5. Организация проведения аудита

Деятельность по проведению аудита предусматривает планирование, выполнение проверок и составление отчетных документов, кроме того последующие действия могут потребовать привлечения аудитора и проверяемых. Само проведение инспекции может помешать производственному процессу, поэтом очень важно провести проверки должным образом от начала до конца.

Проведение аудита СМК состоит из следующих этапов:

1. Организация проведения

2. Выполнение анализа документов

3. Проведение аудита на месте

4. Подготовка, подтверждение и рассылка отчета по аудиту

5. Завершение аудита

Организация проведения аудита включает в себя:

• Назначение руководителя аудиторской группы

• Определение целей, области и критериев аудита

• Определение возможности проведения аудита

• Формирование аудиторской группы

• Установление первоначального контакта с проверяемой организацией

Ответственных за управление программой аудита должен назначать руководитель конкретной аудиторской группы. В случае проведения совместного аудита проверяющие организации до начала аудита должны прийти к соглашению по конкретным обязанностям каждой организации, в особенности в отношении полномочий руководителя группы назначенного для аудита.

Определение возможности проведения аудита

Возможности аудита должны быть определены с учетом таких факторов как:

- достаточность и соответствие информации для планирования аудита;

- адекватное сотрудничество с проверяемой организацией;

- наличие времени и соответствующих ресурсов.

Если аудит не осуществим, то по результатам консультаций с проверяемой организацией заказчику аудита должен быть предложен альтернативный вариант. Если аудит признан осуществимым, должна быть подобрана аудиторская группа с учетом требуемой компетентности для достижения целей аудита. При наличии только одного аудитора последний должен выполнять все предусмотренные обязанности руководителя аудиторской группы. Процесс обеспечения общей компетентности аудиторской группы должен включать следующие этапы:

1. Выявление знаний и умений, необходимых для достижения целей аудита

2. Выбор членов аудиторской группы таким образом, чтоб аудиторская группа обладала всеми необходимыми знаниями и умениями

АГ должна назначаться, формироваться из числа аудиторов, которые в совокупности обладают, установленным органом по сертификации, компетентностью для проведения сертификации организации подавшей заявку.

Аудиторы стажеры могут быть включены в аудиторскую группу, но должны действовать только под руководством и контролем аудиторов.

Установление первоначального контакта с проверяемой организацией

Первоначальный контакт может быть официального или неофициального характера, но должен устанавливаться лицами, назначенными ответственными за руководство программой аудита или руководитель аудиторской группы. Предварительное взаимодействие с проверяемой организацией при сертификационном аудите проводит председатель комиссии с целью:

• определение каналов обмена информацией с представителем проверяемой организации;

• согласование порядка доступа

• согласование процедур обеспечения безопасности деятельнсти экспертов на производственнх площадках

• определение представителя проверяемой организации принимающей участие в аудите

Цели первоначального контакта:

а) установление каналов обмена информацией с представителем проверяемой организации;

б) подтверждение полномочий для проведения аудита;

в) предоставление информации по предлагаемому графику аудита и составу аудиторской группы;

г) получение разрешения на доступ к соответствующим документам, включая записи;

д) определение необходимых правил обеспечения безопасности работ на месте;

е) определение подготовительных мероприятий к аудиту;

ж) согласование присутствия наблюдателей и сопровождающих для аудиторской группы.