Документированная информация.

В организованном управлении наиболее распространенной формой представления информации является документ. Документ в широком смысле - это любой материальный носитель, на котором закреплена информация, предназначенная для многократного применения. Документ- совокупность логически связанных реквизитов , имеющая юридическую силу. В электронных средствах формирования документа он является хранилищем специфических объектов ( от текстовых файлов до анимации ) . Документ появляется только тогда , когда на экране возникает направленное на нужды пользователя содержание объектов. Любое приложение ( WORD , EXCEL для WINDOWS-95) воспринимается как средство создания того или иного элемента единого документа. Таким образом процесс создания и представления информации превращается в выбор наилучшего объекта для формирования того или иного документа.

Традиционно в качестве основного материального носителя использовалась бумага. “Бумажная” информационная технология основанная том, что создание и использование документов осуществляется людьми. В связи с этим форма документа, объем зафиксированной в нем информации, способ ее представления и расположения должны быть ориентированы на человека : создавать максимум удобств как при создании, так и при использовании документа. Информация, документированная на машинных носителях, предназначена для обработки на ЭВМ и поэтому должна быть организована и представлена в таком виде, который обеспечивает эту обработку наиболее эффективным образом. Форма документа и расположение в нем информации во многом влияют на удобство работы с ним. Наибольшее распространение получили табличные документы и документы типа “бланк”. В табличных документах обычно отражается совокупность показателей. При этом реквизиты-признаки, общие для всех показателей, помещаются в заголовок таблицы, частные признаки располагаются в “шапке” таблицы и ее левой части. Поле правой части отводится для значений показателей. В документах типа “бланк” поле документа делится на зоны, предназначенные для отдельных показателей. При этом в зоне располагаются как реквизиты-признаки, так и значение показателя. Табличные документы удобны для отображения однородной информации, а документы типа “бланк” - для разнородной. При обработке информации на ЭВМ, закрепление включающих информации для многократного использования (документирования) осуществляется во внешней памяти (для ПЭВМ чаще всего - МД). При хранении информации на машинных носителях основной единицей хранения является файл ( file -англ- подшитые бумаги, дело, досье. Файл - именованная область внешней памяти для хранения программ и данных; в файлах могут содержаться произвольные текстовые документы и числовые данные, закодированная табличная, графическая и любая другая информация. Файл - основная структурная единица при обработке данных; место, где фактически хранится информация, совокупность всех записей, различные поля. При записи файлу присваивается имя, по которому в дальнейшем осуществляется обращение к нему в процессе работы. Структура и организация файлов зависят от их предназначения и способов использования. Например, при создании информационно-справочных систем файл обычно состоит из однородных записей. Запись (информационное сообщение) - совокупность показателей документа. Запись представляет собой последовательность полей. Каждое поле предназначен для хранения одного элемента данных - наименьшей неделимой единицы, соответствующей реквизиту в бумажном документе. Структура записи определяется количеством полей, их типами, размерами и взаимным расположением. Каждому полю присваивается наименование. Совокупность связанных друг с другом файлов образует базу данных. База данных может быть локальной или общей (централизованной).Локальные базы данных обычно содержат информацию, необходимую для решения комплекса взаимосвязанных задач отдельного исполнителя, подразделения или организации. В централизованной базе данных концентрируется информация, используемая многими потребителями для решения как различных, так и однотипных задач. База данных - некоторый упорядоченный банк информации, предназначенный для хранения необходимых данных. Управление процессами ввода, размещения, поиска, сортировки, выборки и представления информации, хранимой в базе, осуществляется комплексом специальных программных средств, называемых системой управления базой данных (СУБД).