Облікові документи допоміжного характеру

Документи допоміжного характеру складаються і оформлюються на рівні вимог до оформлення первинних документів.

Всі облікові документи повинні складатися і вестись розбірливо, без помарок та підчисток.

роблені виправлення оговорюються словами: "Виправленому

і

(вказується правильний запис) вірити" і завіряється у книзі обліку підписом виконавця, а в первинному документі підписом начальника, що засвідчує документ, із зазначенням дати виправлення.

У тексті та цифрових даних первинних документів, регістрів

і бухгалтерського обліку і звітів підчистки і необумовлені виправлення не

допускаються. Усі виконані облікові документи разом з додатками

П . .. -

підшиваються в страви у хронологічному порядку їх надходження або виконання. При цьому кожна справа формується, як правило, по однотипним (надходження та витрати) документах.

Документи, які оформлюються по підсобному господарстві, підшиваються окремо.

Усі листи, у кожній справі нумеруються. Кількість їх у закінченій справі підтверджується підписом начальника і завіряється мастичною печаткою "Для внутрішніх господарських документів" військової частини. Усі облікові документи, які не містять таємних даних, повинні зберігатися в шафах, що забезпечують їх надійне зберігання. Зберігання документів в шухлядках столів і шафах, які не замикаються на ключ, забороняється.

Відповідність за організацію зберігання облікових документів несе начальник служби, а у підрозділах - командир підрозділу.

Облікові документи зберігаються в службі в продовження встановлених строків, після чого здаються в архів, або знищуються встановленим порядком.

Бланки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх схоронність.

' Особливості ведення бухгалтерського обліку

При документальному оформленні прийому та видачі продовольства у первинних документах обов'язково вказуються ціна на продукцію та загальна її вартість, а також кількість тари, її ціна та загальна вартість.

Оформлення видачі продовольства здійснюється за чековою вимогою (ф. 6) до якої додається накладна. Ціни на продукцію та загальна її вартість вказується у зазначеній накладній, яка у двох примірниках разом з талонам чекової вимоги передається одержувачу продовольства (перший примірник накладної передається фінансово-економічного органу частини для ведення бухгалтерського обліку).

Відпуск технічних засобів та майна продовольчої служби здійснюється на підставі нарядів органів управління. Наряди оформлюються за встановленою номенклатурою у кількісному та якісному вираженні з відображенням їх категорійності. У подальшому виконані наряди є підставою для здійснення бухгалтерського обліку у кількісному, якісному та вартісному вираженні.

Книги обліку заводяться та оформляються у діловодстві продовольчої служби військової частини. Вони повинні бути зареєстровані у переліку справ, книг, та журналів нетаємного діловодства штабу військової частини. Аркуші книг обліку пронумеровуються, прошнуровуються та підписуються начальником продовольчої служби військової частини(у підрозділах -командиром підрозділу), підписи завіряються печаткою для пакетів.

Особливості ведення бухгалтерського обліку майна підсобного господарства військової частини.

Облік матеріальних засобів, тварин, комах, насіння, добрив підсобного господарства ведеться у продовольчій службі та за місцем відповідального зберігання (знаходження) у книгах обліку:

• матеріальних засобів - за кількістю, якісним (технічним) станом;

• кормів, насіння, добрив - за кількістю та найменуваннями;

• тварин - за видами худоби, групами та живою вагою:

Облік матеріальних засобів, тварин, кормів, насіння, добрив підсобного господарства ведеться у фінансово-економічному органі в кількісному і вартісному вираженні, у продовольчій службі та за місцем відповідального зберігання — тільки у кількісному вираженні.

Молодняк тварин, одержаних від приплоду в своєму господарстві, оприбутковується за плановою собівартістю в день отелення, опоросу, окоту на підставі акта на приплід. Молодняк тварин і тварин на відгодівлі щомісячно зважують. Приріст ваги приєднується до початкової їх ваги на підставі акта.

