П равила ведения кассовых операций

Общие положения

Кассовые операции занимают одно из центральных мест в хоз. деятельности предприятия. Потребность в наличных денежных средствах возникает постоянно и связана с выплатой зарплаты, пособий, средств на командировочные и хоз. расходы, оплату различных услуг. В то же время в кассу ежедневно могут поступать платежи наличными в погашение долга работниками, за услуги, поступление с расчётного счёта или от покупателей.

Для хранения, поступления и выдачи денежных средств наличными предприятие создаёт специальный участок бухгалтерии - кассу. Её возглавляет кассир ­- материально-ответственное лицо, с которым заключается договор о полной материальной ответственности (обязательство кассира). В небольших организа­циях обязанности кассира может выполнять главный бухгалтер; он назначается приказом по предприятию с разрешением выполнять обязанности кассира и с обязательным заключением с ним договора о полной материальной ответственности кассира.

Учёт кассовых операций ведётся в соответствии с "Положением о правилах организации наличного денежного обращения". Наличные деньги предприятия должны храниться в сейфе или несгораемом шкафу. Хранение в кассе денег, принадлежащих данному предприятию, запрещено. Помещение кассы должно быть изолировано от других отделов, находиться на сигнализации, дверь - двойная, обита железом, окно – с решеткой. Для выдачи и получения денежных средств должно быть маленькое окно. При оборудовании помещения кассы в стены, потолки и в полы должны быть вмонтированы материалы, препятствующие проникновению (железные сетки). В помещение кассы никто не имеет права входить, кроме главного бухгалтера и руководителя, ключи от сейфа могут быть в 2-х, 3-х экземплярах: 1-ый - у кассира, а остальные у руководителя (в картонном конверте под печатью).

Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов (минимальный размер), установленные банком по согласованию с руководителем предприятия. Лимит зависит от размера предприятия и удалённости от банка. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются. Денежные средства выше лимита должны быть сданы в банк. Сверх лимита деньги могут храниться в кассе только в дни выплаты заработной платы, пособий, стипендий в течение трёх рабочих дней, включая день получения денег в банке.

Документальное оформление кассовых операций

Первичный учёт и отчетность по кассе ведётся согласно "Порядку ведения кассовых операций в РФ".

Деньги в кассу могут поступать:

1. из банка с разных денежных счетов;

2. выручка от реализации продукции и материалов.

Кассир принимает наличные деньги по приходным кассовым ордерам (ПКО) , подписанным главным бухгалтером; вносителю выдаётся квитанция к ПКО за подписью гл. бухгалтера и кассира, скрепленная печатью. ПКО состоит из приходного ордера и квитанции,

где указывается название документа, его номер, откуда поступили деньги; их назначение; сумма цифрами и прописью с большой буквы (остаток по строке прочёркивается), печать, штамп "получено" в левом верхнем углу (число и подпись) .

Основным документом на получение денег с расчетного счета (на зарплату, хоз. расходы) является денежный чек.

Для получения наличных средств с расчётного счёта предприятие представляет в банк; за два дня до установленного им самим срока выдачи зарплаты заявление о

бронировании средств. После того как средства забронированы, "их" получает кассир по чеку.

Чек состоит из 3-х отдельных частей: корешка, чека и контрольной марки. Все три части бланка чека имеют одинаковый порядковый номер и один и тот же буквенный и цифровой код. Корешок чека остается в чековой книжке (чекодателя), являясь подтверждением использования чека на определённую сумму. Лицевая сторона корешка заполняется при выдаче чека на руки кассиру. В ней указывается: сумма к получению в банке, дата выдачи чека кассиру, ФИО кассира, подпись директора и гл. бухгалтера. Получая чек, кассир отмечает на лицевой стороне его корешка дату получения и ставит свою подпись. Обратную сторону заполняет гл. бухгалтер после оприходования наличных денег в кассу с указанием номера приходного ордера и даты оп­риходования.

Использованный чек по его корешку регистрируют в реестре чеков. Чек на получение денег заполняется банком и бухгалтером предприятия. Банк заполняет данные о чекодателе (наименование, номер его расчетного счета) и ставит штамп с названием банка. Клиент на лицевой стороне чека ставит сумму к получению наличными (которая указана в заявлении на бронирование), отмечает место выдачи, число, месяц (прописью) и год; после слова "заплатите" клиент пишет кому следует выплатить деньги (указывается в дательном падеже ФИО кассира); над словами "сумма прописью" вписывает от начала с большой буквы сумму прописью. Записанная сумма заканчивается словом "руб", а все остальное прочёркивается. Чек подписывает руководитель, гл. бухгалтер, а на обратной стороне указываются цели, на которые снимаются деньги. Ниже записываются данные паспорта кассира. Заполненный чек передаётся оператору банка для даль­нейшей обработки.

Контрольная марка

После проверки правильности заполнения чека и чёткости оттиска печати чекодателя работник операционного отдела банка вырезает контрольную марку и передаёт её клиенту. Оформленный банком чек поступает в расходную кассу, куда с контрольной маркой отправляется кассир для получения денег. Получая деньги, наш кассир предъявляет кассиру банка паспорт и контрольную марку, называя общую сумму к получению.

Кассир банка сверяет названную сумму с указанной в чеке и приклеивает контрольную марку на специальное место на лицевой стороне чека и выдаёт деньги, клиент проверяет выданную сумму здесь же (в расходной кассе банке) . При получении денежных средств в банке по чеку бухгалтером также выписывается приходный кассовый ордер с регистрацией его номера и даты на оборотной стороне корешка чека. Выдача денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером (РКО), который подписывается руководителем и гл. бухгалтером предприятия. Приём и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления. 3аработную плату пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы не по РКО, а по платёжным и расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем и гл. бухгалтером. При получении денег рабочие и служащие расписываются в платёжной ведомости. Если "деньги выдаются по доверенности, то в тексте РКО после ФИО получателя денег указывается ФИО лица, которому доверено получение денег, при этом в ведомости перед распиской в получении денег кассир указывает "По доверенности". Доверенность остаётся у кассира и прикрепляется к РКО или платёжной ведомости.

Деньги отдельному лицу, не работающему в данном предприятии, выдаются при предъявлении им паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, по расходному кассовому ордеру где получатель пишет прописью сумму полученных денег, ставит число и свою подпись. На всех РКО кассиром ставится штамп "Оплачено", дата и его подпись.

Если по каким-то причинам (болезнь, длительная командировка) работник не получил зарплату, то в ведомости против его фамилии делают отметку "Депонировано" и эту сумму сдают на расчётный счет, кроме этого сдаются деньги предназначенные для взноса в уставный капитал (полученные от учредителей), выручка от реализации продукции, которую покупатель оплачивает наличными и другие случаи. Сдача наличных денег в банк оформляется документом "объявление на взнос наличными", который состоит из трех частей - верхняя ­остается в банке, средняя (квитанция) передается кассиру, нижняя (ордер) тоже возвращается кассиру, но после проведения банком соответствующей операции к этому ордеру выдаётся выписка банка. Hа сданную сумму в банк кассир предприятия составляет РКО. ПКО и РКО выписывает бухгалтер или другое лицо, которому это поручено. Все выписанные РКО и ПКО регистрируются в «журнале регистрации ПКО и РКО», где записываются отдельно ПКО и отдельно - РКО, указанием даты, номера и сумму. Журнал необходим для контроля целевого назначения полученных и израсходованных денег. Никаких подчисток и помарок или исправлений в кассовых документах не допускается.