5. Номенклатура справ

Удосконалення роботи управлінського апарату, оперативність та якість вирішення питань, а також діяльність організації в цілому, значною мірою залежать від організації використання та зберігання документів, в тому числі і від систематизації та класифікації документів. Швидко знайти потрібний документ для використання можливо лише при чіткій класифікації документів. Крім цього, науково обґрунтована класифікація документів має велике значення не тільки для оперативної роботи в організаціях, а й для подальшого зберігання та використання документів в архівах.

Спеціальним класифікаційним довідником, що визначає порядок розподілу документів у справи, є номенклатура справ. Іншими словами, номенклатура справ – це систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку.

Номенклатура справ має декілька напрямів використання:

• призначена для систематизації документів, тобто вона служить планом розподілу документів після їх виконання в справи і таким чином визначає систему зберігання документів в організації. При цьому номенклатура справ може служити підставою як для формування документів на папері у фізичні справи, так і для впорядкованого розподілу, зберігання та пошуку електронних документів у разі зберігання документів (файлів) в організації на рівні файлової системи або бази даних;

• містить інформацію про терміни зберігання документів, тобто кожна справа, включене в номенклатуру, має вказівку терміну зберігання документів, вміщених в нього. Формуючи документи в справи відповідно до номенклатури, тим самим одночасно намічають, поки що орієнтовно, термін зберігання документа. Таким чином, за допомогою номенклатури справ проводиться перший етап експертизи цінності документів;

13

• закріплює індексацію справ, відповідно до цього номенклатура справ може використовуватися при реєстрації документів - індекс справи за номенклатурою часто входить складовою частиною в реєстраційний номер документа;

• має довідкове значення при вивченні структури організації;

• є основою для складання описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання і основним обліковим документом у діловодстві;

• використовується для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання;

• може бути використана як схема побудови довідкової картотеки на виконані документи.

Номенклатура справ повинна бути в кожній організації, установі, підприємстві, при цьому вона повинна охоплювати всі документи, що створюються в процесі їх діяльності.

Говорячи про номенклатуру справ, необхідно зазначити, що існують три види номенклатур справ:

- типова номенклатура справ;

- приблизна номенклатура справ;

- індивідуальна номенклатура справ конкретної організації.

Типова номенклатура справ встановлює склад справ, що заводяться в діловодстві однотипних організацій, і є нормативним документом.

Орієнтовна номенклатура справ встановлює зразковий склад справ, що заводяться в діловодстві організацій, на які вона поширюється, із зазначенням їх індексів, і носить рекомендаційний характер.

Зазвичай типові і зразкові номенклатури справ розробляються вищестоящими організаціями для своїх підвідомчих організацій.

Проте в кожній організації має бути індивідуальна, тобто своя конкретна, номенклатура справ. При існуванні типової або зразкової номенклатури справ для організації вони використовуються для складання індивідуальної номенклатури справ даної організації:

14

1. в індивідуальну номенклатуру справ організації з типової або зразкової номенклатури справ переносяться передбачені ними заголовки справ, які передбачається завести в діловодстві організації, конкретизовані з урахуванням її специфіки;

2. в індивідуальну номенклатуру справ переносяться без змін терміни зберігання справ, передбачені типовою або зразковою номенклатурою справ.

Номенклатура справ організації (зведена) складається за встановленою формою на підставі номенклатур справ структурних підрозділів, розроблених за аналогічною формою, узгоджених структурними підрозділами з архівом організації та підписаних керівниками цих підрозділів.

Номенклатура справ організації оформляється на загальному бланку організації.

Номенклатура справ організації візується керівником архіву організації або особою, відповідальною за архів організації, підписується керівником служби або особою, відповідальною за документаційне забезпечення управління (діловодство), і після схвалення Центральною експертною комісією (або експертною комісією) організації направляється на узгодження з експертно-перевірочною комісією відповідної архівної установи, після чого затверджується керівником організації. Після затвердження номенклатури справ організації структурні підрозділи отримують виписки відповідних її розділів для використання в роботі.

