Резервирование

В данном лепестке необходимо занести следующую информацию (левая половина карточки резервирования):

• Фамилия и имя гостя, который оплачивает счет за проживание в номере

• Название фирмы (если гость приезжает через фирму)

• Количество взрослых и детей в номере

• Национальность гостя

• Дата рождения гостя

• Ориентировочное время заезда

• Статус заявки (Временный/Гарантированный)

• Телефон включен/выключен

Ниже расположены поля, которые заполняются или не заполняются, в зависимости от того осуществляется ли только регистрация заявки или сразу резервируется номер.

Е сли воспользоваться в модуле План кнопкой быстрого индивидуального резервирования, то в поле Номер будет стоять знак вопроса, а в полях Тип номера, Дата заезда и Дата выезда – данные по умолчанию.

Е сли конкретный номер не закреплен за гостем, то это можно сделать с помощью кнопки

И зменить данные о датах заезда и выезда можно с помощью кнопки

В правой половине Карточки резервирования размещается следующая информация:

• Закрепление за гостем желаемого номера; данное поле является информационным и служит для напоминания пожеланий гостя

• Фиксирование суммы депозита, какую должен заплатить гость (поле Депозит) и срок, до которого депозит этот должен быть перечислен (поле Дата)

• Подтверждение (поле Получено), что деньги по депозиту заплачены, и когда это произошло

• Информация о питании гостя и тарифной сетке, по которой будет калькулироваться стоимость проживания и питания

• Пакет услуг, который будет предоставляться ему ежедневно

• Скидки, если гость их имеет

• Полная калькуляция стоимости пакета услуг

Информация о госте/фирме

Здесь заносится подробная информация о госте и (или) фирме, через которую прибывает гость.

С помощью кнопки можно внести данные о каждом госте планирующем проживать в данном номере. Галочкой помечается гость, на счету которого будут скапливаться проводки за проживание, питание и, если есть пакеты услуг.

В левом нижнем углу находятся кнопки, с помощью которых в систему заносятся данные о заявках, необходимые для ведения статистики.

О лепестках Счет и Сервисы речь пойдет ниже.

Резервирование в ячейках плана

Если точно известно, в каком номере будет жить гость, то можно сразу переходить к резервированию номера. Для этого необходимо подвести курсор на незанятую ячейку Плана требуемого дня заезда, и, нажав левую кнопку мыши и удерживая ее в нажатом состоянии перемещать мышь в горизонтальном направлении на нужное количество дней, таким образом, чтобы длина тянущейся за курсором белой ленточки составляла столько дней, сколько пожелает провести в отеле гость. После того как вы отпустите клавишу мышки на экране появится Карточка резервирования.

1.2. Групповые заявки

Ввести информацию о групповой заявке в систему можно двумя путями:

С помощью кнопки Новая группа

Ч ерез модуль Группы

В первом случае необходимо нажать

На экране появляется регистрационная карточка группы - Мастер.

К арточка «Мастер»

Карточка Мастер состоит из трех лепестков:

• Мастер

• Гости группы

• Счет

Заполнение регистрационной карты группы происходит аналогично заполнению индивидуальной Карточки резервирования.

При изменении даты заезда, выезда или количества ночей, которые группа собирается провести в гостинице необходимо помнить, что нельзя изменить дату «в прошлом» - изменения возможны только с настоящего календарного дня!

Итак, вы заполнили строку с именем группы, а также предполагаемое время проживания этой группы в гостинице. Далее необходимо указать, сколько гостей собирается приехать по данной заявке в таблице, находящейся ниже графы Питание.

Предположим, что некая группа желает забронировать 5 номеров, из которых два номера категории «1-м», три номера категории «2-м». Для вас эти пожелания пока означают лишь то, что в процессе ввода таких данных может образоваться две строки. Следовательно, необходимо осуществить выбор типов номеров в два этапа. Рассмотрим их.

Э тап первый

Нажмите кнопку Новый тип. Подведите курсор к графе Тип комнаты и щелкните по стрелочке. Среди прочих выберете тип 1-м. Список закроется, и в ячейке таблицы на этом месте появится первая запись - 1-м. Теперь либо с клавиатуры клавишей Tab, либо мышкой вам надлежит заполнить один за другим все столбцы. В графу Количество вводится число номеров требуемой категории, в нашем случае 2, в графу Взрослые (Ребенок А, Ребенок В) вводится количество человек, которое будет проживать в номерах данной категории.

Завершающее действие в процессе записи данных - нажатие клавиши Enter или клавиши с изображение галочки в столбце Итого. После этого в конце строки появляется сумма, которую следует взять за проживание в этом номере, а в нижней строчке - появятся итоговые данные.

Этап второй

Теперь нас интересуют 2-м номера. Здесь и в дальнейшем порядок действий будет абсолютно одинаков. Заполняя строку в столбце Количество, ставим цифру 3, в столбце Взрослые - 2, поскольку номер 2-х местный. В строке Итого данные меняются: теперь всего занято 5 номеров. Общая итоговая сумма также изменится - она станет суммарным результатом стоимости проживания в обоих номерах.

Далее следует, указать, как будут питаться гости (графа Питание), какой тариф будет использоваться для вычисления стоимости их проживания и питания, а также имеет ли гость право на какие-либо скидки. По мере занесения данных о питании и тарифе стоимость проживания и питания для гостей будет изменяться согласно данным, которые вы заносите.

В случае необходимости можно создать для данной группы индивидуальную тарифную таблицу.

Если клиенты имеют скидку на проживание или питание, или на то и другое - занесите эти данные в соответствующие строки Скидка комн. и Скидка пит-е. При этом в строке Итого сумма по-прежнему не изменится, а проживание будет стоить вашим клиентам именно столько, сколько указано в окне Общая стоимость.

В поле Мастер платит за следует указать перечень услуг, которые будут фиксироваться на счете группы.

Существуют также специальные клавиши лепестка Мастер:

• Список гостей/фирм из архива

• Отображение таблицы свободных номеров

• Определение цвета групповых резервирований

Специальные клавиши расположены в ряд под графой Статус. Приведем их краткую характеристику.