Падіж молодняку тварин і тварин на відгодівлі розглядається як втрати виробництва, вартість їх відноситься на збільшення собівартості вирощеного поголів'я. Якщо падіж тварин відбувся з вини матеріально відповідальних осіб, збитки, завдані державі, стягуються з винних осіб у порядку, встановленому чинним законодавством України.

Продукція підсобних господарств обліковується протягом року за плановою собівартістю.

Забій тварин оформляється актом внутрішньої перевірочної комісії.

При забої тварин різних категорій розшифровка, отримання м'яса, жиру-сирцю, субпродуктів 1 та 2 категорії провадиться окремо на кожну категорію тварин. Тварини на підставі затвердженого акта списуються з книг обліку.

При відправленні тварин на забійні пункти, м'ясокомбінати або при передачі в інші господарства на кожну групу тварин заповнюється гуртова відомість у трьох примірниках, окремо на кожній вид тварин, із зазначенням вікової групи, кількості та живої ваги.

Гуртову відомість підписують матеріально відповідальні особи, здавальник та приймальник, а також командир військової частини і головний бухгалтер (начальник фінансово-економічної служби).

Третій примірник залишається у матеріально відповідальної особи, другий передається до фінансово-економічного відділу для ведення бухгалтерського обліку.

Вироблене у підсобному господарстві молоко після кожного доїння оприбутковується за відомістю обліку молока. Витрати молока оформлюються накладною.

Один раз на місяць внутрішня перевірочна комісія проводить контрольне доїння. При цьому молоко враховують від кожної корови за кожне доїння окремо, а в кінці дня підраховують удій і складають акт.

Облік яєць у підсобному господарстві кожного дня ведеться за відомістю яйценосності.

Вилов риби, збір овочів та зелені, меду та іншої продукції підсобного господарства здійснюється на основі акта внутрішньої перевірочної комісії та оприбутковується по книгах обліку в продовольчій службі військової частини.

В акті оприбуткування продукції підсобного господарства фінансово-економічним органом військової частини проставляються ціна та загальна вартість.

Передача продукції підсобного господарства на склад військової частини провадиться на підставі накладної, яка виписується у трьох примірниках продовольчою службою (графи накладної "Ціна" та "Сума" не заповнюються).

На продовольчому складі військової частини після прийому продукції третій примірник видається здавальнику, а два примірники повертаються до діловодства продовольчої служби, де перевіряється відповідальність записів.

Після перевірки другий примірник накладної передається до фінансово-економічної служби військової частини, де проставляються ціна та сума зданої продукції для ведення бухгалтерського обліку.

Передача продукції на планове забезпечення здійснюється по чекових вимогах (форма 6), а на додаткове харчування особовому складу в їдальню — за накладною.

Вироблене у підсобному господарстві молоко після кожного доїння оприбутковується за відомістю обліку молока. Витрати молока оформлюються накладною.

Один раз на місяць внутрішня перевірочна комісія проводить контрольне доїння. При цьому молоко враховують від кожної корови за кожне доїння окремо, а в кінці дня підраховують удій і складають акт.

Облік яєць у підсобному господарстві кожного дня ведеться за відомістю

ЯЙЦеНОСНОСТІ. :.

Вилов риби, збір овочів та зелені, меду та іншої продукції підсобного господарства здійснюється на основі акта внутрішньої перевірочної комісії та оприбутковується по книгах обліку в продовольчій службі військової частини.

В акті оприбуткування продукції підсобного господарства фінансово-економічним органом військової частини проставляються ціна та загальна вартість.

Передача продукції підсобного господарства на склад військової частини провадиться на підставі накладної, яка виписується у трьох примірниках продовольчою службою (графи накладної "Ціна" та "Сума" не заповнюються).

На продовольчому складі військової частини після прийому продукції третій примірник видається здавальнику, а два примірники повертаються до діловодства продовольчої служби, де перевіряється відповідальність записів.

Після перевірки другий примірник накладної передається до фінансово-економічної служби військової частини, де проставляються ціна та сума зданої продукції для ведення бухгалтерського обліку.

Передача продукції на планове забезпечення здійснюється по чекових вимогах (форма 6), а на додаткове харчування особовому складу в їдальню - за накладною.