Номенклатура справ організації на майбутній календарний рік складається в останньому кварталі поточного року, затверджується керівником організації і вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

Номенклатура справ повинна узгоджуватися з архівною установою не рідше одного разу на 5 років. У разі докорінної зміни функцій і структури організації розробляється нова номенклатура справ.

15

Номенклатура справ складається на основі вивчення складу і змісту документів, що утворюються в діяльності організації. При складанні номенклатури справ слід керуватися:

1. статутом або положенням про організацію,

2. положеннями про структурні підрозділи,

3. штатним розкладом,

4. номенклатурою справ організації за минулий рік,

5. описами справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання,

6. реєстраційними формами,

7. відомчими і типовими переліками документів із зазначенням термінів їх зберігання,

8. типовими і зразковими номенклатурами справ.

У номенклатурі справ передбачаються заголовки справ для групування документів, що відображають всі документовані ділянки і питання діяльності організації. У номенклатуру справ організації включаються справи тимчасово діючих органів, документи яких служать правовою підставою для підтвердження повноважень організації або припинення її діяльності (наприклад, справи ліквідаційної комісії організації включаються в номенклатуру справ ліквідованої організації).

Основою для визначення структури номенклатури справ є структура (штатний розклад) організації. Розділами, підрозділами та іншими розподілами номенклатури справ є назви підрозділів (наприклад: канцелярія, бухгалтерія, відділ кадрів тощо).

Графи номенклатури справ організації, її структурних підрозділів заповнюються таким чином:

• у графі 1 "Індекс справи" номенклатури справ проставляються індекси кожної справи, включеної до номенклатури. Індекс справи складається з встановленого в організації цифрового позначення структурного підрозділу та порядкового номера заголовка справи за номенклатурою справ в межах структурного підрозділу. Індекси справ позначаються

16

• арабськими цифрами. Наприклад: 02-03, де 02 - індекс структурного підрозділу, 03 - порядковий номер заголовка справи за номенклатурою справ. При цьому в номенклатурі справ рекомендується зберігати однакові індекси для однорідних справ різних структурних підрозділів (напрямів діяльності), наприклад, "Накази з основної діяльності" (02-03, 03-03, 04-03 і т.д.);

• в графу 2 "Заголовок справи" номенклатури справ включаються заголовки справ (томів, частин). Порядок розташування заголовків справ всередині розділів і підрозділів номенклатури справ визначається ступенем важливості документів, що становлять справи, і їх взаємозв'язком. Спочатку розташовуються заголовки справ, що містять організаційно-розпорядчу документацію. При цьому заголовки справ, що містять постанови і накази вищестоящих організацій, розташовуються перед заголовками справ з наказами керівника організації. Далі розташовуються заголовки справ, що містять планові та звітні документи. Заголовки справ, заведених за географічним і по кореспондентському ознаками, вносяться в номенклатуру справ за алфавітом географічних назв або кореспондентів;

• у графі 3 "Кількість од. збер." номенклатури справ вказується кількість справ (томів, частин). Вона заповнюється після закінчення календарного року;

• в графі 4 "Термін зберігання і № статей за переліком" вказуються термін зберігання справи, номера статей за переліком (типовим, відомчому), а при його відсутності - за типовою або зразковою номенклатурою справ. При включенні в номенклатуру заголовків, документів, термін зберігання яких не передбачений типовим або відомчим переліками документів, термін їх зберігання встановлюється експертно-перевірочною комісією відповідної архівної установи за поданням архіву організації та центральної експертною комісією (експертною комісією) організації;

17

• у графі 5 "Примітка" протягом усього терміну дії номенклатури проставляються відмітки про заклад справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про передачу справ в іншу організацію для продовження та ін..

Після закінчення діловодного року в кінці номенклатури справ заповнюється підсумковий запис про кількість заведених справ (томів), окремо постійного і тимчасового зберігання. Відомості, що містяться в підсумковій записи номенклатури справ організації, в обов'язковому порядку повідомляються архівної установи, про що в номенклатурі справ проставляється відмітка із зазначенням посади особи, яка зробила позначку, і розшифровки його підпису.

При складанні номенклатури справ необхідно пам'ятати, що тільки добре складена номенклатура справ може забезпечити правильне зберігання і швидкий пошук документів.

18