Тема 7. Контроль
Контроль как вид управленческой деятельности объективно необходим для системы управления и является ее неотъемлемой частью.
Существует множество определений, которые характеризуют ту или иную сторону контроля (рис. 7.1).
Рис. 7.1. Определения, характеризующие сущность контроля
Контроль позволяет получить информацию о положении дел в организации в целом или на отдельном участке.
Необходимость проведения контроля показана на рисунке 7.2.
Рис. 7.2. Необходимость контроля в организации
Виды контроля
По времени осуществления и назначению можно выделить три основных вида контроля (рис. 7.3).
Рис. 7.3. Разновидности контроля в организации
Предварительный контроль предшествует активной деятельности организации. Основная задача предварительного контроля – проверить готовность организации к началу эффективной работы.
Направления предварительного контроля:
Проверка подготовленных документов и уже принятых управленческих решений. Проверяется соответствуют ли они по форме и содержанию, установленным требованиям, правильно ли оформлены, разъяснены ли всем причастным к ним лицам. На данном этапе важно установить, насколько четко составлены должностные инструкции, сформулированы и доведены до подчиненных цели организации.
Оценка персонала. В основе такого контроля лежат заранее разработанные требования, предъявляемые к каждой категории работников: деловые и профессиональные знания и навыки, необходимые для выполнения тех или иных должностных обязанностей, минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области. А также выясняются такие вопросы: понимание работниками основных целей своей деятельности, знание прав и обязанностей, условий вознаграждения, возможностей карьерного роста.
Применяется при приеме на работу, продвижении по службе (собеседование, аттестация) - выявляется, насколько характеристики соответствуют необходимым требованиям.
Контроль персонала следит за подготовкой и переподготовкой кадров, их инструктированием, состоянием здоровья, созданием необходимых условий для работы.
Проверка состояния материальных и финансовых ресурсов. Проверяется соответствие качества сырья установленным стандартам, а также наличие финансовых ресурсов для обеспечения производственного процесса. Средством предварительного контроля финансовых ресурсов является финансовый план.
Текущий контроль осуществляется в ходе проведения работ (в процесс исполнения принятых решений). Цель – своевременно выявить и скорректировать отклонения от заданных параметров и режимов функционирования. Производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным руководителем. Т.е. объектом контроля являются подчиненные, виды деятельности организации, а субъектом – руководители. Текущий контроль основывается на обратных связях (подчиненный <- -> руководитель). Пример обратной связи: начальник обнаружил ошибки в работе подчиненных и сообщим им, что их работа неудовлетворительна. В результате подчиненные исправили ошибки и усилили свое внимание к выполнению операций.
Заключительный (итоговый) контроль проводится после того как работа выполнена (после реализации решения). Суть его состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными ранее нормативами. Цель – выявить имеются ли отклонения от заданных параметров, и установить, находятся ли эти отклонения в пределах допустимого.
Заключительный контроль показывает, каких результатов добились люди, вскрывает упущения и недостатки в работе.
Роль этого вида контроля заключается в следующем:
он дает информацию для дальнейшего планирования;
способствует мотивации (помогает точнее увязать вознаграждение работников с достигнутыми или результатами).
По отношению к организации контроль может быть внешним и внутренним.
Внутренний контроль – это контроль руководством организации процессов, происходящих внутри организации (например, за фондом оплаты труда, производственный, контроль поставок, за исполнением трудовой и технологической дисциплины и др.).
Внешний контроль – это контроль организации государственными органами за соблюдением ею действующего законодательства. Это может быть налоговый контроль, таможенный, экспортный, за сертификацией продукции , бюджетный, банковский, экологические и др.
Внутри организации контроль также разделяют на внешний и внутренний.
Внешний контроль осуществляется менеджерами или специальными сотрудниками – контролерами. Идея внешнего контроля: люди лучше выполняют свои обязанности если знают, что за ними наблюдают.
На это имеется несколько причин:
по результатам контроля происходит оценка персонала и связанные с ней поощрения, наказания, продвижения по службе;
контроль означает, что данной сфере деятельности руководство придает большое значение, поэтому работник старается за нее держаться или проявить хотя бы показное усердие;
поскольку результаты (итоги) контроля освещаются в коллективе, многие стараются работать лучше, чтобы прославиться
Систему контроля необходимо конструировать следующим образом:
организовать защиту от «хитреца» (тех, кто ничего не делая, пытается создать видимость активной и добросовестной работы, показать руководству не то, что есть на самом деле, а то, что оно желало бы видеть). Порой из-за показной деятельности забрасываются действительно важные и нужные дела, блокируется важная информация, представляются «дутые» показатели. Работники больше времени тратят на обман руководства, чем на выполнение собственных обязанностей;
цели должны быть достаточно сложными, не оставляющими лазеек для лентяев;
по итогам работы должно обязательно следовать поощрение или наказание.
Деятельность организации постоянно усложняется, поэтому должна усложняться и система контроля, что требует больших затрат. Выходом из этой ситуации может быть внедрение внутреннего контроля (самоконтроля).
Внутренний контроль – когда исполнители сами следят за своей работой, ее результатами и вносят корректировки с свою деятельность самостоятельно по мере необходимости.
Условия внедрения самоконтроля:
демократические формы руководства;
здоровый (благоприятный) морально-психологический климат;
преобладание групповых форм работы и принятия решений.