ДРУГЕ НАВЧАЛЬНЕ ПИТАННЯ V Отримання та облік бланків суворого обліку,

. Облік бланків суворого обліку (чекових вимог, атестатів і талонів ла отримання харчування) ведеться в окремій книзі обліку. На кожній вид бланків відкривається окремий рахунок. Бланки враховуються за номерами, серіями, кількістю книг і аркушів. Оприбуткування бланків суворого обліку здійснюється по талонах чекових вимог, а списання - по актах внутрішньої перевірочної комісії, затверджених командиром військової частини.

Карін-ці використаних бланків суворого обліку зберігаються в ділах облікових документів.

Продукти харчування, отримуються від постачальників або зі складу ^ ОК самостійно по чекових вимогах (форма 6). Передача продукції підсобних господарств на планове забезпечення проводиться також по чекових вимогах (ф.6). Видача її в їдальню на додаткове харчування оформлюється накладними - тільки після виконання плану здачі продукції підсобного господарства на планове забезпечення особового складу частини.

Облік продовольства, техніки та майна у військовій частині ведеться у діловодстві служби, на складі, у їдальні, на хлібозаводі (хлібопекарні), підсобному господарстві і у підрозділі, розташованому окремо від своєї військової частини.

В діловодстві служби здійснюється облік у цілому за військову частину продовольства і бланків суворого обліку у книзі обліку, наявності та руху матеріальних засобів у підрозділ (ф. -26), а техніки і майна - у книзі обліку, наявності та руху матеріальних засобів (ф-27).

Записи в книгах обліку матеріальних засобів про надходження та витрати продовольства, техніки та майна проводяться на підставі керівних документів (талонів чекових вимог, нарядів, накладних).

Продовольство, відпущене в їдальню та військовослужбовцям на руки', списується з обліку прямими витратами на підставі накладних. Кожний приходний документ записується у книзі обліку окремо. Витратні облікові документи за день дозволяється групувати у зведену відомість, підсумкові дані з якої записують у книгу обліку однією строчкою.

Кількість продуктів, які належать до видачі, в первинних документах указуються з точністю:

• картоплі та овочів - до кілограма;

• чаю і спецій - до грама; .

• Ітшіих продуктів — до однієї десятої кілограма.

Продовольство, відпущене підрозділам, що розташовані окремо від своєї частини, списується зі складу частини, записується на рахунок відповідного підрозділу шляхом зменшення на складі частини і збільшення його у підрозділі. З рахунку частини продовольство не виключається до отримання картки-звіту (форма 48) від підрозділу про фактичні витрати продуктів за місяць. На підставі картки-звіту витрачене продовольство списується з обліку частини і з підрозділу.

Продукти харчування, що отримувались підрозділом від постачальників або зі складу ОК самостійно по чекових вимогах (форма 6), в кінці місяця беруться на облік продовольчою службою частини на підставі картки-звіту і прикладених до неї талонів чекових вимог.

Продовольство враховується в асортименті і по сортах. Техніка і майно -по категоріях з відображенням наявності на складі, в їдальні, у підрозділах і в цілому у військовій частині. Столовий і кухонний посуд, обладнання і інвентар, враховуються по строках введення їх в експлуатацію. Зроблені в книзі обліку матеріальних засобів записи звіряються з записами книг обліку складу і їдальні по продовольству один раз на тиждень, по техніці і майну - щомісяця, з відповідною відміткою про це в обох книгах обліку.

Облік тварин, інвентарю, насіння (зерна), корму і продукції підсобного господарства ведеться у окремій книзі обліку наявності і руху матеріальних засобів у підрозділі (форма 26).

Тварини, що надходять до підсобного господарства, приймаються внутрішньою перевірочною комісією і передається під розписку в акті (форма 4) матеріально відповідальній особі, яка призначена наказом командира військової частини.

Молодняк, що народився у підсобному господарстві береться на облік не пізніше семи діб після народження, на підставі акту опоросу, складеного внутрішньою перевірочною комісією і затвердженого командиром частини. Перевід молодняку із однієї вікової групи в іншу і забій тварин на м'ясо або продаж їх у живій вазі оформлюється актом внутрішньої перевірочної комісії, на підставі якого робляться відповідні записи у книзі обліку (форма 26).

