4. Составление заявки на использование бюджетных средств

Сотрудник подразделения оформляет и направляет заявку на использование бюджетных лимитов (сумма запрашиваемых средств, причина надобности средств, дата, номер заявки, название отдела, должность отправителя, фамилия, имя, отчество) руководителю подразделения. Тот просматривает каждую заявку, введенную сотрудниками подразделения, сопоставляет её требования с бюджетными лимитами, и если она им соответствует, то передаёт её в планово-финансовую службу предприятия, либо отклоняет её и передаёт обратно сотруднику подразделения с указанием причины возврата заявки. Руководитель планово-финансовой службы предприятия выполняет контроль соответствия поступивших заявок бюджетным лимитам. Если очередная заявка удовлетворяет бюджетным лимитам, он оформляет распоряжение в бухгалтерию (дата, номер распоряжения, сумма к выдаче, атрибуты отправителя (должность, фамилия, имя, отчество, наименование подразделения), основание для выдачи), иначе - отклоняет заявку с указанием причины. Если распоряжение в бухгалтерию оформлено, то бухгалтер на его основе оформляет платёжное поручение (дата, номер платёжного поручения, наименование организации, должность, фамилия, имя, отчество отправителя, сумма к выдаче, номер расчётного счёта, наименование банка) и отправляет его в банк.

5. Пропуск посетителей по разовым пропускам

Посетитель предоставляет сведения о себе (фамилия, имя, отчество, дата рождения, пол, адрес, телефон, данные паспорта (серия, номер), должность, подразделение, табельный номер). Работник бюро пропусков вносит эти сведения в заявку, и докладывает о ней руководителю бюро пропусков. Тот принимает решение о приёме заявки, после чего работник бюро пропусков регистрирует заявку в журнале заявок (дата, номер заявки, свои фамилию, имя, отчество, должность, данные о посетителе). Для получения смарт-карты посетитель предоставляет удостоверение личности. На основе сведений о личности посетителя (фамилия, имя, отчество) и оформленной ранее заявки работник бюро пропусков подготавливает смарт-карту, регистрирует её номер, дату создания и того, кому выдаётся, после чего выдаёт её посетителю. Перед входом на территорию предприятия, на проходной, посетитель вставляет смарт-карту во входной автопропускник. С неё считываются сведения (номер смарт-карты), регистрируется факт предъявления смарт-карты (дата, время, номер смарт-карты), посетителю возвращается смарт-карта и открывается проход на территорию предприятия. При выходе с территории предприятия посетитель вставляет смарт-карту в выходной автопропускник, с неё считывается номер смарт-карты, фиксируется дата и время выхода, после чего посетителю возвращается смарт-карта и открывается выход с территории предприятия. В 20.00 работник пропускного пункта должен проверить, все ли вошедшие посетители вышли. Если нет, то нарушители режима должны быть задержаны. Работник бюро пропусков должен предоставлять начальнику бюро пропусков отчёт о частоте посещения по часам с 6.00 до 20.00 с указанием средней длительности пребывания посетителя на территории предприятия, отчёт о нарушителях режима (фамилия, мя, отчество, должность, отдел, время входа на территорию предприятия, время задержания, причина нарушения режима, время фактического выхода).