6. Поиск Заказчиков для отправки им коммерческих предложений.

Менеджер отдела сбыта производит проверку наличия заказчиков, с которыми ранее заключались договора, и заносит их в список для отправки им коммерческих предложений. При этом для каждого заказчика составляется список его реквизитов для отправки информации о предлагаемом материале. Информация о предлагаемом материале отправляется потенциальному заказчику при помощи выбранного информационного канала, каким может являться: электронная почта; традиционная почта; факсимильная связь; доставка личным представителем (курьером). В ответ на отправленное сообщение отдел сбыта получает запросы на материал от заказчика. Запрос на материал представляет собой внешнее сообщение отделу продаж о потребности в материале. Запрос составляет основу последующих документов. Клиента или потенциального клиента может, интересовать наличие определенной группы изделий или каталоги определенных изделий. Кроме этой информации, запрос может включать данные об особых изделиях и краткое описание изделий. В позициях запроса указываются следующие реквизиты: идентификационный номер запроса; дата отправки; идентификационный номер материала или группы материалов; краткое описание материала. Запросы от возможных заказчиков регистрируются в установленном порядке. Запросы, полученные от возможных заказчиков, анализируются с целью изучения потребностей на рынке, также проводится проверка на наличие запрашиваемого материала в доступном для продажи ассортименте. Реквизиты возможных заказчиков, приславших запросы, заносятся в список, для отправки им коммерческих предложений. Информацию о товарах и каталогах товаров формирует менеджер отдела снабжения. Аналитик формирует следующие отчёты: отчет о заказчиках за заданный период, в котором для каждого заказчика указывается его наименование, количество отправленных ему информационных сообщений и количество полученных от него запросов; отчёт по товарам за заданный период, в котором для каждого товара указывается его наименование количество его описаний, направленных потенциальным заказчикам и количество ответных запросов о нём со стороны заказчиков.

7. Отправка коммерческих предложений

Менеджер отдела сбыта подготавливает коммерческие предложения. Коммерческое предложение создается на запрос заказчика. В нем может содержаться информация о стоимости определенного количества товара и сроках отгрузки. При оформлении коммерческого предложения в позициях его указываются следующие атрибуты: идентификационный номер коммерческого предложения; дата отправки; идентификатор материала или группы материалов; стоимость материала в зависимости от условий поставки (на данном этапе указывается цена с учетом скидок, налогов и условии поставки); идентификатор валюты; информация о сроках отгрузки; краткое описание материала; просьба выслать подтверждение о получении. Подготовленное и оформленное соответствующим образом коммерческое предложение согласовывается со специалистом отдела рекламы и кладовщиком и, в случае необходимости, в него могут быть внесены изменения в составе предлагаемых количествах товара и сроках их отгрузки. Подготовленное и оформленное коммерческое предложение отправляется возможному заказчику при помощи выбранного канала связи, которым может являться: электронная почта; традиционная почта; факсимильная связь; доставка личным представителем (курьером). Дополнительно, в позиции коммерческого предложения может быть указана просьба об отправке подтверждения о получении. Факт отправления коммерческого предложения регистрируется менеджером отдела сбыта в журнале учёта коммерческих предложений. Информацию о товарах и каталогах товаров формирует менеджер отдела снабжения. Аналитик формирует следующие отчёты: отчет о потенциальных заказчиках за заданный период, в котором для каждого заказчика указывается его наименование, а также список всех отправленных ему коммерческих предложений, который должен в себя включать дату отправки, наименование товара, количество товара, сроки доставки.