Облік тварин ведеться по видах, вікових групах, кількості у кожній віковій групі і живій вазі.

При проведенні запису у книгу обліку кількість тварин показується чисельником, а їх загальна жива вага - знаменником.

Продукція підсобного господарства враховується в діловодстві продовольчої служби на підставі актів забою внутрішньої перевірочної комісії, затверджених командиром частини.

Передача цієї продукції на планове забезпечення проводиться по чекових вимогах (ф.6). Видача її в їдальню на додаткове харчування оформлюється накладними - тільки після виконання плану здачі продукції підсобного господарства на планове забезпечення особового складу частини.

Облік заощаджених у їдальні продуктів (хліб, сіль, спеції, кофе) ведеться наступним порядком:

• у кінці кожного дня начальник їдальні (або інструктор - кухар) разом з черговим їдальні зважують залишки заощаджених продуктів, записують їх вагу в книгу обліку контролю за якістю приготування їжі (форма 53) і скріплюють підписами;

• в діловодстві служби на підставі цих записів щоденно виписується накладна у двох примірниках. Перший примірник накладної залишається у діловодстві для оприбуткування заощаджених продуктів, а другий примірник зберігається у їдальні разом з книгою обліку контролю за якістю приготування їжі (ф-53), і по закінченню цієї книги другі примірники накладних здаються в діловодство служби, де, після перевірки правильності оприбуткування заощаджених продуктів, знищуються.

Заощаджені за день продукти з їдальні на склад не передаються, а враховуються під час чергової виписки продуктів у їдальню. При цьому у накладній на видачу продуктів зі складу кожний продукт, що був заощаджений, записується двома строчками:

• в одній - кількість продукту, що був заощаджений попереднього дня;

• у другій - остання кількість, що підлягає видачі зі складу.

Один раз у квартал у діловодстві служби військової частини на заощаджені продукти оформлюється чекова вимога (ф-6), в якій у графі "Для відміток" перераховуються номери накладних на заощаджені продукти. Начальник їдальні (або інструктор-кухар) своїм підписом у чековій вимозі підтверджує кількість заощаджених продуктів. В кінці кварталу начальник продовольчої служби частини чекову вимогу разом з довідкою про кількість і вартість заощаджених продуктів, затвердженою командиром частини, передає у фінансову службу частини для оплати.

Талон чекової вимоги і накладні на заощадженні продукти залишаються у продовольчій службі і по обліку складу не проводяться.

Облік продовольства і майна, які закуплені за рахунок коштів грошового фонду часини і використовуються на додаткове харчування військовослужбовців, ведеться в книзі обліку (ф.26).

Оприбуткування закуплених продуктів і майна проводиться на підставі накладної, яка виписується згідно документів на оплату. Витрата їх оформлюється таким же чином, як і при оформленні витрати продукції підсобного господарства. •

На складі військової частини облік продовольства, техніки та майна\ ведеться начальником складу в книзі обліку наявності і руху матеріальних засобів у підрозділі (ф.26). Рекомендується вести дві книги:

• одну для обліку продовольства і тари;

• другу для обліку техніки, столового і кухонного посуду, обладнання, інвентарю та іншого майна продовольчої служби.

Також повинні вестись ярлики і опис матеріальних засобів.

Первинні записи про залишки продовольства, техніки та майна в книгах обліку здійснюється в діловодстві служби військової частини і засвідчуються начальником продовольчої служби та особою, що веде облік. Наступні записи про рух на складі продовольства, техніки та майна робляться начальником складу на підставі первинних облікових документів. Кожний прибутковий І

витратний документ в книгу обліку записуються окремо.

В їдальні військової частини облік посуду, обладнання та інвентарю

ведеться начальником їдальні у книзі обліку наявності і руху матеріальних засобів у підрозділі (ф. 26). Записи в книгу обліку про рух посудно-господарського майна проводиться на підставі накладних виписаних в діловодстві служби військової частини.

