8. Заключение (продление) договора с заказчиком

В ответ на коммерческое предложение заказчик подтверждает готовность к сотрудничеству, высылая поставщику подтверждение комплектации заказа. Проверяется наличие с заказчиком действующего договора на долгосрочное сотрудничество. В случае если договор на долгосрочное сотрудничество с заказчиком заключен не был, или истекли его сроки, на данном этапе производится заключение/продление договора. Заказ создается на основе коммерческого предложения, с учетом подтверждения комплектации заказа. Заказ клиента может быть следующих видов: возврат (брак в комплектующих); допоставка по цене договора; план поставок (в соответствии с договором); бесплатная поставка (замена брака). В позициях заказа указывается: идентификационный номер заказа; вид заказа; дата отправки; идентификатор материала или группы материалов; условия поставки; идентификатор валюты. В случае необходимости, заказ может быть согласован с заказчиком и, на основании этого, в его данные могут быть внесены изменения(может быть изменена дата поставки, количество товара). Заказ клиента регистрируется менеджером отдела сбыта. Для зарегистрированных заказов менеджер отдела сбыта производит анализ и формирует следующие отчёты: отчёт по заказанным товарам за заданный период, в котором для каждого товара указывается количество заказанных единиц и общая сумма заказов, а также общая сумма заказов по всем товарам; отчёт по заказчикам, в котором для каждого заказчика указывается список заказанных товаров, количество и сумма для каждого товара, сумма по всем заказам данного заказчика.

9. Отправка инвойса (счёта-фактуры) и контроль оплаты по договору.

В соответствии с заказом заказчика и условиями договора менеджером отдела сбыта подготавливается инвойс (счет-фактура). В его позициях указывается: идентификационный номер инвойса; дата отправки; идентификатор материала или группы материалов; идентификатор валюты; условия поставки; условия оплаты с указанием счета. Счета могут быть следующих видов: отдельный счет для каждой поставки; сводный счет для нескольких поставок; несколько счетов для одной поставки (разделение счетов). Подготовленный инвойс согласуется, и, в случае необходимости, в его данные могут быть внесены изменения (другая валюта, изменены условия поставки, и/или условия оплаты). Подготовленный и оформленный инвойс отправляется заказчику при помощи выбранного канала связи, которым может являться: электронная почта; традиционная почта; факсимильная связь; доставка личным представителем (курьером). Отправленный инвойс регистрируется в журнале учёта инвойсов (регистрируется идентификационный номер инвойса; дата отправки; идентификатор материала или группы материалов; идентификатор валюты; условия поставки; условия оплаты с указанием счета). Непосредственно после получения уведомления о выполнении условий по оплате, поставщик высылает уведомление о готовности к отгрузке материала, в соответствии с условиями поставки, при получении со своей стороны подтверждения о выполнении условий по оплате. В уведомлении указывается ориентировочная дата отгрузки. На данном этапе бухгалтером проверяется выполнение заказчиком условий по оплате заказа в соответствии с договором. В случае неподтверждения их выполнения, заказчику высылается уведомление в установленной форме, которое также фиксируется в журнале регистрации инвойсов (дата отправки, идентификационный номер инвойса, идентификационный номер уведомления, текст уведомления). Бухгалтер формирует отчёт по инвойсам за заданный период, в котором для каждого инвойса указывается дату отправки инвойса, дату оплаты, сумму оплаты, сумму долга, дату уведомления и текст уведомления, а также общеую сумму оплаты и общую сумму задолженности.