6. Проведение аудита на месте

Первоначально руководством проверяемой организации проводится предварительное совещание. Его цель:

а) подтверждение плана аудита;

б) предостав-ние краткого обзора плана выполнения аудита (А);

в) подтверждение каналов обмена информацией;

г) предоставление возможностей проверяемой организации задать вопросы.

В роли председателя должен быть руководитель аудиторской группы (АГ). На совещании необходимо выполнить следующее:

а) представить участников, включая их роль в А;

б) подтвердить цели, области, критерий А;

в) подтвердить график проведения А и другие соглашения с проверяемой организацией, связанные с аудитом;

г) ознакомить с методами и процедурами А;

д) подтвердить официальные каналы связи между АГ и проверяемой организацией;

е) подтвердить язык, используемый при А;

ж) подтвердить, что проверяемая организация будет информирована о ходе А во время его проведения;

и) подтвердить, что любые ресурсы и средства, необходимые АГ, будут доступны;

к) подтвердить обеспечение конфиденциальности;

л) подтвердить обеспечение безопасности работы, ознакомление с процедурами на случай чрезвычайной ситуации и обеспечение безопасности для АГ;

м) подтвердить наличие, роль и фамилии всех сопровождающих лиц;

н) ознакомить с методами составления отчетов, включая классификацию несоответствий;

о) информировать об условиях, при которых А может быть прекращен;

п) информировать о системе рассмотрения апелляций по проведению или заключениям по результатам А.

В зависимости от сложности А может возникнуть необходимость в заключении официального соглашения по обмену информацией в ходе А между АГ и проверяемой организацией.

В АГ периодически проводят обмен информацией, оценивают ход А и, при необходимости, перераспределяют обязанности между членами АГ.

Во время А руководитель АГ должен периодически обмениваться информацией о ходе А и всех связанных с этим вопросах с проверяемой организацией и заказчиком А. Свидетельство, полученное во время А, относительно предполагаемого непосредственного и существенного риска должно быть без задержки доведено до сведения проверяемой организации и, если необходимо, заказчика А. Если свидетельство аудита указывает на невыполнимость целей А, руководитель АГ должен доложить проверяемой организации и заказчику о причинах принятия соответствующих мер, включающих корректировку и переутверждение плана А, изменение целей или области А, или прекращение А.

Сопровождающие лица и наблюдатели не являются аудиторами, поэтому они не должны оказывать влияния на проведение А или вмешиваться в проведение аудита.

Сопровождающие лица, назначенные проверяемой организацией, должны оказывать помощь группе, действовать по просьбе руководителя аудиторской группы

Во время А информация, относящаяся к целям А, области и критериям А д.б. собрана путем необходимых выборок и верифицирована. Методы сбора информации включают:

- опросы;

- наблюдения за деятельностью;

- анализ документов.

Для получения выводов А свидетельства А должны быть сопоставлены с критериями А. Выводы аудита указывают на соответствие или несоответствие критериям аудита.

Соответствия критериям А должны быть обобщены с указанием мест расположения, подразделений или процессов, которые подвергались А.

Несоответствия и подтверждающие их свидетельства А должны быть записаны и классифицированы (ранжированы). Они должны быть проанализированы с проверяемой организацией для подтверждения объективности свидетельств А.

АГ до закл-тельного совещания должна выполнить следующее:

1. рассмотреть выводы А и другую соответствующую информацию, собранную во время А, на соответ-ие целям А;

2. согласовать заключения по результатам А с учетом неопределенности, присущей процессу А;

3. подготовить рекомендации, если это предусм-ено целями А;

4. обсудить действия по рез-ьтатам А, если это входит в план А

Заключения по результатам А должны содержать:

1. степень соответствия СМ критериям А;

2. результа-ивность внедрения, поддержания и улучшения СМ;

3. возможности процесса анализа со стороны руководства для обеспечения постоянной пригодности СМ, ее адекватности, результативности и улучшения

Цель заключительного совещания, председателем которого является руководитель АГ, - представить выводы и заключения по А таким образом, чтобы они были признаны проверяемой организацией, и, при необходимости, были согласованы сроки предоставления плана КД и ПД.

Руководитель АГ отвечает за подготовку и содержание отчета (акта) по А.

Отчет (акт) по А должен содержать полные, точные, сжатые и понятные записи по аудиту и должен включать ответы на следующие вопросы: цели А; область А; идентификация заказчика А; идентификация руководителя и членов АГ; даты и места проведения А на месте; критерии А; выводы А; заключения по результатам А.

Отчет (акт) по А д.б. подготовлен в согласованные сроки, датирован, проанализирован, утвержден в соответствии с процедурами программы А, разослан получателям.

Отчет (акт) по А является собственностью заказчика А. Члены АГ и все, кто получает отчет (акт) по А, должны соблюдать требования конфиденциальности содержимого отчета (акта).