Продукти харчування, які надійшли в їдальню для приготування їжі, а також хліб, цукор і масло тваринне, що видаються особовому складу, в цю книгу обліку не записуються.

Облік продуктів, що закладаються у котли, фактичний вихід готових страв, м'ясних і рибних порцій і їх якість в їдальні відображається у книзі обліку контролю за якістю приготування їжі (ф. 53). Записи про це в книзі проводить інструктор-кухар у присутності чергового їдальні.

В цій книзі відмічається якість приготовленої їжі і санітарний стан їдальні, а також дається дозвіл на видачу їжі черговим частини (розповісти подрібніте - приклади).

У хлібопекарні (хлібозаводі) військової частини облік витрат хлібопекарної сировини і випеченого хліба ведеться у виробничому листі (ф.18). Записи в виробничому листі про кількість отриманої сировини, а також про кількість хліба, переданого на склад або в їдальню військової частини, проводяться на підставі накладних, що виписуються у діловодстві служби у двох примірниках. Один примірник накладної передається на склад або в їдальню, а другий - у хлібопекарню. Виробничий лист ведеться старшим зміни хлібопекарні.

В діловодстві служби військової частини після перевірки виробничого листа проводяться записи у книзі обліку наявності і руху матеріальних засобів ' про витрати хлібопекарної сировини та оприбуткування випеченого хліба. Видача зі складу хлібопекарні (хлібозаводу) відділенням хлібопечення клібопекарної сировини та прийом на цей склад випеченого хліба оформлюється за накладними які виписуються у діловодстві хлібопекарні (хлібозаводу) у двох примірниках, перший з яких залишається на складі хлібопекарні (хлібозаводу), другій - у хлібопекарному відділенні.

У підрозділі, розташованому окремо від своєї військової часини, облік"" продовольства, техніки та майна ведеться особою, призначеною наказом командира військової частини.

І Техніка та майно (крім тари) враховується в книзі обліку наявності і руху матеріальних засобів у підрозділі (ф. 26), продовольство і тара - у картці-звіті (ф.48) по продовольству. Картка-звіт оформлюється в діловодстві продовольчої служби військової частини і видається під розписку особі, відповідальній за облік у підрозділі.

В картку-звіт записуються залишки продовольства і тари та кількість іюдей, які знаходяться на забезпеченні на початок місяця за даними обліку у службі. Продукти харчування, що надійшли у підрозділ, і тара записуються у картку-звіт на підставі накладних і чекових вимог (ф. 6). Витрати продовольства за добу записуються у картку-звіт по накладних. Записи у картку-звіт заносяться окремо по кожному документу.

І В кінці місяця у картці-звіті виводиться підсумок кількості дободач, що обернулись за місяць, надходження і витрати продовольства і тари і їх залишок на кінець місяця. Картка-звіт підписується командиром підрозділу і разом з іусіма документами про надходження і витрати представляються начальнику продовольчої служби частини.

Підрозділу, що отримує продовольство зі складу (Ж, складу (бази) постачальників самостійно або від найближчих військових частин, видаються Іпід звіт книжки (банки) чекових вимог і бланки атестатів військовослужбовців (ф.21). На чистих бланках чекових вимог і атестатів ставляться мастичні гербові печатки військової частини. Контроль за правильним і законним використанням бланків з печатками здійснюється начальником продовольчої служби військової частини. ТРЕТЄ НАВЧАЛЬНЕ ПИТАННЯ

Зачислення та виключення військовослужбовців з продовольчого

забезпечення.

Контроль за правильними витратами продовольства у військовій частині, а також за правильним і повним забезпеченням військовослужбовців встановленими нормами продовольчих пайків неможливий без правильно налагодженого обліку осіб, що знаходяться на забезпеченні у військовій частині. .

Цей облік повне завжди відображати кількість осіб, що знаходяться на продовольчому забезпеченні і отримують гарячу їжу у їдальні військової частини і у підрозділах, розташованих окремо, а також кількість військовослужбовців, які отримують продовольчий пайок на руки (кому це іозволено згідно керівних документів).

