3.4. Реєстрація національних документів. Облік проживаючих в готелі.

Крім документів, які передаються гостю, адміністратор заповняє документи внутрішнього користування.

В готелі основним документом обліку номерного фонду являється відомість руху номерного фонду. З цим документом працює черговий адміністратор при поселенні гостей, так як в ньому відображені всі вільні місця і номери. В першій частині таблички записані місця, які були вільні до 00.00 год. поточної доби, в іншій частині адміністратор записує місця, які звільнюються на протязі поточної доби. Відомість розпочинає заповнювати один черговий адміністратор о 12.00 год., а закінчує інший адміністратор о 00.00 год. тієї самої доби.

На поверсі черговий по поверху чи завідуюча секцією заповнюють список проживаючих на поверсі, так звану „шахматку". Існує два варіанта заповнення цього документу. По „шахматці" чергова по поверху складає щоденно наряд на прибирання номерів з зазначенням виду прибирання та покоївки, яка буде його проводити.

3.5. Організація надання додаткових послуг.

Послуги, що надаються у готельному комплексі „7 Днів", поділяються на основні і додаткові. Вони можуть бути безкоштовними і платними. До основних послуг відносяться послуги: проживання та харчування згідно з „Правилами надання готельних послуг".

Перелік та якість надання платних додаткових послуг повинні відповідати потребам присвоєної готелю категорії. При наданні послуг важливою являється не лише їх кількість, але й якість.

Побутове обслуговування, що присутнє у готельному комплексі „7 Днів", спрямоване на задоволення потреб гостей, що виникають під час їхнього проживання. Дані підприємства, що надають побутові послуги, розміщуються в доступному місці (найчастіше на першому поверсі). У вестибюлі, на поверхах, у номерах є інформація про те, як і де одержати послуги, години роботи є зручними для гостей. До складу послуг з побутового обслуговування входять:

• Термінове прання і хімчистка, ремонт і прасування особистих речей (у номері в папці з рекламою є бланки замовлень на прання і чищення одягу. Там же є й пам'ятки про те, як здати одяг у прання. Також гість може взяти праску напрокат. Гість сам прасує у номері або в спеціальній кімнаті, де є гладильна дошка.

• Збереження речей і цінностей (камера схову і сейфи в адміністратора).

• Розвантаження, завантаження і доставка багажу в номер (оплачуються чайовими — на базі організовується черговість посильних, з метою отримання однакових чайових).

Зазвичай у кожному номері в папці з рекламою є папір для листів, конверти, спеціальні таблички, які можна вивісити на двері, якщо гість просить випрати, прибрати номер або просто не хоче, щоб його турбували.

У додаткові послуги входить перенесення багажу, доставка в номер та іншої кореспонденції, автостоянка, інформаційна карта міста тощо. Додаткові послуги можна замовити з номера.

3.6. Види розрахунків за проживання та додаткові послуги. Обліково-розрахункова документація касира (касира по валютним операціям).

У готельному комплексі ,,7 Днів" використовують два види розрахунків готівковий і безготівковий (переведення грошей на рахунок підприємства). Для оплати за безготівковим розрахунком можуть викори­стовуватися дорожні та іменні чеки.

Дорожні чеки виписуються на певну суму, тому клієнт вибирає послуги у готелі. Одержувач чека, тобто готель, повинен визначити лише дійсність чека, тому що чекова компанія, що виписала дорожній чек, гарантує оплату по ньому, оскільки він уже оплачений клієнтом. Дорожній чек не може бути переданий іншій особі, але його можна обміняти на готівку в будь-якому банку.

У більшості готелів персоналу потрібно ознайомити гостя з можливими варіантами оплати при реєстрації. Таким чином, інформація про прямо виписані рахунки повинні бути надані гостеві заздалегідь, до виписування з номера. Це завчасне повідомлення дозволяє одержати підтвердження на дозвіл щодо використання кредитної картки або прямого банківського переказування. Це скорочує час з оформлення виїзду і дозволяє скоротити до мінімуму заборгованість готелю.

Згідно з „Правилами надання готельних послуг в Україні" оплата за проживання проводиться у відповідності з єдиним розрахунковим часом -12 годин поточної доби по місцевому часі. Розрахунок оплати за проживання починають рахувати з 12 години тієї дати, коли гість заїхав, незалежно від фактичної години заїзду.

При проживанні менше доби оплата береться за цілу добу незалежно від розрахункової години.

При затримці виїзду не більше ніж на шість годин після розрахункового часу (з 12.00 до 17.59) знімається погодинна оплата, при затримці виїзду в період з 18.00 до 23.59 береться оплата за половину доби. При затримці виїзду більше ніж на дванадцять годин, оплата береться за добу.

Згідно з „Правилами надання готельних послуг в Україні" виконавець зобов'язаний забезпечити надання пільг категоріям осіб, які мають право на отримання пільг у відповідності з діючим законодавством. Перелік категорій осіб, які мають право на отримання пільг, а також перелік пільг, які надаються при наданні послуг, повинен розміщуватись в приміщенні служби прийому та розміщення в зручному для огляду місці.