оформляют после согласования с экспертной комиссией и архивом. Опись дел – основной учетный документ: соответствует номенклатуре, предназначен для передачи в архив, сохранности документов. В 2-х экземплярах: 1 – в ДОУ, 2 – в архив.

Описи составляются на дела постоянного, долговременного, временного хранения. После передачи документов в архив, ЭК уничтожает документы с истекшим сроком хранения.

Реквизиты оформляются по ГОСТу, второй и последующие листы нумеруются. Н. д. содержит пять граф.

26.)Регистрация, исполнение и контроль за документами. Регистрационные формы документации.

Организация работы за документами – создание оптимальных условий для всех видов работы с документацией.

Этапы:

1. прием входящих документов;

2. отправка исходящей корреспонденции;

3. регистрация и исполнение внутренней документации.

4. Регистрация – присвоение документу индекса с последующей записью кратких данных о нем в журнале, регистрационной карточке, памяти ПК.

Существуют 3 формы регистрации: централизованная, децентрализованная, смешанная.

Регистрация должна быть однократной: входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие – в день подписания. Отдельно регистрируются внутренние документы, коммерческие контракты, документы с грифом ДСП.

Журналы регистрации включают следующие графы:

* индекс документа;

* дата;

* автор документа (для входящих);

* адресат – для исходящих;

* резолюция

* исполнитель

* подпись исполнителя

* срок исполнения

* отметка об исполнении;

* номер дела.

Контроль за документами обеспечивает исполнение тех документов, которые по указанию руководителя исполняют контроль.

Этапы обработки документа:

Входящие документы:

предварительная разработка

1. регистрируемые \ нерегистрируемые;

2. наличие адресов и приложений;

3. регистрация в журнале (традиционная форма), регистрационная карточка.

4. резолюция руководителя;

5. направление на исполнение и контроль за исполнением.

Исходящие:

1. составление проекта документа исполнителем;

2. согласование и визирование проекта;

3. оформление по ГОСТу службой ДОУ;

4. подписание руководителем (в день подписания отправляется адресату, 2-й экземпляр подшивается в дело по номенклатуре).

Внутренние:

1-составление проекта и проверка правильности;

2-согласование проекта, визирование

3-регистрация док-та

Регистрация – присвоение док-ту индекса с последующей записью кратких данных о нём в журнале регистрации, карточке или памяти программ.

Док-ты при регистрации делятся на:

1-входящие; 2-исходящие; 3-внутренние;

4-коммерческие; 5-секретные; 6-журнал регистрации с грифом ДСП (регистрируются отдельно).

Карточка регистрации даёт возможность располагать док-ты по признакам формирования:

-хронологическому –корреспондентскому -авторскому -номинальному -географическому

27.)Экспертиза ценности документа, функции экспертных комиссий.

Для определения историч. и практич. ценности док-ов проводят их экспертизу, руководствуясь определенными крите-рииями: оценки происхождения, содер-жания, внешних особенностей док-ов. Осн. задачей экс. цен-ти док-ов яв-ся определение категорий док-ов, подлежа-щих пост. или времен. срокам хранения. Также экс. цен-ти решает след. задачи: -определение состава док-ов, соответс-твующих профилю каждого гос. архива; -обеспечение полноты состава док-ов учреждений; -изыскание путей умень-шения кол-ва док-ов, оставляемых на хранение. Экс. цен-ти док-ов осущест-вляяется в несколько этапов:1-й этап - оценка док-ов в делоп-ве, проводимая для определения воз-можных сроков хранения различных категорий дел. Ее результаты находят отражение в номенклатуре дел; на 2-м этапе в архиве учреждения осущест-вляется освобождение от документов, не подлежащих хранению. 3-й этап состоит в окончательном отборе док-ов на пост. хранение в гос. архивах. Экс. цен-ти док-ов пост. и времен. сроков хранения проводится в делоп-ве учреж-дения и в архиве. В делоп-ве она осущест-вляется ежегодно работниками службы делоп-ва совместно с ЭК. Значительно облегчает экспертизу ценности док-ов деление документации учреждения на 3 гр.: основную, вспомогательную и по л/с. Осн. документация отражает осн. направления д-ти учреждения в соответствии с его назначением и поэтому, как правило, подлежит пост. хранению. Вспомогательная докумен-тация - это оперативная переписка, а также документы по финансирова-нию, учету, отчетности, администра-тивно-хозяйственной д-ти, имеющие лишь оперативное значение. Для нее устанавливаются временные сроки хранения. Документация по л/с обыч-но имеет длительный срок хранения, т.к. используется часто в справочных целях, а нек. ее гр. ввиду научной ценности подлежат пост. хранению.