Для обліку осіб, що отримують котловий пайок, в діловодстві іродовольчої служби ведеться книга обліку цих осіб (форма 42), яка. має два

ЗОЗДІЛИ.

У першому розділі враховуються особи, що отримують котловий пайок, а другому - ті, що отримують пайок на руки.

Підставою для записів у цій книзі являються:

по військовослужбовцям, які мають атестати — накази командира військової частини і атестати;

• по військовослужбовцям, які втратили атестат - накази командира військової частини і акти, які складаються начальником продовольчої служби сумісно з представником штабу і затверджені командиром

військової частини; |» по військовослужбовцям (військовим будівельникам) військово-будівельних

загонів - накази командира військової частини і довідки військово-■ будівельних загонів;

• по решті осіб, яким дозволяється забезпечуватися у військовій частині згідно. Положення про продовольче забезпечення Збройних Сил у мирний час, - накази командира військової частини.

Зачислення на продовольче забезпечення та зняття з нього проводиться з 5удь-якого прийому їжі (сніданок, обід, вечеря).

Особи, що достроково повернулись з відрядження або відпустки і мають право на отримання продовольчого пайка (харчування) та забезпеченні ііродовольчо-шляховими грошима або грошовою компенсацією на строк, більший ніж день прибуття, зараховуються на довольство після здачі у фінансову службу надлишків грошових коштів.

Квитанцію про здачу грошей прикладають до атестату.

Записи у книзі обліку осіб, що харчуються, роблять окремо по кожному атестату. У дні, коли руху військовослужбовців, які харчуютья немає, по усім пайкам у графі "перебуває" повторюються записи за попередній день. Записи юбляться тільки чорнилами і тільки після звірки зі стройовою частиною. Робити записи олівцем - ЗАБОРОНЯЄТЬСЯ-(КШУЗ - приклад). і В кінці кварталу у обох розділах книги підбивається підсумок кількості гсіб, що прибули або вибули, і загальної кількості дободач, витрачених по кожному пайку, а також виданих продовольчо-шляхових грошей і грошової юмпенсації замість продовольчого пайка.

: Одночасно підбиваються підсумок виданих сніданків, обідів і вечерь та показників граф "Добавляється" і "Зменшується". При цьому кількість сніданків і вечерь перераховується у повні дободачі, кількість яких добавляється до загального числа дободач, що обернулись за квартал (обід складає - 50%, сніданок і вечеря - по 25% від добової норми продовольчого пайка).

Підсумки другого розділу по кожному пайку переносяться у перший розділ, куди також заносяться дані про кількість витрачених дободач у підрозділах, що знаходяться окремо від військової частини, по даним карток-звітів за квартал, що закінчився.

Загальний підсумок кількості дободач, що обернулися по усім пайкам, включається в звіт по продовольству (форма 1/прод.) і являється підставою для визначення кількості продуктів, що належить до витрат за звітний квартал.

Льотному складу екіпажів літаків, що здійснюють переліт, і інженерному складу, який супроводжує літак, видаються атестати на продовольство (ф. 21), в яких вказується кількість виданих талонів на отримання харчування в їдальнях т військових аеродромах за маршрутом перелита або (якщо переліт, юв'язаний з посадками на цивільних аеродромах) сума грошової компенсації замість належного харчування.

Завершальна частина

Усі посадові особи, в обов'язки яких входить організація обліку або їезпосереднє ведення його у підрозділах і частинах по продовольчій службі, ювинні добре знати і виконувати вимоги Керівництва по обліку матеріальних іасобів (частина 1) - наказ МО 1979р. №260 і в межах своєї компетенції ідійснювати систематичний контроль за їх виконанням підлеглим по службі.

Командири (начальники) усіх ступенів при перевірках підрозділів, іійськових частин і з'єднань повинні проводити необхідні заходи по наведенню підтриманню певного порядку у обліку матеріальних засобів.

Викладач кафедри підготовки офіцерів запасу

Працівник ЗС України В.Л. Рихтюк