4. Складання та оформлення архівних описів справ

Для забезпечення комплектування архіву в організації на все завершені в діловодстві справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання і по особовому складу, що пройшли експертизу цінності, складаються архівні описи. Архівний опис (далі - опис) - це архівний довідник, що містить систематизований перелік одиниць зберігання архівного фонду, колекції і призначений для їх обліку і розкриття змісту.

Описи складаються окремо:

1. на справи постійного зберігання;

2. справи тимчасового (понад 10 років) зберігання;

3. справи з особового складу;

4. справи, що складаються з документів, характерних тільки для даної організації (судові, слідчі справи, наукові звіти по темах і т.п.)

Окремий опис являє собою перелік справ із самостійної валової (порядкової) нумераціi.

В організації, в кожному структурному підрозділі описи складаються щорічно під безпосереднім методичним керівництвом архіву організації. За цим описам документи передаються в архів. Описи, підготовлені структурними підрозділами, служать основою для підготовки зведеного опису справ організації, яку готує архів і по якій він здає справи на постійне зберігання.

Описова стаття опису справ структурного підрозділу включає в себе наступні елементи:

1. порядковий номер справи (тому, частини) по опису;

2. індекс справи (тому, частини);

3. заголовок справи (тому, частини), повністю відповідає його заголовку на обкладинці справи;

4. дати справи (томи, частини);

5. кількість аркушів у справі (томі, частині);

6. термін зберігання справи.

11

При складанні опису справ структурного підрозділу дотримуються наступні вимоги:

1. заголовки справ вносяться до опису відповідно до прийнятої схеми систематизації на основі номенклатури справ;

2. кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа складається з декількох томів або частин, то кожний том або частина вносяться в опис під самостійним номером);

3. порядок нумерації справ в опису - валовий за кілька років;

4. порядок присвоєння номерів описам структурних підрозділів встановлюється за погодженням з архівом організації;

5. графи опису заповнюються в точній відповідності з тими відомостями, які винесені на обкладинку справи;

6. при внесенні в опис підряд справ з однаковими заголовками пишеться повністю заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "Те ж", при цьому інші відомості про справи вносяться в опис цілком (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

7. графа опису "Примітки" використовується для відміток про прийом справ, особливостях їх фізичного стану, про передачу справ іншим структурним підрозділам з посиланням на необхідний акт, про наявність копій і т.п.

В кінці опису слідом за останньою описової статтею заповнюється підсумковий запис, в якій зазначаються (цифрами і прописом) кількість справ, перший і останній номери справ за описом справ, а також обумовлюються особливості нумерації справ в опису (наявність літерних та пропущених номерів).

Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади і затверджується керівником структурного підрозділу. На вимогу архіву організації до опису можуть складатися зміст, список скорочень, покажчики.

12